メールの文章からキーワードを抽出し、Microsoft Excelに格納する
メールの文章からキーワードを抽出し、Microsoft Excelに格納する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
を自動連携できます。
■概要
日々受信するメールの中から必要な情報を探し出し、手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、情報の見落としや入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、メールの受信をきっかけにAIが自動で文章からキーワードを抽出し、Microsoft Excelへ格納するため、データ入力に関する課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 大量のメールを確認し、手作業で情報をMicrosoft Excelに転記しているご担当者の方
- メールからのデータ転記における入力ミスや、確認漏れなどのリスクを軽減したい方
- 問い合わせ対応などの定型的なメール処理を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から情報抽出、Microsoft Excelへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- システムが正確に情報を処理することで、手作業による転記ミスやキーワードの見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のファイルに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガーは、Yoomが発行する専用アドレスの指定だけでなく、件名や本文に含まれるキーワードなど、起動条件を任意で設定可能です。
- AI機能のテキスト抽出では、受信したメール本文から「会社名」や「担当者名」など、抽出したいテキスト項目を自由に設定できます。
- Microsoft Excelへのレコード追加では、情報を格納したい任意のファイルIDやシート名を指定できます。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
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