kintoneのステータスが更新されたら、テーブル内の明細を用いて請求書を発行し、Outlookメールで送付する
kintoneのステータスが更新されたら、テーブル内の明細を用いて請求書を発行し、Outlookメールで送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Google スプレッドシート
と
kintone
を自動連携できます。
■概要
kintoneで管理している案件のステータス更新後、請求書の発行やメール送付などを手作業で行っていませんか。特にテーブルに記載された複数の明細を請求書に転記する作業は、手間がかかる上にミスが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をトリガーとして、テーブル情報に基づく請求書を自動で発行し、Outlookでのメール送付までをシームレスに実行するため、請求業務全体の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのテーブル情報を基に、手作業で請求書を作成している経理や営業担当の方
- 請求書の発行からOutlookでのメール送付までの一連の流れを自動化したいと考えている方
- 手作業による転記ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスが更新されると請求書発行からメール送付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- kintoneの情報を正として自動処理されるため、金額や品目の転記ミス、宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Outlook、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」を設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの詳細情報を取得します。
- さらに、オペレーションでkintoneの「特定のレコードのサブテーブルの複数行を取得する」アクションで、請求明細となるテーブル情報を取得します。
- その後、書類発行オペレーションの「Google スプレッドシートで書類を発行する」を設定し、取得した情報をもとに請求書を発行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、発行した請求書を添付してメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのレコード取得およびサブテーブル取得のアクションでは、前段のトリガーで取得したレコードIDなどを変数として設定し、対象のレコードを特定してください。
- 書類発行オペレーションでは、ご利用のGoogle スプレッドシートで作成した請求書の雛形を任意に設定でき、雛形内の項目にはkintoneから取得した情報を変数として差し込めます。
- Outlookのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定可能です。kintoneから取得した顧客情報などを変数として利用し、パーソナライズした内容にすることもできます。
■注意事項
- kintone、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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