Outlook・kintone・Discordを連携して、Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneに追加してDiscordに通知する方法

ステップ1：Outlook、kintone、Discordをマイアプリ連携

最初に、今回使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてください。

検索ウィンドウが出てきたら、アプリ名を入力して検索します。

Outlookのマイアプリ連携

Microsoftのアカウントにログインをしましょう。

連携したいMicrosoft のアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
難しい設定は必要ありません。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

kintoneのマイアプリ連携

kintoneのマイアプリ連携には、サブドメイン・クライアントID・クライアントシークレットの3つの入力が必要です。

サブドメインはURLから、その他は管理画面から取得しましょう。

クライアントIDとクライアントシークレットは、「cybozu.com共通管理」から取得できます。

サイドメニューの外部連携「OAuth」→「OAuthクライアントを追加する」をクリックします。

クライアント名と、リダイレクトエンドポイントか下記リンクを参考にして入力をしてください。

kintoneマイアプリ登録方法

ユーザーの設定と、連携設定が完了するとクライアントIDとクライアントシークレットが自動生成されます。
生成された値をコピーしてYoomのマイアプリ連携画面にペーストしましょう。

Discordのマイアプリ連携

Discordのマイアプリ連携に必要なアクセストークンを取得するのに、Discord Botの設定が必要です。
‍Discord Developer Portalからアプリケーションの新規作成をします。

アプリの名前は、任意のものに設定してください。
アイコン画像を設定し、保存をしたら左側メニュー「Installation」から次の設定に進みます。

次に、DiscordからYoomに許可する権限の追加を行います。
下記リンクを参考に設定を行い、追加するサーバーの選択をしたら権限の確認をして「追加」をクリックすればBotが追加されます。

Discord Botのマイアプリ連携方法

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Botページから「Reset Token」をクリックするとトークンが取得できるので、コピーしてYoomの画面に貼り付けましょう。

マイアプリ一覧に連携をした各アプリが表示されているのを確認したら、準備完了です。

次からフローの詳細設定に移ります。
下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：アプリトリガーを設定

最初の設定は「特定の件名のメールを受信したら」です。
件名に含まれるキーワードを指定して、フローが起動するように設定しましょう。

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1ページ目には、マイアプリ連携したOutlookのアカウント情報が反映されています。

必要であればタイトルをわかりやすいものに修正し、アカウント情報を確認したら次に進んでください。

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次に、トリガーの起動間隔を設定しましょう。

トリガーの起動間隔は5分から60分まで設定できます。
指定した時間ごとに、キーワードを懸命に含むメールが届いているかを確認してくれます。

なお、トリガーの起動間隔はYoomのプランによって選択できない場合があるので、注意してください。

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設定ができたら、指定したキーワードを件名に含めたうえでファイルを添付してメールを送信してから「テスト」をクリックしてください。

テストが成功するとメールの内容を含んだアウトプットが取得できます。
件名に指定したキーワードが含まれていることがわかりますね。ここまで確認出来たら「保存する」でトリガーの設定は完了です。

ステップ3：添付ファイルの情報を取得する設定

続いての設定は「メールの添付ファイルをダウンロード」です。
先ほど受信したメールの添付ファイルの情報を取得してみましょう。

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1ページ目は、先ほどと同様にタイトルの修正とアカウント情報を確認して次に進んでください。
次に、添付ファイルの情報取得のための詳細設定を行います。

すでにアウトプットが反映されているはずなので、このままテストをしましょう！
メールIDの情報から添付ファイルの情報を取得します。

テストが成功すると、上記のようにファイル名を含んだアウトプットが取得できます。

問題がなければ「保存する」でここまでの設定は完了です。

ステップ4：添付ファイルをダウンロードするを設定

続いては「メールの添付ファイルをダウンロード」です。
先ほど取得した添付ファイルをダウンロードしましょう。

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最初のページは今まで同様に、タイトルの修正とアカウント情報の確認をします。
次にダウンロードのための設定を確認しましょう。

すでにアウトプットが反映されているので、このままテストを行ってください。

テストが成功するとファイルがダウンロードされ、アウトプットが取得できます。

ここまで確認出来たら「保存する」をクリックして、設定完了です。

ステップ5：文字を読み取る設定

次に「画像・PDFから文字を読み取る」の設定をAIを活用して進めていきましょう。

このAIオペレーション(文字読み取り)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。

有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。

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今回はメールに契約書が添付されている想定なので上記のような設定ですが、名刺や履歴書などを読み取る設定に変更することも可能です。

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次に進んで、読み取る情報の詳細設定を行います。

ファイルの添付方法は「取得したファイル」を選択し、ここまでの設定でダウンロードして取得したファイルのデータを使う用に設定します。

「追加で抽出したい項目」は、デフォルト以外に必要な情報があれば手入力してください。

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入力ができたらテストをしましょう。成功すると、契約書の情報がアウトプットで取得できます。

秘密保持契約の情報が取得できました。「保存する」をクリックして、文字読み取りの設定は完了です。

ステップ6：kintoneにレコードを追加する設定

次に、取得した情報をkintoneに追加するための設定です。

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1ページ目は、タイトルの修正とアカウント情報の確認を行い、kintone内のアプリと連携するためにIDを入力してください。

「次へ」をクリックすると、アプリ内の情報を取得して詳細設定のページに移動します。

情報を反映させるkintoneのアプリは下記のように設定しています。

各項目に、情報が反映できるように設定していきましょう。

取得したアウトプットと、kintoneの項目が合致するように設定していきます。
すべて入力ができたら「テスト」をクリックして、正しく情報が反映されるかを確認します。

テストが成功し、上記のように情報が反映されました。「保存する」をクリックしてkintoneの設定は完了です。

ステップ7：Discordにメッセージを送信する設定

最後の設定は「メッセージを送信」です。
これまで同様に、最初のページで確認をしたら、通知のために詳細設定をします。

通知を受け取りたいチャンネルIDを設定し、アウトプットを活用しながらメッセージ内容を入力してください。

入力ができたら「テスト」をクリックします。

テストが成功して、メッセージが通知されました。アウトプットを入力した部分は、受信した書類の内容に応じて変化します。

これですべての設定は完了なので「保存する」をクリックしましょう。
最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。

今回設定したフローは以下のものです。

さらに自動化するには

Yoomの操作に慣れてきたら、フローをさらに使いやすくアレンジしてみましょう。
<span class="mark-yellow">契約条件で分岐設定を行い通知を限定したり、契約の条件をカレンダーに自動登録したりすることができます。</span>

以下を参考にして「あと少し、こうだったらいいのにな」を実現してみてください。

条件に合致する場合だけ通知を受け取る

Yoomではフローの設定時に分岐を使用することができます。
分岐はミニプラン以上のプランで利用できる機能です。フリープランの場合は設定しているフローボットはエラーとなりますので、ご注意ください。

有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には分岐機能を使用することができます。

• 特定の会社と契約する場合
• 契約金額が100万円を超える場合
• 契約期間が5年を超える場合

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様々な条件を指定することができます。
全部の通知を受け取らず、特定の場合のみに通知を受け取ることでその後の対応がスムーズになるかもしれません。

業務内容に合わせて、ぜひ分岐を活用してみてください。

契約期間をカレンダーに自動登録

最後にカレンダーアプリと連携することで、契約期間を自動で登録することができます。
たとえば複数の企業と異なる期間で契約をしている場合、契約が切れる前に更新の会議を設定したり先方にコンタクトをとる必要があります。

そんな場合でも「うっかり忘れてた」という事態を防ぐことができるでしょう。

Outlookとkintoneを使用したその他の自動化例

Outlookで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加する

名刺管理を効率化したい方におすすめの自動化フローです。Outlookで受信した名刺画像をOCRで解析し、自動的にkintoneへデータを登録できます。

手作業による入力の手間を削減し、名刺情報の管理をスムーズにすることが期待できます。また、営業担当者や事務スタッフの負担を軽減し、データの正確性を向上させることが見込まれます。

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kintoneから1クリックで見積書を発行しOutlookで送付する

見積書の作成・送付を効率化したい方に最適なフローです。kintoneに登録された情報をもとに、1クリックで見積書を発行し、そのままOutlookで送付できます。

手作業での書類作成やメール送信の手間を削減し、見積対応の迅速化が期待できます。また、営業活動の効率を高め、顧客対応をスムーズに進めることにもつながるでしょう。

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kintoneのステータスが更新されたら、テーブル内の明細を用いて請求書を発行し、Outlookメールで送付する

請求書の発行と送付をスムーズにしたい方におすすめのフローです。kintoneのステータスが更新されると、自動でテーブル内の明細を基に請求書を作成し、Outlookメールで送付できます。

経理業務の効率化と請求ミスの防止につながることが見込まれます。

OutlookとOCR機能の連携メリットと具体的な利用シーン

メリット1: 手作業の削減による業務負担の軽減

Outlookで受信した契約書の情報をOCRで読み取り、自動的にkintoneへ追加することで、手作業によるデータ入力の負担を軽減できます。<span class="mark-yellow">この仕組みにより、担当者が契約書の内容を確認し、手動で入力する時間を削減できるだけでなく、入力ミスや抜け漏れのリスクも低減できます。</span>

たとえば、営業部門が顧客との契約を取りまとめた後、契約書をメールで受信する場合、従来は管理担当者が手作業でkintoneに入力し、処理状況を確認する必要がありました。しかし、このフローを導入すれば、OCRが自動的に契約内容を読み取り、kintoneへ記録するため、担当者の手間を減らし、作業効率の向上が期待できます。

メリット2: 情報共有の円滑化と対応遅延の防止

kintoneへ契約書情報が登録されると同時に、Discordに通知を送ることで、関係者全員が状況を把握しやすくなります。<span class="mark-yellow">これにより、個別に確認をするが減り、関係者の間での情報共有がスムーズになります。</span>

たとえば、法務部門が契約書を確認した後に承認を行うフローがある場合、kintoneにデータが登録されたタイミングでDiscordへ通知が送られることで、法務担当者が都度システムを確認する手間を省くことができます。これにより、承認待ちの案件が放置されるリスクを抑え、処理の停滞を防ぐことができるでしょう。

メリット3: 契約書管理の一元化による検索性の向上

契約書情報をkintoneに集約することで、必要な情報が検索しやすくなります。メールに添付されたままの状態では、過去の契約書を探すのに時間がかかったり、担当者が異動した際に情報が引き継がれにくかったりする課題があります。しかし、<span class="mark-yellow">kintone上に契約書情報が整理され、必要に応じてフィルタリングや検索ができる状態であれば、よりスムーズな業務の進行につながるでしょう。</span>

たとえば、経理部門が請求業務を行う際に、過去の契約内容を参照する必要がある場合、メールの履歴を一件ずつ確認するのではなく、kintoneで契約書情報を検索することで、必要なデータを効率的に取得できます。

まとめ

契約書の管理をもっとラクにしたいなら、Yoomを使ったOutlook・kintone・Discordの自動連携がおすすめです。手作業でのデータ入力や通知業務の手間が減ることで、業務の負担が軽くなるのが期待できます。

さらに、Yoomならプログラミングの知識がなくても、簡単な設定だけで自動化が可能です。今回紹介したフローを活用すれば、契約書の受信から管理、関係者への共有までスムーズに進められますよ。

Yoomは無料で試せるので、まずは気軽に登録してみてください！今すぐYoomに登録して、業務の効率化を始めましょう！