OutlookとNotionを連携して、Outlookで受信した請求書をOCRで読み取りNotionデータベースに追加する方法

ステップ1：OutlookとNotionをマイアプリ連携

まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

アプリの検索ウィンドウが出てきたら、それぞれのアプリ名で検索をしましょう。‍

Outlookのマイアプリ連携

Microsoftのアカウントにログインをしましょう。

連携したいMicrosoft のアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
難しい設定は必要ありません。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Notionのマイアプリ連携

※マイアプリ連携をする前に、フローで使用するデータページを作成しておきましょう。
今回作成したページは以下のものです。

Notionのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。

次に進むと、Notionで作成されているページの一覧が表示されます。

ここにチェックが入っているページが、Yoomと連携されます。
マイアプリ連携後にフローで使用するページを作成した場合は、再連携をしてチェックを入れる必要があります。(修正の場合は不要です。)

「アクセスを許可する」をクリックして、YoomとNotionのマイアプリ連携は完了です。

一覧にアプリが追加されていることを確認しましょう。

これで準備が完了しました。次からフローの詳細設定に移りましょう。
下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

ステップ2：アプリトリガーを設定

最初の設定は「特定の件名のメールを受信したら」です。
タイトルに含まれるキーワードを指定して、フローが動き始めるように設定しましょう。

1ページ目では、マイアプリ連携をしたOutlookのアカウント情報が反映されています。

アカウント情報を確認し、必要に応じてタイトルを修正したら次に進んでください。

次のページではトリガーの起動間隔を設定します。

トリガーの起動間隔は5分から60分まで選択できますが、Yoomの契約プランによって選択できない場合があるので、注意してください。
メールフォルダIDを候補から選択して、フローを起動するためのキーワードを指定します。

すべて入力をしたら、指定したメールフォルダ宛にキーワードを含んだタイトルを送信してから「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、アウトプットが取得できます。

確認ができたら「保存する」でトリガー設定は完了です。

ステップ3：分岐の設定

続いて、分岐の設定です。
送信されたメールの添付ファイルの有無でフローを進めるかどうかを設定します。

なお、分岐はミニプラン以上のプランで利用できる機能です。フリープランの場合は設定しているフローボットはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には分岐機能を使用することができます。

‍

1番最初のフローで「添付ファイルの有無」のアウトプットが「true」となっているものが、次のフローに進む設定になっています。問題がなければ「保存する」で分岐の設定は完了です。

ステップ4：添付ファイルの情報を取得する設定

続いて「メールの添付ファイルの情報を取得する」の設定です。
1ページ目は、タイトルの修正とアカウント情報の確認をして次に進んでください。

‍

アプリトリガーの設定で取得した「メールID」のアウトプットを元に、添付ファイルの情報を取得します。
このまま「テスト」をクリックしてください。

‍

テストが成功し、添付ファイルの情報が取得できたことを確認したら「保存する」をクリックして設定完了です。

ステップ5：ファイルをダウンロードする設定

次は「メールの添付ファイルをダウンロード」の設定です。

タイトルの修正・アカウント情報の確認を行ったら、ファイルをダウンロードするための設定を行います。

「メールID」で指定されたメールの「ファイルIDの一覧」から添付されたファイルをダウンロードする設定です。

このまま「テスト」をクリックしてください。

テストが成功し、添付ファイルのダウンロードが完了しました。
「保存する」でここまでの設定は完了です。

ステップ6：文字を読み取る設定

続いて「画像・PDFから文字を読み取る」設定です。

このAIオペレーション(文字読み取り)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。

まずは、アクションを設定しましょう。

今回の添付ファイルは請求書なので上記の設定ですが、メールや履歴書・レシートなどを読み取るアクションもあるので添付ファイルの内容に応じて設定してください。

次に、取得する情報の詳細設定を行います。

取得したファイルから、どの情報を抽出するか指定してください。デフォルト以外で取得したい情報があれば、手入力をします。

取得したファイルの内容は以下のものです。

すべて入力したら「テスト」をクリックしてください。

テストが成功し、デフォルトの内容と指定した電話番号の情報がアウトプットで取得できました。
ここまで確認ができたら「保存する」で文字読み取りの設定は完了です。

ステップ7：Notionにレコードを追加する設定

最後の設定は「レコードを追加する」です。
これまでに取得した情報を、Notionのデータベースに反映させましょう。

1ページ目は、Outlookと同様にタイトルの修正とアカウント情報を確認してください。
そのまま進むとデータベース連携の入力欄があるので、使用するNotionのページ情報を入力しましょう。

‍

「次へ」をクリックすると、データベースへの接続を確認できます。
次に、Notionに反映させる情報の詳細設定を行います。

「追加するレコードの値」には、作成したNotionのデータベースの各項目が反映されています。
アウトプットを活用しながら、どの情報をどの項目に反映させるかを設定していきましょう。

すべて設定ができたら「テスト」をクリックしてください。

指定した通りに情報が追加されました。
確認ができたら「保存する」ですべての設定は完了です。

最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。

これでOutlookのメールで受信した請求書をOCRで読み取り、自動でNotionに追加されるようになりました。
設定したフローは以下のものです。

さらに自動化するには

Yoomの操作に慣れてきたら、フローをさらに使いやすくアレンジしてみましょう。
トリガーを日時や曜日指定に変更して、決まったタイミングでデータ収集したり、Notionに情報が追加されたら通知を受け取ることができます。

以下を参考にして「あと少し、こうだったらいいのにな」を実現してみてください。

スケジュールトリガーでファイルのアップロードを確認する

仕事の都合で、決まった時間にファイルがアップロードされるようにしたい方もいるかもしれません。
その場合は日付や時間、曜日でスケジュールトリガーを設定しましょう。

‍

このトリガーを取り入れることで、特定の時間帯や週次・月次スケジュールで未処理の書類データを自動的にOCR解析し、ファイル名を変更してBoxに格納する作業を一括管理することが可能です。

たとえば、毎週金曜日の17時に受信フォルダを確認し、その週の書類をまとめて処理するフローを作ることができます。

ファイルがアップロードされたら通知を受け取る

普段利用しているコミュニケーションツールをフローの最後に追加すれば、ファイルアップロードの通知を受け取れます。

名刺のデータなどを管理している場合には、素早いアプローチにつなげられるでしょう。
Chatworkに加えて、DiscordやSlackなどで通知を受け取ることも可能です。

他にあまりツールを使っていない方は、Yoomから通知を受け取ることも可能です。

フロー設定画面右上の「…」から「ワークフローの完了を通知」をONにするだけで設定できます。

OutlookとNotionを活用したその他の自動化例

Notionの情報をもとに顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する

Notionデータベースの情報を活用し、顧客との会議予定をGoogleカレンダーに自動で登録します。同時に、会議URLをOutlookで送信するフローにより、スケジュール管理や招待作業を効率化できます。

この自動化により、予定作成時のミス削減や迅速な調整が期待できます。

Notionデータベースの情報で請求書を作成しOutlookでメールを送信する

Notionデータベースに登録された情報をもとに請求書を作成し、Outlookで自動送信します。これにより、請求書作成に要する時間が大幅に短縮され、迅速な請求プロセスの実現が見込まれます。

また、手作業のミスも軽減される可能性があります。

Notionデータベースの情報を用いて、Outlookでメールを自動で送付する

Notionに保存された情報を使用して、Outlookでメールを自動送信するフローです。
定期的な通知やフォローアップメールを自動化することで、手作業の負担を軽減し、チーム全体の効率向上が期待できます。

OutlookとNotionの連携メリットと具体的な利用シーン

メリット1: メール受信状況の確認頻度を減らし、業務負担を軽減する

OutlookとNotionを連携することで、請求書がメールで受信された際、その内容をOCR機能で自動的に読み取り、Notionデータベースに転記できます。この仕組みにより、<span class="mark-yellow">メール受信状況を逐一確認したり、請求情報を手動で記録したりする作業を減らせます。</span>
特に複数の取引先から定期的に請求書を受け取る経理担当者にとっては、業務負担が大幅に軽減される可能性があります。

たとえば、複数の取引先から同日に請求書が届いても、データが受信順に自動でNotionに追加されるため、担当者はまとめて内容を確認できます。
このように、手動作業を減らすことで本来の業務に集中できる環境の構築が図れます。

メリット2: 情報の一元管理により検索や参照がスムーズに進む

Notionデータベースを活用することで、請求書情報を一括管理でき、検索や参照が効率的になります。データベース内では取引先名や請求日、金額などの項目を設定することが可能であり、必要な情報を簡単に絞り込むことができます。<span class="mark-yellow">この仕組みは、請求書のフォーマットが異なる場合でも、統一された項目で整理する助けとなります。</span>

たとえば、過去に発行された請求書を確認する際、「取引先名＋期間」のような条件で素早く絞り込むことができます。また、情報が一元化されているため、経理部門内や他部署とのデータ共有もスムーズに進むでしょう。このような管理方法は、ペーパーレス化やデジタル化を推進している組織にとって、さらなる効率化の手段となります。

メリット3: 作業時間を短縮し、フォローアップ対応のスピード向上を支援する

Outlookから受信した請求書データをNotionデータベースに連携することで、転記作業にかかる時間を短縮できます。その結果、<span class="mark-yellow">経理担当者は空いた時間を他の重要な業務や、取引先とのフォローアップに充てることが可能になります。</span>

たとえば、請求内容に不備があった場合、連携されたデータを元に迅速に取引先へ確認を依頼することができます。また、複数の請求書を一括で管理するフローを構築することで、他の業務と並行して処理が進むため、すばやい対応が可能となります。

この仕組みは特に、取引量が多い企業や、経理業務の効率化を進めたい部門において役立つでしょう。

まとめ

Yoomは、ノーコードでOutlookとNotionを簡単に連携できる便利なツールです。請求書の受信から情報の読み取り、データベースへの登録までを自動化することで、煩雑な経理業務を効率化できます。

情報を一元管理することで、検索や共有がスムーズになり、業務の流れが整うでしょう。
まずはYoomに無料登録して、手軽に業務を改善する第一歩を踏み出してみませんか？

‍