フォーム回答された内容で、Microsoft Excelで見積書類を発行し、メールで送付する

■概要

‍フォームに回答された内容を用いて、予め用意したMicrosoft Excelの見積書雛形で見積書を発行し、メール送付を行います。

見積書の発行と送付をフォームの回答のみで完了させることができます。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.見積書の雛形書類をMicrosoft Excelで作成されている方
2.見積書の作成を手作業で行い送付まで行っている方
3.見積書含む書類作成及び送付を効率化したい方

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■このテンプレートを使うメリット

・フォームの内容で見積書を自動作成し、送付まで行えるので書類作成や送付時間を大きく短縮することができます。
・人によって見積書のフォーマットが変わらないので、内容不備などをなくすことができます。

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■事前準備

‍・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。

※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779

・書類発行を行うExcelシートを事前に用意します。

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■作成方法

‍①トリガーからフォームトリガーを選択し、以下設定を行います。

・各質問項目：社名や見積の明細情報などの質問項目を設定します。

・取得した値：デモの値を入力することができるので、このあとのテスト実行のためにデモ値やファイルを入力・添付し保存します。

※フォームトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267

②トリガー下の＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからエクセルを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。

・ファイルの保存場所：対象のExcelが格納されているOneDriveかSharePointを選択します。

・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、SharePointの場合はサイトIDを選択します。

・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいエクセルを選択します。

・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。

・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。

・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。

・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、①で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）

・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、①で取得した値を埋め込みます。

※エクセルを使った書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9087832

※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

※SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

③＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択して、以下設定を行い保存します。

・To：①で予め取得したメールアドレスを埋め込みます。

・件名/本文：任意の文章を入力します。①で取得した社名や名前を埋め込むこともできます。

・添付ファイル：添付ファイルを追加を押し、アウトプットを使用として、値に発行した書類を選択します。

・テスト：次ページでテストを行うことも可能です。ただし、実際にメールが送付されるので宛先にはご注意ください。

※メールを送るオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5462307

※実際に起動させたフローボットのイメージ動画 https://youtu.be/Ux3-vSwuSro

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■注意事項

‍・Microsoftサービスとの連携はMicrosoft365のオンラインサービスに限定されており、かつMicrosoft社の指定プランで利用できます。

※詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8064544