OutlookとSalesforceを連携して、Outlookで受け取ったアンケート結果をSalesforceに格納する方法

ステップ1. OutlookとSalesforceをマイアプリ連携

まず、OutlookとSalesforceをマイアプリに連携します。
Yoomにログインしたら、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からOutlookを検索してください。

Microsoftのサインインページが表示されます。
使用するアカウントを選択するか、新規サインインし、『次へ』をクリックするとOutlookのマイアプリ連携が完了します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

次に、「+新規接続」からSalesforceを検索してください。
テスト環境で試したい場合はSalesforce（Sandbox環境）を、本番環境で設定する場合はSalesforceをクリックしてください。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

ログイン後にアクセス許可を行うと、Salesforceの連携が完了します。
※Salesforceの連携方法はこちらで詳しく解説しています。

次に、テンプレートを利用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

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「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。

ステップ2. Outlookからメール情報を読み込む

次に、Outlookからメール情報を読み込む設定を行います。
「メールを受信したら」をクリックしてください。

次のページで「Outlookと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。

API接続の設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。
「メールフォルダID」は、入力欄をクリックし表示された候補からしてください。

このタイミングで、アンケートメールを対象のOutlookに送信してください。
今回は画像のようなアンケートメールを送信しました。
準備ができたら、「テスト」をクリックしてください。

アウトプットにて、メールデータが取得できていれば成功です。
「保存する」をクリックしてください。

ステップ3. AIを用いてテキストからデータを抽出する

AIを用いてテキストからデータを抽出する設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

「タイトル」と「変換タイプ」を任意で変更し、「次へ」をクリックしてください。

※注意
「変換タイプ」は、タイプ毎に消費タスク数が異なります。

次のページで、データを抽出するテキストを指定します。
「対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示された候補から、「本文」を選択してください。
「抽出したい項目」は、デフォルトで「氏名,年齢,職業,サービスを知ったきっかけ,満足度」となっています。こちらの項目は任意で追加することができます。
項目を追加する場合は、カンマ（,）区切りで項目を入力してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。

アウトプットにて、正しく抽出されているか確認しましょう。
問題なければ、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4. Salesforceにアンケートデータを追加する

次に、Salesforceにアンケートデータを追加する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。

次のページで、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行ってください。
その後、データベースの連携にて「マイドメインURL」と「オブジェクトのAPI参照名」を設定します。
「マイドメインURL」は注釈通り、Salesforceの「設定 > 私のドメイン」からドメインを確認し、記載してください。
「オブジェクトのAPI参照名」は、Salesforce の「設定 > オブジェクトマネージャ」から API 参照名を確認して記載するか、入力欄をクリックし、表示された候補から該当のAPI 参照名を選択してください。
全ての設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

続いて、Salesforceに追加するレコードの値を設定します。
入力欄をクリックし、候補に表示されたテキストデータを選択してください。
※画像内の「追加するレコードの値」は一例です。レコード項目の編集はSalesforce内で行なってください。
「テスト」をクリックし、Salesforceにアンケートデータが追加されているか確認しましょう。
問題なければ「保存する」をクリックしてください。

「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これでOutlookで受け取ったアンケート結果がSalesforceに自動追加されます。

OutlookとSalesforceを使ったその他の自動化例

他にもOutlookとSalesforceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Salesforceでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信する

Salesforceのリード情報を基にZoomの会議を自動作成し、Outlookで相手に案内を送信できます。手作業を減らしながらスムーズな商談設定がサポートされます。

2. Salesforceの情報をもとに顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する

Salesforceのリード情報を基にZoomの会議を自動作成し、Outlookで相手に案内を送信できます。スケジュール管理がスマートに行いやすくなるかもしれません。

3. Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しOutlookでお礼メールを送信する

Gmailで受信した名刺画像をOCRで解析し、Salesforceに自動登録した後、定型メールをOutlookで送信できます。名刺管理と定型メールの送信作業に伴う負担減少が期待できます。

OutlookとSalesforceを連携するメリットと具体例

1. 情報管理の効率化

アンケート結果をOutlookで受信してSalesforceに自動格納することで、アンケートデータの一元管理がサポートされます。
これにより、手動でデータを転記する手間がなくなり、必要な情報をすぐに参照できる環境が整うでしょう。
Salesforce上でデータが整理されることで特定の条件でのフィルタリングや集計もスムーズに行えるようになり、マーケティングや営業活動でも活用しやすくなるかもしれません。
さらに、担当者が個々にメールを確認し、データを入力する必要がなくなるため、スムーズな業務プロセスが支援されます。

2. チーム間の共有強化

Outlookで受信したアンケート結果がSalesforceに自動登録されることで、社内での情報共有がスムーズになると予想されます。
従来は、担当者がアンケート内容を社内チャットなどで共有する必要がありました。
しかし、データがSalesforce上に集約されることで関係者が同じ情報にいつでもアクセスできるようになります。
これにより、マーケティング、営業、カスタマーサポートなどの各部門が、業務で必要なデータを活用しやすくなり、部門間の連携強化が期待されます。

3. データの一貫性の確保

手作業でアンケート結果を入力する場合、誤字や入力漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすく、データの統一性が損なわれることがあります。
しかし、OutlookからSalesforceへの自動登録を行うことで、データが一定の形式で記録され、ヒューマンエラーの削減が期待できます。
これにより、各担当者が誤った情報を入力することによる混乱が防がれ、データを一貫した形で管理しやすくなるでしょう。
特に、複数のチームでアンケートデータを活用する場面では、業務のスムーズな進行に貢献すると予想されます。

まとめ

アンケートデータを集計するために、従来であれば手動でデータベースに転記していたかと思います。
ただし、手動による転記作業には誤記や記載漏れなどのヒューマンエラーがつきものでした。
しかし、OutlookとSalesforceを連携すれば、アンケート結果を効率的かつ正確に管理できるようサポートされます！
さらに、社内でのスムーズな情報共有も可能となるはずです。
結果として、この連携により、業務効率の改善やデータの一貫性確保、チーム間の協力強化など、さまざまなメリットを得ることができるでしょう。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で簡単に導入できます。この機会に業務効率化をぜひ体験してください！