OutlookとGoogle Driveを連携して、Outlookで受信した書類データをOCRで読み取りファイル名を変更する方法

ステップ1：OutlookとGoogle Driveをマイアプリ連携

まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

アプリの検索ウィンドウが出てきたら、それぞれのアプリ名で検索をしましょう。

Outlookのマイアプリ連携

Microsoft のアカウントにログインをしましょう。

連携したいMicrosoft のアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
難しい設定は必要ありません！

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合、認証ができない可能性があります。

Google Driveのマイアプリ連携

Googleのアカウントにログインをしたら、Yoomとの連携を許可するために「Sign in with Google」をクリックしてください。

クリックすると、アカウントを選択する画面が出てきます。

アカウントを選択したら、Googleアカウントへのアクセスを許可します。

「続行」をクリックすると、マイアプリ連携完了です。

Yoomのマイアプリ連携に追加されたことを確認しましょう。

確認ができたら準備完了です。
続いて、フローの詳細設定に進むので下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：Outlookでアプリトリガーを設定

最初の設定は「特定の件名のメールを受信したら」です。
タイトルに含まれるキーワードを指定して、フローが動き始めるように設定しましょう。

1ページ目では、マイアプリ連携をしたOutlookのアカウント情報が反映されています。

アカウント情報を確認し、必要に応じてタイトルを修正したら次に進んでください。

次のページではトリガーの起動間隔を設定します。

トリガーの起動間隔は5分から60分まで選択できますが、Yoomの契約プランによって選択できない場合があるので、注意してください。
メールフォルダIDを候補から選択して、フローを起動するためのキーワードを指定します。

すべて入力をしたら、指定したメールフォルダ宛にキーワードを含んだタイトルを送信してから「テスト」をクリックしてください。

件名に「請求書」と含まれるメールがとどき、アウトプットが取得されたことが確認出来ました。

確認ができたら「保存する」をクリックしてトリガー設定は完了です。

ステップ3：分岐の設定

続いて、分岐の設定です。
送信されたメールの添付ファイルの有無でフローを進めるかどうかを設定します。

なお、分岐はミニプラン以上のプランで利用できる機能です。フリープランの場合は設定しているフローボットはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には分岐機能を使用することができます。

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1番最初のフローで「添付ファイルの有無」のアウトプットが「true」となっているものが、次のフローに進む設定になっています。
問題がなければ「保存する」で分岐の設定は完了です。

ステップ4：添付ファイルの情報を取得する設定

続いて「メールの添付ファイルの情報を取得する」の設定です。
1ページ目は、タイトルの修正とアカウント情報の確認をして次に進んでください。

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アウトプットで取得した「メールID」を元に、添付ファイルの情報を取得します。
このまま「テスト」をクリックしてください。

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テストが成功し、添付ファイルの情報が取得できたことを確認したら「保存する」をクリックして設定完了です。

ステップ5：添付ファイルをダウンロードする設定

次に「メールの添付ファイルをダウンロード」の設定です。

タイトルの修正・アカウント情報の確認を行ったら、ファイルをダウンロードするための設定を行います。

「メールID」で指定されたメールの「ファイルIDの一覧」から添付されたファイルをダウンロードする設定です。‍

このまま「テスト」をクリックしてください。

テストが成功し、添付ファイルのダウンロードが完了しました。
「保存する」でここまでの設定は完了です。

ステップ6：ファイルの文字を読み取る設定

続いて「画像・PDFから文字を読み取る」設定です。
このAIオペレーション(文字読み取り)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。

まずは、アクションを設定しましょう。

今回の添付ファイルは請求書なので上記の設定ですが、メールや履歴書・レシートなどを読み取るアクションもあるので添付ファイルの内容に応じて設定してください。

次に、取得する情報の詳細設定を行います。

取得したファイルから、どの情報を抽出するか指定してください。デフォルト以外で取得したい情報があれば、手入力をします。

取得したファイルの内容は以下のものです。

すべて入力したら「テスト」をクリックしてください。

テストが成功し、デフォルトの内容と指定した電話番号の情報がアウトプットで取得できました。
ここまで確認ができたら「保存する」で文字読み取りの設定は完了です。

ステップ7：Google Driveにファイルをアップロードする設定

最後の設定は「ファイルをアップロードする」です。
1ページ目は、Outlookと同様にタイトルの修正とアカウント情報を確認して次に進んでください。

次に、Google Driveにアップロードするための詳細設定を行います。

フォルダIDを入力し、ファイル名をアウトプットを活用しながら入力します。
「{{○○}}」で入力している部分は、取得したファイルの情報によってその都度変化します。逆に【請求書】の部分は固定で全フォルダに適用されることになります。<span class="mark-yellow">(※拡張子を含めて記載するよう注意してください。)</span>

設定ができたら「テスト」をクリックし、指定した場所にファイルがアップロードされているか確認しましょう。

指定した通りにファイル名がつけられました。
ここまで確認したら「保存する」をクリックしてすべての設定は完了です。

これでOutlookのメールで特定のキーワードを含むメールを受信したら添付ファイルを自動で読み取り、Google Driveにファイルがアップロードされるようになりました。

設定したフローは以下のものです。

さらに自動化するには

Yoomの操作に慣れてきたら、フローをさらに使いやすくアレンジしてみましょう。
コミュニケーションツールで通知を受け取ったり、指定したアプリにデータを蓄積することができます。

以下を参考にして「あと少し、こうだったらいいのにな」を実現してみてください。

ファイルがアップロードされたら通知を受け取る

普段業務で使っているコミュニケーションツールをフローの最後に追加すると、ファイルがアップロードされたことを通知で受け取ることができます。

名刺のデータなどを管理している場合には、素早いアプローチにつなげられそうですね。
Chatworkに加えて、DiscordやSlackなどで通知を受け取ることも可能です。

他にあまりツールを使っていない方は、Yoomから通知を受け取ることも可能です。

フロー設定画面右上の「…」から「ワークフローの完了を通知」をONにするだけで設定できます。

Google スプレッドシートにデータを蓄積する

ファイルをアップロードした際に、Google スプレッドシートにも情報を追加できるように設定できます。
シートを活用すると他部署との共有だけでなく、委託会社など外部に情報を伝えるときにもスムーズに進められるでしょう。

シートに追加したい情報は「画像・PDFから文字を読み取る」の設定などで情報を取得しておき、それに対応するGoogle スプレッドシートを作成すれば設定が可能です。

OutlookとGoogle Driveを使ったその他の自動化例

Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しOutlookに通知する

Googleフォームで受信した契約書をOCRで自動読み取り、契約情報をkintoneに登録します。同時に、Outlookで通知が送信されるため、契約処理の進捗確認がスムーズに行えるようになるでしょう。

このフローにより、手動入力のミス軽減や業務効率化が期待できます。また、担当者間の連携強化も期待できます。

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Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

Outlookで受信したメールの添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードするフローです。ファイル整理の手間を削減し、データを確実にクラウドに保存できます。

これにより、ファイルの紛失防止やアクセス性向上が期待できます。クラウド連携により作業効率も高まるでしょう。

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Outlookで受信した情報をAIで抽出し、boardに追加する

Outlookで受信した情報をAIが自動抽出し、boardに追加するフローです。重要な情報を見逃さず、効率的に管理することが可能です。

データの可視化が進むことで、業務改善や迅速な意思決定が期待できます。また、情報共有の迅速化にもつながるでしょう。

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まとめ

Yoomを使えば、OutlookとGoogle Driveの連携を簡単に実現し、業務の効率化を図ることができます。ノーコードツールなので、プログラミングの知識がなくても、OCRを活用した書類データの整理や共有が可能です。

これにより、ファイル名の命名ミスや整理の手間を削減し、時間を他の重要な業務に充てられる環境を整えることが期待できます。業務効率化の第一歩として、まずはYoomに2週間無料登録して、その使いやすさを体感してみてください。

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