【ノーコードで実現】OneDriveのデータをkintoneに自動的に連携する方法

フォームの添付ファイルをOneDriveに格納してkintoneにファイル情報を追加する

作成したフォームが送信されたら、フォームに添付されたファイルをOneDriveのフォルダとkintoneのデータベースに追加するフローです。
両アプリで管理したいファイルを個別に追加する手間と抜け漏れを減らします。
また、フォームの送信が起点となっているため、新規のファイルの迅速な追加が可能です。

OneDriveに格納されたファイルをOCRしてkintoneに追加する

OneDriveの特定のフォルダにファイルが作成または更新されたら、ファイルの画像やPDFから文字を読み取り、その情報をkintoneのレコードに追加するフローです。
OCRの処理をフローに組み込むことで、画像やPDFの管理も自動で行えます。

OneDriveとkintoneの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にOneDriveとkintoneを連携したフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードでOneDriveとkintoneの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomのアカウント発行リンクからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは？]

この記事では、先程ご紹介した「OneDriveでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する」を作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

・OneDriveとkintoneのマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・OneDriveでのトリガー設定とkintoneに追加するレコードの設定
・フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

ステップ1：OneDriveとkintoneのマイアプリ連携

OneDriveとkintoneをマイアプリに登録し、Yoomと連携させます。

Yoom管理画面のサイドバーから「マイアプリ」を選択し、マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリックします。

先ずはOneDriveを連携しましょう。
「アプリ一覧」が表示されたら、OneDriveを検索して選択します。

任意のアカウントでサインインします。
Microsoftのアカウントを入力し、「次へ」をクリックしてください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

※ 既にサインインしているアカウントがある場合、以下のような画面が表示されます。

パスワードを入力し、「サインイン」をクリックします。

「マイアプリ」の画面に戻り、OneDriveが追加されていれば連携は完了です。

次にkintoneを連携しましょう。
「マイアプリ」で「+新規接続」をクリックした後、「アプリ一覧」が表示されたら、kintoneを検索して選択します。

こちらの記事を参照して、「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」をそれぞれ入力します。
※ クライアント証明書認証を設定されている場合は、「クライアント証明書ファイル」と「クライアント証明書ファイルパスワード」の設定も必要です。

入力を終えたら、「追加」をクリックします。

内容を確認し、「許可」をクリックします。

「マイアプリ」の画面に戻り、kintoneが追加されていれば連携は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

OneDriveとkintoneの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします。
Yoomにログインした後、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

お使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

ステップ3：OneDriveのトリガー設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。

OneDriveの「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックします。

内容を確認し、「次へ」をクリックします。

「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択します。
※ トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※ なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

「ドライブID」のプルダウンに、連携しているOneDriveのドライブID一覧が表示されます。
対象となるドライブIDを選択してください。

「フォルダ名」には対象となるフォルダ名を入力します。

「フォルダID」のプルダウンに、ドライブIDに紐づくフォルダID一覧が表示されます。
「フォルダ名」に入力した値を含むフォルダが上位に表示されるため、対象となるドライブIDを選択してください。

「テスト」をクリックすると、ファイル取得のテストが実行されます。

「テスト成功」の結果が表示されますと、「アウトプット」に取得したフォルダ内で最新のファイルのデータが追加されます。
※ OneDriveの画面例

※ 上図のフォルダに対するアウトプット

アウトプットに問題がなければ、「保存する」をクリックしてください。

フローの画面に戻り、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」にチェックマークがついていれば完了です。

ステップ4：kintoneに追加するレコードの設定

次に、ステップ3で取得したデータをkintoneのデータベースに追加するための設定を行います。

kintoneの「レコードを追加する」をクリックします。

「アプリID」にレコード追加の対象となるアプリのIDを入力します。
kintoneの管理画面からアプリを開き、URLを確認してください。
「/k/●●●/」部分がアプリIDとなります。

「次へ」をクリックします。

データベース操作の詳細設定画面は連携するアプリによって異なります。
以下では、ファイル管理のアプリを作成した場合を例として取り上げています。

※ 連携しているkintoneのアプリ画面

追加するレコードの値を任意で設定します。

入力欄をクリックすることで、ステップ3で取得したデータを参照できます。

「テスト」をクリックすると、タスク作成のテストが実行されます。
「テスト成功」の結果が表示されましたら、指定した通りkintoneのアプリにレコードが追加されていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。
※ タイトルに{{アイテム名}}、説明に{{URL}}を設定した場合のkintoneの画面

ステップ5：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

kintoneのデータをOneDriveに連携したい場合

この記事ではOneDriveを起点にkintoneを動作させるフローをご紹介しましたが、反対にkintoneを起点としてOneDriveを動作させたい場合は、以下のテンプレートをご利用ください。

kintoneにレコードが登録されたらOneDriveにフォルダを自動で作成

kintoneアプリに登録されたレコードの情報を取得し、その情報を元にOneDriveにフォルダを作成、そのフォルダのURLをkintoneのレコードに記載するフローです。
レコード情報からフォルダ名をつけられるため、顧客や従業員それぞれのフォルダを自動で作成できます。
また、kintoneにフォルダのURLを格納することで、kintoneからもフォルダにアクセスしやすくなり、OneDriveとkintoneに跨る業務を効率化します。

kintoneでレコードが編集されたら、OneDriveにフォルダを作成する

kintoneアプリで顧客情報を管理しているレコードが編集された際、顧客のステータスを判別し、その結果によってOneDriveにフォルダを作成するフローです。
分岐を加えることでより細かな業務も自動化できます。

OneDriveやkintoneのAPIを使ったその他の自動化例

OneDriveやkintoneのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

OneDriveを使った自動化例

OneDriveと他のアプリの連携によって、OneDriveでのファイル操作を起点としてアクションを実行したり、他のアプリのデータをOneDriveに自動で保存したりすることが可能です。

kintoneを使った自動化例

kintoneと他のアプリの連携によって、各アプリで管理していたデータをkintoneアプリで一元管理することも、kintoneアプリでの更新を他アプリに反映、通知することもできます。

終わりに

OneDriveとkintoneの連携を行うことで、ファイルデータの転記作業や、テキスト化したファイルの内容そのものを入力する手間を削減できることがお分かりいただけたかと思います！
これにより、OneDrive内の最新データをkintoneで保持しやすくなるため、どちらのツールを確認しても新しい情報を把握しやすくなるでしょう。
さらに、AIを活用したOCR機能を活用すれば、OneDriveに保存された画像データをテキスト化することもできるため、入力作業の負担も軽減できるはずです！

<span class="mark-yellow">Yoomはこのようなデータ連携による自動化を、初心者の方でも簡単にできるよう、シンプルで使いやすい仕様になっています。</span>プログラミングなどの難しい知識は必要ありません。
そのため、今まで自動化の導入をあきらめていた方でもチャレンジしやすくなっています！

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