【ノーコードで実現】OneDriveのデータをkintoneに自動的に連携する方法

OneDriveのファイルデータをkintoneへ手動転記している場合、ファイルデータが新しくなる度に追加・更新をすることになり、少々手間に感じませんか？
また、ファイルデータの追加や更新が遅れてしまうと、kintone上では古いデータしか確認できず、あまり効率的ではありませんよね…。

そんな課題を解決するのが、OneDriveとkintoneのデータ連携による業務の自動化です！
APIを活用すれば、OneDriveのファイルデータをkintoneに自動で追加・更新することができます！

そこで今回本記事では、OneDriveとkintoneのデータ連携方法の他、連携することで実現できる自動化のフローを具体的にご紹介します。
業務の効率化を考えている方は、ぜひチェックしてみてください！

とにかく早く試したい方へ

Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にOneDriveとkintoneの連携が可能です。
YoomにはあらかじめOneDriveとkintoneを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。

OneDriveでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する

試してみる

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■概要
「OneDriveでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する」ワークフローは、ファイル管理の効率化に寄与します。
自動でファイル情報が追加されるため、データ転記ミスなどが軽減するでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveにファイルを迅速に保存し、管理したい方
・ファイル管理をOneDriveとkintoneで行っているが、手動でのデータ移行に手間を感じている方
・ファイルが保存されるたびにkintoneに情報を追加したいが、自動化フローを設定する時間がない方
・チームでファイル共有を行い、スピーディに情報を一元管理したい方
・プロジェクト管理や業務遂行においてファイルの保存と連携を効率化したい方
・日常的にkintoneを利用し、他のツールとの連携を盛んに活用している方

■注意事項
・OneDriveとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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OneDriveとkintoneを連携してできること

OneDriveとkintoneのAPIを連携することで、両アプリ間のデータ管理や、OneDriveでのファイル操作を起点としたkintoneの様々なアクションが行えます！
例えば、以下のようなテンプレートが該当します。

OneDriveでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する

OneDriveの特定のフォルダにファイルが作成または更新されたら、その情報をkintoneのレコードに追加するフローです。
OneDriveとkintoneの自動的な連携によって、二つのアプリでのファイル管理を効率化します。

OneDriveでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する

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■概要
「OneDriveでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する」ワークフローは、ファイル管理の効率化に寄与します。
自動でファイル情報が追加されるため、データ転記ミスなどが軽減するでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveにファイルを迅速に保存し、管理したい方
・ファイル管理をOneDriveとkintoneで行っているが、手動でのデータ移行に手間を感じている方
・ファイルが保存されるたびにkintoneに情報を追加したいが、自動化フローを設定する時間がない方
・チームでファイル共有を行い、スピーディに情報を一元管理したい方
・プロジェクト管理や業務遂行においてファイルの保存と連携を効率化したい方
・日常的にkintoneを利用し、他のツールとの連携を盛んに活用している方

■注意事項
・OneDriveとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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フォームの添付ファイルをOneDriveに格納してkintoneにファイル情報を追加する

作成したフォームが送信されたら、フォームに添付されたファイルをOneDriveのフォルダとkintoneのデータベースに追加するフローです。
両アプリで管理したいファイルを個別に追加する手間と抜け漏れを減らします。
また、フォームの送信が起点となっているため、新規のファイルの迅速な追加が可能です。

フォームの添付ファイルをOneDriveに格納してkintoneにファイル情報を追加する

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■概要
「フォームの添付ファイルをOneDriveに格納してkintoneにファイル情報を追加する」ワークフローは、ファイル管理の効率化を図れます。
フォームへの送信だけで2つのツールに必要な情報が格納されるため、作業効率が向上するでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して業務管理やデータ管理を行っている方
・フォームの添付ファイル管理に時間を取られていると感じる方
・OneDriveを活用してファイルを一元管理したいと考えている方
・kintoneとOneDriveを連携させて業務の効率化を図りたい方
・迅速にファイル情報をkintoneに追加したい方
・手動でのファイル情報追加作業を減らし、業務の自動化を推進したい方

■注意事項
・kintoneとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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OneDriveに格納されたファイルをOCRしてkintoneに追加する

OneDriveの特定のフォルダにファイルが作成または更新されたら、ファイルの画像やPDFから文字を読み取り、その情報をkintoneのレコードに追加するフローです。
OCRの処理をフローに組み込むことで、画像やPDFの管理も自動で行えます。

OneDriveに格納されたファイルをOCRしてkintoneに追加する

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■概要
「OneDriveに格納されたファイルをOCRしてkintoneに追加する」ワークフローは、ファイル情報の管理の手間を削減します。
格納されたファイルをOCRで読み取り、情報を自動で格納できるので作業効率が向上するでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveを利用してファイル管理を行っている方
・OneDrive内のファイルを迅速に処理したいと考えている方
・手動でのファイル管理に時間を取られたくない方
・kintoneを利用してデータベースを管理している方
・kintoneにスピーディにデータを追加したいと考えている方
・業務効率化を図り、作業時間を短縮したい企業

■注意事項
・kintoneとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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OneDriveとkintoneの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にOneDriveとkintoneを連携したフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードでOneDriveとkintoneの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomのアカウント発行リンクからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは？]

この記事では、先程ご紹介した「OneDriveでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する」を作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

・OneDriveとkintoneのマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・OneDriveでのトリガー設定とkintoneに追加するレコードの設定
・フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

OneDriveでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する

試してみる

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■概要
「OneDriveでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する」ワークフローは、ファイル管理の効率化に寄与します。
自動でファイル情報が追加されるため、データ転記ミスなどが軽減するでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveにファイルを迅速に保存し、管理したい方
・ファイル管理をOneDriveとkintoneで行っているが、手動でのデータ移行に手間を感じている方
・ファイルが保存されるたびにkintoneに情報を追加したいが、自動化フローを設定する時間がない方
・チームでファイル共有を行い、スピーディに情報を一元管理したい方
・プロジェクト管理や業務遂行においてファイルの保存と連携を効率化したい方
・日常的にkintoneを利用し、他のツールとの連携を盛んに活用している方

■注意事項
・OneDriveとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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ステップ1：OneDriveとkintoneのマイアプリ連携

OneDriveとkintoneをマイアプリに登録し、Yoomと連携させます。

Yoom管理画面のサイドバーから「マイアプリ」を選択し、マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリックします。

先ずはOneDriveを連携しましょう。
「アプリ一覧」が表示されたら、OneDriveを検索して選択します。

任意のアカウントでサインインします。
Microsoftのアカウントを入力し、「次へ」をクリックしてください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

※ 既にサインインしているアカウントがある場合、以下のような画面が表示されます。

パスワードを入力し、「サインイン」をクリックします。

「マイアプリ」の画面に戻り、OneDriveが追加されていれば連携は完了です。

次にkintoneを連携しましょう。
「マイアプリ」で「+新規接続」をクリックした後、「アプリ一覧」が表示されたら、kintoneを検索して選択します。

こちらの記事を参照して、「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」をそれぞれ入力します。
※ クライアント証明書認証を設定されている場合は、「クライアント証明書ファイル」と「クライアント証明書ファイルパスワード」の設定も必要です。

入力を終えたら、「追加」をクリックします。

内容を確認し、「許可」をクリックします。

「マイアプリ」の画面に戻り、kintoneが追加されていれば連携は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

OneDriveとkintoneの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします。
Yoomにログインした後、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

OneDriveでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する

試してみる

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■概要
「OneDriveでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する」ワークフローは、ファイル管理の効率化に寄与します。
自動でファイル情報が追加されるため、データ転記ミスなどが軽減するでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveにファイルを迅速に保存し、管理したい方
・ファイル管理をOneDriveとkintoneで行っているが、手動でのデータ移行に手間を感じている方
・ファイルが保存されるたびにkintoneに情報を追加したいが、自動化フローを設定する時間がない方
・チームでファイル共有を行い、スピーディに情報を一元管理したい方
・プロジェクト管理や業務遂行においてファイルの保存と連携を効率化したい方
・日常的にkintoneを利用し、他のツールとの連携を盛んに活用している方

■注意事項
・OneDriveとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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お使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

ステップ3：OneDriveのトリガー設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。

OneDriveの「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックします。

内容を確認し、「次へ」をクリックします。

「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択します。
※ トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※ なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

「ドライブID」のプルダウンに、連携しているOneDriveのドライブID一覧が表示されます。
対象となるドライブIDを選択してください。

「フォルダ名」には対象となるフォルダ名を入力します。

「フォルダID」のプルダウンに、ドライブIDに紐づくフォルダID一覧が表示されます。
「フォルダ名」に入力した値を含むフォルダが上位に表示されるため、対象となるフォルダIDを選択してください。

「テスト」をクリックすると、ファイル取得のテストが実行されます。

「テスト成功」の結果が表示されますと、「アウトプット」に取得したフォルダ内で最新のファイルのデータが追加されます。
※ OneDriveの画面例

※ 上図のフォルダに対するアウトプット

アウトプットに問題がなければ、「保存する」をクリックしてください。

フローの画面に戻り、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」にチェックマークがついていれば完了です。

ステップ4：kintoneに追加するレコードの設定

次に、ステップ3で取得したデータをkintoneのデータベースに追加するための設定を行います。

kintoneの「レコードを追加する」をクリックします。

「アプリID」にレコード追加の対象となるアプリのIDを入力します。
kintoneの管理画面からアプリを開き、URLを確認してください。
「/k/●●●/」部分がアプリIDとなります。

「次へ」をクリックします。

データベース操作の詳細設定画面は連携するアプリによって異なります。
以下では、ファイル管理のアプリを作成した場合を例として取り上げています。

※ 連携しているkintoneのアプリ画面

追加するレコードの値を任意で設定します。

入力欄をクリックすることで、ステップ3で取得したデータを参照できます。

「テスト」をクリックすると、タスク作成のテストが実行されます。
「テスト成功」の結果が表示されましたら、指定した通りkintoneのアプリにレコードが追加されていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。
※ タイトルに{{アイテム名}}、説明に{{URL}}を設定した場合のkintoneの画面

ステップ5：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

kintoneのデータをOneDriveに連携したい場合

この記事ではOneDriveを起点にkintoneを動作させるフローをご紹介しましたが、反対にkintoneを起点としてOneDriveを動作させたい場合は、以下のテンプレートをご利用ください。

kintoneにレコードが登録されたらOneDriveにフォルダを自動で作成

kintoneアプリに登録されたレコードの情報を取得し、その情報を元にOneDriveにフォルダを作成、そのフォルダのURLをkintoneのレコードに記載するフローです。
レコード情報からフォルダ名をつけられるため、顧客や従業員それぞれのフォルダを自動で作成できます。
また、kintoneにフォルダのURLを格納することで、kintoneからもフォルダにアクセスしやすくなり、OneDriveとkintoneに跨る業務を効率化します。

kintoneにレコードが登録されたらOneDriveにフォルダを自動で作成

試してみる

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kintoneにレコードが登録されたらOneDriveのフォルダを自動で作成し、作成したフォルダのURLをkintoneのレコードに記載します。

詳細を見る 試してみる

kintoneでレコードが編集されたら、OneDriveにフォルダを作成する

kintoneアプリで顧客情報を管理しているレコードが編集された際、顧客のステータスを判別し、その結果によってOneDriveにフォルダを作成するフローです。
分岐を加えることでより細かな業務も自動化できます。

kintoneでレコードが編集されたら、OneDriveにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
「kintoneでレコードが編集されたら、OneDriveにフォルダを作成する」ワークフローは、フォルダ管理を効率化します。
例えば、kintone側で顧客ステータスが「受注」になった際に取引先ごとのフォルダが自動で作成されるため、業務効率化につながります。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを使って業務を管理している方
・kintoneのステータス更新に伴う作業を自動化したい方
・迅速にOneDriveにフォルダを作成して作業の効率化を目指したい方
・ファイルやフォルダ管理にOneDriveを活用している企業
・手動でファイルを作成・整理する手間を省きたい方
・ステータスの変動をトリガーに、ファイル整理・管理の作業をスピーディに進めたい方

■注意事項
・kintoneとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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OneDriveやkintoneのAPIを使ったその他の自動化例

OneDriveやkintoneのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

OneDriveを使った自動化例

OneDriveと他のアプリの連携によって、OneDriveでのファイル操作を起点としてアクションを実行したり、他のアプリのデータをOneDriveに自動で保存したりすることが可能です。

Gmailで受け取ったファイルをYoomメールに転送して、OneDriveに保存する

試してみる

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Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存するフローです。

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、OneDriveにフォルダを作成する

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■概要
Google スプレッドシートで管理している情報に基づき、都度OneDriveにフォルダを手動で作成する作業は、手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、OneDriveに指定のフォルダが自動で作成されるため、ファイル管理の正確性を保ちながら業務の効率化を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとOneDriveを用いて、案件や顧客情報を管理している方
・手作業によるフォルダ作成の手間や、作成漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
・ファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方

■注意事項
・Google スプレッドシート、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Salesforceで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する

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Salesforceで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。

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Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする

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Outlookで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローです。

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メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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メールで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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kintoneを使った自動化例

kintoneと他のアプリの連携によって、各アプリで管理していたデータをkintoneアプリで一元管理することも、kintoneアプリでの更新を他アプリに反映、通知することもできます。

Hubspotのフォームから送信された情報をkintoneに格納する

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Hubspotのフォームから送信された情報をkintoneのデータベースに格納するフローです。

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Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する

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Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。

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kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する

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kintoneに新規レコードが登録されたら、ChatGPTでテキストを生成して、作成されたテキストをkintoneのデータベースに格納するフローです。

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kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

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kintoneに新しく取引先のレコードが登録されたら、Microsoft SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成するフローです。

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kintoneのコメントで自分がメンションされたらSlackに通知

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kintoneのコメントで自身がメンションされたら、そのコメント内容をSlackのDMに送信するフローボットです。

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終わりに

OneDriveとkintoneの連携を行うことで、ファイルデータの転記作業や、テキスト化したファイルの内容そのものを入力する手間を削減できることがお分かりいただけたかと思います！
これにより、OneDrive内の最新データをkintoneで保持しやすくなるため、どちらのツールを確認しても新しい情報を把握しやすくなるでしょう。
さらに、AIを活用したOCR機能を活用すれば、OneDriveに保存された画像データをテキスト化することもできるため、入力作業の負担も軽減できるはずです！

Yoomはこのようなデータ連携による自動化を、初心者の方でも簡単にできるよう、シンプルで使いやすい仕様になっています。プログラミングなどの難しい知識は必要ありません。
そのため、今まで自動化の導入をあきらめていた方でもチャレンジしやすくなっています！

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