フォームの添付ファイルをOneDriveに格納してkintoneにファイル情報を追加する

■概要

Webフォームから受け付けた申請書や報告書などの添付ファイルを、手作業でファイルストレージに保存し、管理台帳へ転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォームで受け付けた添付ファイルを自動でOneDriveに格納し、ファイル情報や入力内容をkintoneへ登録できるため、一連の業務を効率化し、入力ミスなどの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた添付ファイルの管理を手作業で行い、非効率を感じている方
• OneDriveとkintoneを併用しており、データの二重入力や転記ミスを防ぎたい方
• 申請・報告業務のフローを自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されるとファイル格納からレコード追加までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業によるファイルの保存漏れや、kintoneへの情報転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、添付ファイルなどを受け付けるフォームを作成します。
3. 、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、フォームで受け付けた添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
4. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの入力内容やアップロードしたファイルの情報をkintoneアプリに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• はじめに、ご利用のOneDriveアカウント、kintoneアカウントとYoomをそれぞれ連携してください。
• OneDriveとの連携には、一般法人向けプランのMicrosoft 365アカウントが必要です。家庭向けプランのアカウントでは認証に失敗する可能性があるためご注意ください。