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現代のビジネス環境では、効率的なデータ管理が求められています。
特に、従業員情報の管理は、手動で行うと時間がかかり、ミスも発生しやすいですよね。
そこで今回は、NotionとAKASHIを連携させて、従業員情報を自動で同期させる方法をご紹介します！
この連携によって、データの一貫性が保たれ、業務の効率化が期待できます。
ノーコードで簡単に実現できる方法を詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください！
NotionとAKASHIを連携するメリット
1.効率化と時間の節約
NotionとAKASHIを連携させると、手動で情報を入力する必要がなくなり、従業員のデータ登録が大幅に短縮されます。
例えば、毎月の従業員情報の更新作業が自動化されることで、管理者は他の重要な業務に時間を充てることができるため、業務効率の向上が期待できます。
2.データの一貫性と正確性の向上
自動化により、従業員データの入力ミスや重複を防ぐことができます。
同じ情報がNotionからAKASHIに情報が反映されるため、各システム間でのデータの正確性が保たれ、誤ったデータ管理によるリスクが軽減します。
例えば、従業員の住所変更がNotionで更新されると、AKASHIにも自動で反映されるため、常に最新の情報を保てます。
YoomでNotionとAKASHIを連携
それでは、実際にYoomを使って連携設定を進めていきましょう。
[Yoomとは]
NotionとAKASHIの連携フローの作り方
ステップ1 :Yoom登録・ログインとアプリ登録
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。
AKASHIの詳しい登録方法はこちらを参考にしてください。
AKASHIのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたか確認してください。
ステップ2 : テンプレートの選択
今回は、【Notionで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録する】というフローを作成します。
Notionで従業員情報が登録されたら、自動でAKASHIにも登録できるため、手動入力によるヒューマンエラーの発生を防止します。ツール間で従業員情報が常に最新化されることで、情報の一貫性が保たれ、管理業務のスムーズな進行も期待できます。
AKASHIへの手動作業が不要となるため、管理業務の効率化が見込めます。
ステップ3 :NotionとAKASHIの連携設定
1)先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーします。
2)以下のような表示が出てきます。
右に表示される「！」のアイコンを順番にクリックして、フローを編集していきます。
3)「アプリトリガー 特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
4) アクションは「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
5)「トリガーの起動間隔」を選択し、必須項目を入力します。
データソースIDはアプリ登録できているので、候補から選択できます。
※エラー表示が出た場合はこちらを参考にしてください。
Notionの各IDに関するよくあるエラーと確認方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
入力が完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。
なお、各オペレーションで以下のような『取得した値』を得ることができます。
この情報は後続のオペレーションで変数として活用可能です。
※取得した値とは？
6) 次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
7) 今回、新規登録のみを検知したいので、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
8) 続いて、「データベースを操作する レコードを取得する(ID検索)」のアイコンをクリックします。
9) アクションは「レコードを取得する(ID検索)」を選択し、データベースIDは先ほど選択したデータベースIDを候補から選択します。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
10)「取得したいレコードの条件」を入力します。
連携済みのNotionの情報を活用できるので、『取得した値』から引用して入力してください。
今回は、「レコードID」「等しい」IDとします。
このように取得値を用いることで、フローボット起動ごとに異なる値を参照できるようになります。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。
11)フローに戻り、「アプリと連携する 従業員を追加」のアイコンをクリックします。
12)アクションは「従業員を追加」を選択して、必須項目を入力します。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
11) 各項目を入力します。
連携済みのNotionの情報を活用できるので、必要に応じて『取得した値』を引用して入力してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。
12)これで【Notionで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録する】フローが完成しました。
ステップ4 : テストと確認
最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動させ、一度正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら！
その他NotionとAKASHIを使った自動化の例
他にも、NotionとAKASHIを使った自動化のテンプレートがYoomにあるので、ご紹介します。
1, 2及び3は、今回紹介したフローと同様の流れですが、トリガーとなるアプリが異なります。
普段使用しているアプリに合わせて、テンプレートを活用してください。
1. Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらAKASHIも更新する
今回紹介したフローと同様の流れですが、Google スプレッドシートで従業員情報が登録されたら、自動でAKASHIのデータ更新を行い、手作業の手間を省き、業務の効率化を図ります。
2.kintoneで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録する
今回紹介したフローと同様の流れですが、トリガーとなるアプリがkintoneになります。
kintoneで従業員情報が登録されたら、自動でAKASHIのデータ更新を行い、手作業の手間を省き、業務の効率化を図ります。
3. Airtableで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録する
今回紹介したフローと同様の流れですが、トリガーとなるアプリがAirtableとなります。
Airtableで従業員情報が登録されたら、自動でAKASHIのデータ更新を行い、手作業の手間を省き、業務の効率化を図ります。
4.Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付する
このフローは、Notionデータベースの情報をトリガーとしてGmailが作成・送信されます。
手作業によるメール作成・送信が削減されるので、他の業務に時間を充てることができます。
また、自動化によって送信ミスや情報漏洩のリスクが軽減され、正確な情報共有が見込めます。
まとめ
NotionとAKASHIの連携は、従業員情報の管理を効率化し、データの正確性の向上も期待できます。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても連携にチャレンジできます！
この連携によって手作業でのデータ入力の手間が省け、業務の効率化が期待できます。
ぜひ、Yoomを活用して、NotionとAKASHIの連携を試してみてください！
また、Yoomにはさまざまなテンプレートがあるので、業務にあわせて活用してみてください！
