Notionの情報をもとに顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する

■概要

Notionで管理している情報をもとに、顧客との会議を設定する際、Googleカレンダーへの予定登録やOutlookでの案内メール作成に手間を感じていませんか。手作業による情報の転記は、ミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、NotionのページからワンクリックでGoogleカレンダーに予定を登録し、会議URLを記載した案内メールをOutlookで自動送信するため、面倒な日程調整業務をスムーズに完了させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで顧客管理を行い、頻繁に会議を設定する営業担当者やプロジェクトマネージャーの方
• GoogleカレンダーとOutlookを併用しており、ツール間の情報入力に手間を感じている方
• 手作業による日程調整業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionのページからカレンダー登録、メール送信までが自動化されるため、手作業での情報入力にかかる時間を短縮できます。
• 日時や会議URLなどを手動で転記する必要がなくなるため、入力ミスや顧客への案内漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Notion、Googleカレンダー、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、Notionの特定のページからフローボットを起動できるように設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を元に予定を登録します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した予定の会議URLなどを含んだメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文の内容を任意で設定できます。Notionから取得した情報やGoogleカレンダーで作成した会議URLを変数として本文に含めたり、定型文を固定値で設定したりすることが可能です。

■注意事項

• Notion、Googleカレンダー、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。