Microsoft Teamsの特定のチャネルでメッセージが送信されたらCanvaのデザインダウンロードリンクを送信する

■概要

チーム内でデザインデータを共有する際、毎回Canvaを開いて目的のデザインを探し、ダウンロードリンクをコピーしてMicrosoft Teamsに貼り付ける作業は、地味に時間を奪われるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャネルにメッセージを送信するだけで、指定したCanvaのデザインのダウンロードリンクが自動で返信されるため、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとCanvaを連携させ、デザインデータの共有を効率化したいと考えている方
• チーム内での定型的な依頼や共有作業に時間を取られ、コア業務に集中できない方
• 手作業によるリンクの貼り間違いや、共有漏れなどのミスを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsでのメッセージを起点にCanvaのデザイン共有が完結するため、手作業によるアプリ間の往復作業がなくなり、時間を短縮できます。
• 自動で正しいデザインのダウンロードリンクが送信されるため、手作業によるリンクの貼り間違いや、共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとCanvaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、Canvaの「デザインを検索」アクションを設定し、特定のデザインを探します。
4. 次に、Canvaの「デザインをエクスポートするジョブを作成」アクションと、「デザインのダウンロードリンクを取得」アクションを順に設定します。
5. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したダウンロードリンクを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Canvaの「デザインを検索」アクションでは、キーワードやフォルダを指定して、共有したいデザインを特定するための検索条件を自由に設定できます。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチャネルを任意で指定できるだけでなく、本文に固定のテキストやCanvaから取得したダウンロードリンクなどを自由に組み込んでカスタマイズできます。

■注意事項

• ‍‍Microsoft Teams、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。