Outlookで受信したファイル名をリネームして、Google Driveに格納する

■概要

Outlookで受信した請求書などの添付ファイルを、都度手動でリネームしGoogle Driveに保存する作業は、単純ですが手間がかかる業務ではないでしょうか。ファイル名の命名規則を間違えたり、保存先を誤ったりするミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、ファイルのリネームからGoogle Driveへの格納までの自動化を実現します。これにより、日々の手作業業務の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する請求書などのファイル管理に時間を費やしている経理担当者の方
• Google Driveでのファイル命名規則の統一や整理を効率的に行いたいと考えている方
• 手作業によるファイルの保存ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信するだけでファイルのリネームと保存が自動で完結するため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮できます。
• 手動でのリネームやフォルダ移動が不要になるため、命名規則の間違いや保存先の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の条件のメールを受信したら」といったアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでOutlookの「添付ファイルを取得する」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能を活用し、メールの件名や本文からファイル名に必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、整形したファイル名で指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象とするメールの条件（件名、差出人、添付ファイルの有無など）を任意で設定してください。
• Google Driveに保存するファイル名は、固定のテキストのほか、メールの件名やAIが抽出した情報などを組み合わせて自由に設定することが可能です。
• Google Driveのどのフォルダにファイルを保存するか、任意のフォルダIDを指定してカスタマイズしてください。

■注意事項

• Google DriveとOutlookをYoomに連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924