Outook・AI OCR・freee会計を連携して、Outookで受信した請求書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに登録する方法

ステップ1：Outlookとfreee会計をマイアプリ連携

Outlookとfreee会計をYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Outlook」と入力し、検索結果からOutlookを選択します。

2.表示された画面で、Microsoft のアカウントを選択しましょう。
※Outlookは、Microsoftのサービスです。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

次の画面で、パスワードを入力し「サインイン」をクリックしてください。

3.続いてfreee会計をマイアプリ登録します。
先ほどの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「freee会計」と入力し、検索結果からfreee会計を選択します。
次の画面で、freee会計にログインしましょう。その後、表示された画面で、「許可する」をクリックしてください。

マイアプリにOutlookとfreee会計が表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Outlookのトリガー設定

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Outlookで受信した請求書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに登録する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

表示された画面で、詳細を設定します。「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランについては、こちらを参照してください。

3.「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「キーワード」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
※今回は、以下画像のように設定しました。

入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※<span class="mark-yellow">テストをする前に、指定したキーワードを含んだメールが指定したフォルダに届いている必要があります。</span>
(届いていない状態で、テストを実行するとエラーになってしまいます)
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

ステップ4:分岐の設定

1.分岐「添付ファイルの有無で分岐」をクリックしてください。
表示された画面の「オペレーション」に「特定の件名のメールを受信したら」、「アウトプット」に検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行うためのアウトプットの条件を設定します。

今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。

※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

ステップ5:Outlookのファイル情報を取得

1.アプリと連携する「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

API接続設定を行います。
「メールID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ6:Outlookのファイルをダウンロード

1.アプリと連携する「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
※1つ前の設定と同じです。

API接続設定を行います。
「メールID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。

「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ7:AI OCRの設定

1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
※OCR機能は一部有料プラン限定ですが、2週間の無料トライアルで制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※AI OCRについては、こちらの注意事項を参照してください。

2.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択してください。
「追加で抽出したい項目」は、デフォルトで取得する値以外の値を取得したい場合に、入力してください。
※今回は、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ8:freee会計のアップロード設定

1.アプリと連携する「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロード」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

API接続設定を行います。
「事業所ID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ:freee会計のアップロード設定

1.アプリと連携する「取引先の検索」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
※1つ前の設定と同じです。

API接続設定を行います。
「事業所ID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「検索キーワード」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

2.アプリと連携する「未決済取引の登録」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

API接続設定を行います。
「事業所ID」「税区分コード」「勘定科目ID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「取引タイプ」は、プルダウンから選択してください。

「発生日」「支払い期日」「取引先ID」「取引金額」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

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ステップ10：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のOutookとfreee会計を使った自動化例

その他にもYoomにはOutookとfreee会計を使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.Outlookで特定の件名のメールを受信したらGmailに自動転送する
このフローを利用すると、<span class="mark-yellow">Outlookで特定の件名のメールを受信したら自動でGmailに転送できます。</span>
そのため、手動入力の手間を省けるでしょう。

また、キーワードを設定して重要なメールを自動的に整理することで、必要な情報を素早く確認できます。
この自動化によって、ヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の効率化が期待できます。

2.Outlookで受信したファイル名をリネームして、Google Driveに格納する
このフローを利用すると、<span class="mark-yellow">手動でのリネームや保存作業を自動化できます。</span>そのため、日々の業務時間を大幅に短縮できるでしょう。

自動化により、ファイル名の誤りや保存ミスを防止し、データの一貫性を保ちます。
また、Google Drive上での整理整頓がスムーズになり、必要なファイルをスピーディーに見つけられるでしょう。

3.Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計の取引先情報も更新する
このフローを利用すると、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートからfreee会計への情報転記を自動化できます。</span>
これまで手動でGoogle スプレッドシートからfreee会計へ情報を転記して更新作業をしていた方は、この作業が不要になるため、作業時間が短縮されるでしょう。

また、Google スプレッドシートの情報は最新だが、freee会計の情報は古いままといった事態も未然に防ぐことができるでしょう。
Google スプレッドシートとfreee会計の連携により、データの一貫性と正確性が保たれ、人的ミス減少に繋がります。

OutlookとAI OCRの連携メリットと具体例

メリット1: 請求書処理の自動化による大幅な時間削減

Outlookで受信した請求書をAI OCRで自動的に読み取り、freee会計のファイルボックスに登録することで、<span class="mark-yellow">手作業によるデータ入力やファイル整理の時間を大幅に削減できるでしょう。</span>

例えば、従来は1日に数時間かかっていた請求書処理作業が、AIの導入によってほぼ自動化され、経理担当者はより戦略的な業務に集中できるようになるでしょう。特に、月末の締め作業や監査対応などの繁忙期には、請求書処理の自動化が業務効率化への大きな貢献に期待できます。

また、AIは24時間稼働できるため、時間や場所を選ばずに請求書処理を行うことができ、リモートワークにも対応可能です。

メリット2: データ入力ミスの削減と精度向上

手作業による請求書のデータ入力は、ヒューマンエラーが発生しやすく、修正作業に時間を要することがあります。しかし、AI OCRを活用することで、<span class="mark-yellow">請求書から正確にデータを抽出し、freee会計に登録することができます。</span>

例えば、請求書に記載された取引先名、請求金額、支払期日などの情報を正確に読み取り、freee会計の該当項目に自動入力することで、入力ミスの大幅な削減が期待できます。また、AIは学習能力を持つため、使用するほどに認識精度が向上し、より正確なデータ処理が可能になるでしょう。

これにより、経理業務の精度と効率を向上させ、信頼性の高い会計処理の実現に繋がります。

メリット3: 書類の電子保存による管理コスト削減

紙の請求書を電子化し、freee会計のファイルボックスに保存することで、<span class="mark-yellow">紙の書類を保管するためのスペースやファイリング作業にかかるコスト削減が期待できます。</span>
また、電子化された請求書は、検索性が高く、必要な情報をスピーディーに見つけることができるでしょう。

例えば、過去の請求書を取引先名や請求金額などのキーワードで検索し、必要な情報を瞬時に取り出すことができます。

これにより、監査対応や税務調査の際にも、スムーズに書類を提出することができます。
さらに、電子帳簿保存法の要件を満たすことで、紙の請求書を原本として保管する必要がなくなり、管理コストの大幅な削減が期待できます。

まとめ

今回は、Outookとfreee会計を連携させ、Outookで受信した請求書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに登録する方法をご紹介しました。

Outlookとfreee会計を連携し、テンプレートを利用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化を実現できることがお分かりいただけたかと思います。
請求書処理に費やしていた時間を大幅に削減し、より効率的に業務を進めることができるようになるでしょう。

Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ本記事を参考に、Outookとfreee会計の連携を試してみてください。