■概要

名刺交換後に受け取った名刺情報を、手作業で顧客管理システムに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手入力では打ち間違いや転記漏れといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで名刺画像が添付されたメールを受信するだけで、OCR機能が情報を自動で読み取りkintoneへデータを追加するため、こうした課題を円滑に解消し、正確な顧客データベースの構築を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookとkintoneを利用し、名刺情報の管理を手作業で行っている方
• 名刺の手入力による作業時間のロスや、入力ミスを課題に感じている営業担当者の方
• 顧客データの一元管理を自動化し、営業活動の効率化を目指すチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで名刺画像を受信後、kintoneへ自動でデータが登録されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮することができます。
• OCRによる自動読み取りとデータ連携により、手作業で発生しがちな入力間違いや項目の漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、添付ファイルの有無や種類を特定します。
4. 取得した情報をもとに、「分岐機能」のオペレーションを設定し、添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
5. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
6. ダウンロードした名刺画像を「OCR機能」のオペレーションで読み取り、テキスト情報を抽出します。
7. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報をkintoneの各項目に登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダや、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定できます。
• 分岐機能では、前段で取得した添付ファイルの有無などの情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を柔軟にカスタマイズできます。
• OCR機能では、名刺から抽出したい項目（会社名、氏名、部署、役職、メールアドレスなど）を任意で設定することが可能です。
• kintoneにレコードを追加する際、OCRで取得した情報や固定のテキストなどを、どのフィールドに登録するか自由にマッピングできます。

■注意事項‍

• kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。