Notionデータベースの情報で請求書を作成しOutlookでメールを送信する
Notionデータベースの情報で請求書を作成しOutlookでメールを送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Notion
と
Google スプレッドシート
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Notionで顧客や案件情報を管理しているものの、請求書の発行は別ツールで行い、Outlookで手動送信している、といったケースはありませんか？このような手作業は、件数が増えるほど入力ミスや送信漏れのリスクを高める要因となります。このワークフローを活用することで、Notionの情報を基にした請求書の自動発行からOutlookでのメール送信までをシームレスに連携し、請求業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで顧客情報を管理し、手作業で請求書を作成・送付している方
- Outlookでの定型的なメール送信業務に時間がかかっている経理・営業担当者の方
- 請求書発行に伴う転記ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのデータベース情報を基に請求書が自動発行されるため、手作業での作成や送付にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、金額の誤入力や宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、Notionのデータベース上で任意のページを選択してフローを起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションの「書類を発行する」で、取得したNotionの情報をもとに請求書を発行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、作成した請求書を添付して取引先などにメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookからメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定でき、Notionのデータベースから取得した担当者のアドレスを動的に設定することも可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Notionから取得した会社名や金額といった値を埋め込むことで、顧客ごとに最適化された内容を自動で作成できます。
■注意事項
- Notion、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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フローボットトリガー
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データベースが作成または更新されたら
【非推奨】特定のデータベースのページが作成・更新されたら
Webhookを受信したら
ページが作成されたら（Webhook）
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ページのプロパティが更新されたら（Webhook）
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コメントが更新されたら（Webhook）
コメントが削除されたら（Webhook）
【非推奨】データベースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
特定のデータソースのページが作成・更新されたら
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行が追加されたら
行が更新されたら
特定の件名のメールを受信したら
メールを受信したら
フローボットオペレーション
ページ情報を取得
ページを作成（非推奨）
ページにテキストを追加（非推奨）
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ページのプロパティを更新（数値プロパティ）
ページのプロパティを更新（セレクトプロパティ）
ページのプロパティを更新（マルチセレクトプロパティ）
ページのプロパティを更新（日付プロパティ）
ページのプロパティを更新（チェックボックスプロパティ）
ページのプロパティを更新（URLプロパティ）
ページのプロパティを更新（メールプロパティ）
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ユーザーのリストを取得
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フローボットトリガー
ページが作成または更新されたらデータベースが作成または更新されたら【非推奨】特定のデータベースのページが作成・更新されたらWebhookを受信したらページが作成されたら（Webhook）ページコンテンツが更新されたら（Webhook）ページが削除されたら（Webhook）ページのプロパティが更新されたら（Webhook）コメントが作成されたら（Webhook）コメントが更新されたら（Webhook）コメントが削除されたら（Webhook）【非推奨】データベースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）特定のデータソースのページが作成・更新されたらデータソースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
ページ情報を取得ページを作成（非推奨）ページにテキストを追加（非推奨）ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）ページのプロパティを更新（数値プロパティ）ページのプロパティを更新（セレクトプロパティ）ページのプロパティを更新（マルチセレクトプロパティ）ページのプロパティを更新（日付プロパティ）ページのプロパティを更新（チェックボックスプロパティ）ページのプロパティを更新（URLプロパティ）ページのプロパティを更新（メールプロパティ）ページのプロパティを更新（電話プロパティ）特定のページのブロック情報を取得ユーザーのリストを取得ページのプロパティを更新（リレーションプロパティ）指定のレコードにサブアイテムを追加するファイルアップロードIDの発行ファイルをアップロードページのプロパティを更新（ファイルプロパティ）ファイルをダウンロードするページ情報を取得（ファイル情報の一覧）ページ・データベースをタイトルで検索テンプレートを使用してページを作成（タイトルのみ）ページにヘッダーと本文を追加（非推奨）データソースのプロパティ名を更新ページのプロパティを更新（タイトルプロパティ）データソースの数式プロパティ内の文字検索ページにコンテンツを埋め込むページまたはブロックの子ブロック一覧を取得データソースを取得データベース情報を取得ページを作成ページ情報を取得（マークダウン形式）ページにコンテンツを追加ページのコンテンツを置換ページのプロパティを更新（ユーザープロパティ）
フローボットトリガー
行が追加されたら行が更新されたら
フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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