フォームで送信された情報をNotionデータベースに追加し、Microsoft Teamsに通知する方法

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、NotionとYoomを連携しましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

連携する前に、データベースを作成してください。(ヘッダーなどの細かい設定は後ほど行いましょう。)
ログインが完了したら、アクセスしたいページのチェックをお願いします。

続いてMicrosoft Teamsと検索します。
お使いの情報でサインインしてください。

※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Notion・Microsoft Teamsがマイアプリに連携されたらOKです。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

• リード情報の登録できるNotionデータベース。

それでは、フォームトリガーを設定していきます。
「フォーム」を選択しましょう。
デフォルトで質問が設定されているので、変更なければ次に進みましょう。

完了ページの設定は必要に応じてお願いします。

その他の項目も任意で設定してください。

次に進み、取得した値を確認して保存します。

続いて「レコードを追加する」をクリックしましょう。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
データベースの連携を行います。

次に進み、アウトプットから追加するレコードの値を選択していきましょう。

テストし、成功したら保存します。

続いて「チャネルにメッセージを送る」をクリック。

メッセージは以下のように設定しました。
赤枠はアウトプットを利用した箇所です。

こちらもテストして成功したら保存します。

フロー設定画面に戻り、トリガーをオンにします。
フォームのリンクコピーが完了したら、サンプル回答を送信してみましょう。

送信したら、Notionを確認します。

回答が転記されています。

続いてMicrosoft Teamsを確認しましょう。
こちらにも無事に通知されました。

ここまでお疲れ様でした。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。

更に自動化するには

Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。

フローボットが完了した通知を受け取る

こちらをオンにすると、フローボットが完了した通知を受け取れます。
Yoomを開かずにフローボットの完了を確認できますね。

転記するデータベースを変更してみる

今回はNotionデータベースに転記しましたが、Microsoft Excelに変更することも可能です。
業務で使用しているアプリにカスタマイズしてみてくださいね。

今回使用したフローボットはこちら↓

Notion・Microsoft Teamsを使ったその他の自動化例

その他にも、YoomにはNotion・Microsoft Teamsを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!

1.Notionの任意のデータベースに情報が追加されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。

指定したデータベースに情報が追加されたら通知されるので、情報の見逃しが防げます。
自動で共有してくれるので、手間も省けますね。

2.毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でMicrosoft Teamsに通知するフローです。

タスクが多いと、期限を忘れてしまうことが増えますよね。
このフローを活用して、タスクのやり残しを防ぎましょう。

3.Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してMicrosoft Teamsに通知するフローです。

議事録が長いと、確認するだけで時間がかかってしまいます。
このフローであれば議事録を要約・結果を通知する工程まで自動で行えるので、時間が限られていても簡単に議事録の要約を確認できます。

NotionとMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例

メリット1：業務効率化と手作業の削減

従来、フォームに送信された情報を手動でデータベースに入力し、関係者に共有する作業は、時間と労力がかかるだけでなく、人為的なミスが発生する可能性も高いプロセスでした。
しかし、このフローを活用することで、手作業を完全に省略し、業務を効率化できます。
例えば、顧客からの問い合わせフォームを運用するカスタマーサポート部門では、このフローによって問い合わせ内容がすぐにNotionへ蓄積、担当者に通知されるため、スピーディーな対応が可能になるでしょう。
また、従業員は単純作業から解放されるため、コア業務に集中できるようになり、チーム全体の生産性向上も期待できます。

メリット2：情報の一元管理と検索性の向上

情報を一元管理することは、業務効率の向上に直結します。
フォームに収集された情報が自動的にNotionに整理されることで、必要な情報にいつでも簡単にアクセスできるようになります。
また、Microsoft Teamsを活用しているため、情報の追加をタイムリーに確認することが可能です。
例えば、月次の経費申請フォームで得たデータが自動的にNotionに記録され、Microsoft Teamsで通知されることで、経理部門は申請内容を迅速にチェックし、不備の早期発見や支払い処理の円滑化が可能になるでしょう。
結果として、申請者と処理担当者の両方にとって作業の負担が軽減されます。

メリット3：プロセスの標準化

業務プロセスの標準化は、効率性と安定性の両立を可能にします。
フォーム送信からNotionへのデータ登録、Microsoft Teamsでの通知という一連のプロセスを自動化すれば、業務が一貫してスムーズに進む環境を構築できます。
例えば、月次の業績報告フォームを使用し、結果をNotionで自動整理、Microsoft Teamsで関係者に通知するように周知すれば、各部署が統一されたフォーマットで情報を共有できます。
これにより、レポート作成にかかる時間が短縮されるだけでなく、情報の比較や分析が容易になります。
また、新しいチームメンバーも迅速に業務フローを理解できるため、オンボーディング期間を短縮する効果も期待できます。

まとめ

今回は「フォームで送信された情報をNotionデータベースに追加し、Microsoft Teamsに通知する」フローボットを紹介しました。
この自動化により、手作業によるミスを防ぎ、業務効率を向上させることが期待できます。
また、情報の一元管理とプロセスの標準化を実現することで、チーム全体の生産性を高めることができるでしょう。

ぜひこの機会に、NotionとMicrosoft Teamsの連携を活用して、業務プロセスを最適化してみてください。