NotionとAKASHIを連携して、Notionで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録する方法

現代のビジネス環境では、効率的なデータ管理が求められています。
特に、従業員情報の管理は、手動で行うと時間がかかり、ミスも発生しやすいですよね。
そこで今回は、NotionとAKASHIを連携させて、従業員情報を自動で同期させる方法をご紹介します！
この連携によって、データの一貫性が保たれ、業務の効率化が期待できます。
ノーコードで簡単に実現できる方法を詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください！

NotionとAKASHIを連携するメリット

1.効率化と時間の節約

NotionとAKASHIを連携させると、手動で情報を入力する必要がなくなり、従業員のデータ登録が大幅に短縮されます。
例えば、毎月の従業員情報の更新作業が自動化されることで、管理者は他の重要な業務に時間を充てることができるため、業務効率の向上が期待できます。

2.データの一貫性と正確性の向上

自動化により、従業員データの入力ミスや重複を防ぐことができます。
同じ情報がNotionからAKASHIに情報が反映されるため、各システム間でのデータの正確性が保たれ、誤ったデータ管理によるリスクが軽減します。
例えば、従業員の住所変更がNotionで更新されると、AKASHIにも自動で反映されるため、常に最新の情報を保てます。

YoomでNotionとAKASHIを連携

それでは、実際にYoomを使って連携設定を進めていきましょう。

[Yoomとは]

NotionとAKASHIの連携フローの作り方

ステップ1 :Yoom登録・ログインとアプリ登録

まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。
AKASHIの詳しい登録方法はこちらを参考にしてください。
AKASHIのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたか確認してください。

ステップ2 : テンプレートの選択

今回は、【Notionで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録する】というフローを作成します。
Notionで従業員情報が登録されたら、自動でAKASHIにも登録できるため、手動入力によるヒューマンエラーの発生を防止します。ツール間で従業員情報が常に最新化されることで、情報の一貫性が保たれ、管理業務のスムーズな進行も期待できます。
AKASHIへの手動作業が不要となるため、管理業務の効率化が見込めます。

Notionで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録する

試してみる

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■概要

Notionで管理している従業員情報を、勤怠管理システムのAKASHIにも手作業で登録していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Notionに従業員情報が登録されると、AKASHIにも自動で情報が登録されるため、こうした課題を解消し、登録業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとAKASHIで従業員情報を管理しており、二重入力の手間をなくしたい方
• 手作業での従業員情報の登録による、入力ミスや登録漏れを防ぎたい人事担当者の方
• 従業員情報の管理業務を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionに従業員情報を登録するだけで、AKASHIへも自動で情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとAKASHIをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Notionのページが新規作成された場合のみ後続の処理が進むように条件を設定します。
4. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの情報を取得します。
5. 最後に、オペレーションでAKASHIの「従業員を追加」アクションを設定し、Notionから取得した情報をマッピングして従業員情報を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、従業員情報を管理しているデータソースIDを任意で設定してください。
• AKASHIに従業員を追加するアクションでは、Notionから取得したどの情報をどの項目に登録するかを自由に設定してください。

■注意事項

• Notion、AKASHIのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• AKASHIのマイアプリ連携方法は「AKASHIのマイアプリ登録方法」をご参照ください。

詳細を見る 試してみる

ステップ3 :NotionとAKASHIの連携設定

1)先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーします。

2)以下のような表示が出てきます。

右に表示される「！」のアイコンを順番にクリックして、フローを編集していきます。

3)「アプリトリガー 特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックします。

4) アクションは「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

5)「トリガーの起動間隔」を選択し、必須項目を入力します。
データソースIDはアプリ登録できているので、候補から選択できます。
※エラー表示が出た場合はこちらを参考にしてください。
Notionの各IDに関するよくあるエラーと確認方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

入力が完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。
なお、各オペレーションで以下のような『取得した値』を得ることができます。
この情報は後続のオペレーションで変数として活用可能です。
※取得した値とは？

6) 次に、条件に応じて分岐する設定を行います。

• 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

7) 今回、新規登録のみを検知したいので、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。

分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。

8)  続いて、「データベースを操作する レコードを取得する(ID検索)」のアイコンをクリックします。

9) アクションは「レコードを取得する(ID検索)」を選択し、データベースIDは先ほど選択したデータベースIDを候補から選択します。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。

10)「取得したいレコードの条件」を入力します。
連携済みのNotionの情報を活用できるので、『取得した値』から引用して入力してください。
今回は、「レコードID」「等しい」IDとします。
このように取得値を用いることで、フローボット起動ごとに異なる値を参照できるようになります。