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現代のビジネス環境では、効率的なデータ管理が求められています。
特に、従業員情報の管理は、手動で行うと時間がかかり、ミスも発生しやすいですよね。
そこで今回は、NotionとAKASHIを連携させて、従業員情報を自動で同期させる方法をご紹介します！
この連携によって、データの一貫性が保たれ、業務の効率化が期待できます。
ノーコードで簡単に実現できる方法を詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください！
NotionとAKASHIを連携するメリット
1.効率化と時間の節約
NotionとAKASHIを連携させると、手動で情報を入力する必要がなくなり、従業員のデータ登録が大幅に短縮されます。
例えば、毎月の従業員情報の更新作業が自動化されることで、管理者は他の重要な業務に時間を充てることができるため、業務効率の向上が期待できます。
2.データの一貫性と正確性の向上
自動化により、従業員データの入力ミスや重複を防ぐことができます。
同じ情報がNotionからAKASHIに情報が反映されるため、各システム間でのデータの正確性が保たれ、誤ったデータ管理によるリスクが軽減します。
例えば、従業員の住所変更がNotionで更新されると、AKASHIにも自動で反映されるため、常に最新の情報を保てます。
YoomでNotionとAKASHIを連携
それでは、実際にYoomを使って連携設定を進めていきましょう。
[Yoomとは]
NotionとAKASHIの連携フローの作り方
ステップ1 :Yoom登録・ログインとアプリ登録
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。
AKASHIの詳しい登録方法はこちらを参考にしてください。
AKASHIのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたか確認してください。
ステップ2 : テンプレートの選択
今回は、【Notionで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録する】というフローを作成します。
Notionで従業員情報が登録されたら、自動でAKASHIにも登録できるため、手動入力によるヒューマンエラーの発生を防止します。ツール間で従業員情報が常に最新化されることで、情報の一貫性が保たれ、管理業務のスムーズな進行も期待できます。
AKASHIへの手動作業が不要となるため、管理業務の効率化が見込めます。
ステップ3 :NotionとAKASHIの連携設定
1)先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーします。
2)以下のような表示が出てきます。
右に表示される「！」のアイコンを順番にクリックして、フローを編集していきます。
3)「アプリトリガー 特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
4) アクションは「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
5)「トリガーの起動間隔」を選択し、必須項目を入力します。
データソースIDはアプリ登録できているので、候補から選択できます。
※エラー表示が出た場合はこちらを参考にしてください。
Notionの各IDに関するよくあるエラーと確認方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
入力が完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。
なお、各オペレーションで以下のような『取得した値』を得ることができます。
この情報は後続のオペレーションで変数として活用可能です。
※取得した値とは？
6) 次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
7) 今回、新規登録のみを検知したいので、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
8) 続いて、「データベースを操作する レコードを取得する(ID検索)」のアイコンをクリックします。
9) アクションは「レコードを取得する(ID検索)」を選択し、データベースIDは先ほど選択したデータベースIDを候補から選択します。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
10)「取得したいレコードの条件」を入力します。
連携済みのNotionの情報を活用できるので、『取得した値』から引用して入力してください。
今回は、「レコードID」「等しい」IDとします。
このように取得値を用いることで、フローボット起動ごとに異なる値を参照できるようになります。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。
11)フローに戻り、「アプリと連携する 従業員を追加」のアイコンをクリックします。
12)アクションは「従業員を追加」を選択して、必須項目を入力します。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
11) 各項目を入力します。
連携済みのNotionの情報を活用できるので、必要に応じて『取得した値』を引用して入力してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。
12)これで【Notionで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録する】フローが完成しました。
ステップ4 : テストと確認
最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動させ、一度正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら！
その他NotionとAKASHIを使った自動化の例
他にも、NotionとAKASHIを使った自動化のテンプレートがYoomにあるので、ご紹介します。
1, 2及び3は、今回紹介したフローと同様の流れですが、トリガーとなるアプリが異なります。
普段使用しているアプリに合わせて、テンプレートを活用してください。
1. Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらAKASHIも更新する
今回紹介したフローと同様の流れですが、Google スプレッドシートで従業員情報が登録されたら、自動でAKASHIのデータ更新を行い、手作業の手間を省き、業務の効率化を図ります。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらAKASHIも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで情報管理を行う事務職の方
・同時にシートの編集を行いたいチームの責任者
2.AKASHIを使用し、勤怠管理などを行う企業
・月毎のシフト表を管理する支店長
・従業員の勤怠管理を行う人事部門の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは従業員に関する情報や資料を管理するのに有効的なツールです。
加えてAKASHIを日々の従業員管理に活用することで、人事業務を円滑に進めます。
しかし、Google スプレッドシートの従業員情報が更新されたら手動でAKASHIに反映させることは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。
手作業などの手間のかかる業務を自動化し、他の業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートで編集された従業員情報を基にAKASHIのデータ更新を行い、手作業の手間を省き業務の効率化を促進します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、AKASHIのそれぞれとYoomを連携してください。
・AKASHIのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
2.kintoneで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録する
今回紹介したフローと同様の流れですが、トリガーとなるアプリがkintoneになります。
kintoneで従業員情報が登録されたら、自動でAKASHIのデータ更新を行い、手作業の手間を省き、業務の効率化を図ります。
■概要
kintoneで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理でKintoneを使用している方
・kintoneで従業員情報を管理している人事部門の方
・AKASHIへのデータ移行をスムーズに進めたい方
2.AKASHIを活用している方
・kintoneに登録した従業員情報をAKASHIに自動で追加したい方
・kintoneとAKASHIの従業員情報の一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
AKASHIは従業員の勤怠管理を効率化できるツールです。
しかし、kintoneで管理している従業員情報をAKASHIにも登録する際、手動による登録作業が発生するため、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、kintoneで従業員情報が登録されたら、自動でAKASHIにも登録できるため、AKASHIへの手動による登録作業が不要になります。
AKASHIへの登録作業が自動化されることで、管理作業の負担を軽減することができるため、業務の効率化を図ることができます。
また、AKASHIへの手動による作業が不要となるため、ツール間の従業員情報に一貫性が保たれ、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・kintone、AKASHIのそれぞれとYoomを連携してください。
・AKASHIのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
3. Airtableで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録する
今回紹介したフローと同様の流れですが、トリガーとなるアプリがAirtableとなります。
Airtableで従業員情報が登録されたら、自動でAKASHIのデータ更新を行い、手作業の手間を省き、業務の効率化を図ります。
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを活用している方
・従業員情報をAirtableで管理している人事担当者
・Airtableで管理している情報をAKASHIに自動で反映させたい方
2.データ管理でAKASHIを導入している方
・AKASHIで勤怠管理を行っている方
・AKASHIへの手作業による登録作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
AKASHIは勤怠管理の効率化を図れることがメリットです。
しかし、従業員情報の登録をAirtableとAKASHIの両方で行う場合、手動入力によるヒューマンエラーの発生が懸念されます。
このテンプレートは、Airtableで従業員情報が登録されたら、自動でAKASHIにも登録できるため、情報の一貫性を保つことができます。
ツール間の情報の不一致やデータの更新漏れを防ぐことができるため、従業員管理の精度を向上させることができ、管理業務が楽になります。
また、チャットツールと連携することで、従業員情報の追加を特定のメンバーに通知することも可能です。
■注意事項
・Airtable、AKASHIのそれぞれとYoomを連携してください。
・AKASHIのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
4.Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付する
このフローは、Notionデータベースの情報をトリガーとしてGmailが作成・送信されます。
手作業によるメール作成・送信が削減されるので、他の業務に時間を充てることができます。
また、自動化によって送信ミスや情報漏洩のリスクが軽減され、正確な情報共有が見込めます。
■概要
Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで顧客情報やタスク管理を行っている方
・Notionのデータベースに登録されている情報をもとに、顧客への定期的な連絡やタスクの期限通知などのメールをGmailで自動送信したい方
・手動でのメール作成・送信の手間を省いて業務効率を向上させたい方
・顧客情報やタスクの進捗状況に応じてパーソナライズされたメールをGmailで送信したい方
2.マーケティング担当者
・Notionで管理している顧客情報をもとにセグメント化されたメールマーケティングを自動化したい方
・イベントやキャンペーンのお知らせなどを対象となる顧客に自動で送信したい方
3.プロジェクトマネージャー
・Notionで管理しているタスクの期限が近づいたら担当者にリマインダーメールをGmailで自動送信したい方
・プロジェクトの進捗状況を関係者に定期的にメールで報告したい方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはプロジェクト管理や情報共有に役立つツールですが、データベースに登録された情報を基にGmailを手動で作成・送信するのは、非効率的で時間がかかる作業です。特に、定期的な連絡や大量のデータに基づくメール送信が必要な場合は手作業ではミスが発生しやすく業務のボトルネックになる可能性があります。
このフローを導入することで、Notionデータベースの情報をトリガーとしてGmailが作成・送信され、手作業によるメール作成・送信作業を行うことなく、貴重な時間を他の業務に充てることができます。また、自動化によって送信ミスや情報漏洩のリスクも軽減されて、正確かつ効率的な情報共有が可能となります。
■注意事項
・NotionとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
NotionとAKASHIの連携は、従業員情報の管理を効率化し、データの正確性の向上も期待できます。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても連携にチャレンジできます！
この連携によって手作業でのデータ入力の手間が省け、業務の効率化が期待できます。
ぜひ、Yoomを活用して、NotionとAKASHIの連携を試してみてください！
また、Yoomにはさまざまなテンプレートがあるので、業務にあわせて活用してみてください！
