Salesforceの情報をもとに顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する

■概要

Salesforceで管理している顧客との会議を設定する際、Googleカレンダーへの予定登録やOutlookでのURL送付など、複数のツールをまたいだ手作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Salesforceの情報をもとに、Googleカレンダーへの予定作成とOutlookでの会議URLの自動送信を実現し、こうした一連の調整業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceを活用し、顧客との会議調整を頻繁に行う営業やカスタマーサクセスの方
• GoogleカレンダーとOutlookを使っており、手作業での日程調整業務をなくしたい方
• 複数のSaaSを連携させて、定型業務の自動化や生産性向上を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの情報から予定登録、URL送信までが自動化され、会議調整にかかる一連の手作業の時間を短縮します。
• 手作業による情報の転記がなくなるため、日程の誤登録や会議URLの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Salesforce、Googleカレンダー、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、Salesforceの取引先レコードページからフローボットを起動するよう設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、Salesforceから取得した情報をもとに「予定を作成」するアクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成された会議URLを顧客に自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーの予定作成では、予定のタイトルや説明欄などに、Salesforceから取得した顧客名や商談情報などを変数として設定できます。
• Outlookでのメール送信では、宛先(To/Cc/Bcc)や件名、本文を自由に設定し、Salesforceの担当者情報や作成された会議URLを変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Salesforce、Googleカレンダー、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Salesforce上から直接トリガーを起動させることができます。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。