メールはビジネスコミュニケーションの要であり、受信したメールの署名には新たなビジネスチャンスが隠れています。しかし、その情報を手動でCRMに入力するのは手間と時間がかかります。そこで、OutlookとZoho CRMを連携し、受信メールの署名情報を自動的にリードとして追加する方法をご紹介します。この自動化により、営業効率を飛躍的に向上させることに繋がります。ノーコードで導入できる自動化です、ぜひ最後までご覧ください。
こんな方におすすめ
- OutlookとZoho CRMを活用しており、リード情報の登録作業に時間がかかっていると感じている方
- メール署名から顧客情報を手作業でCRMに登録しているが、効率化を検討している営業担当者
- 営業、マーケティング、サポート部門間でのデータ連携に課題を感じている企業担当者
- 顧客データの一貫性や正確性を高める方法を模索しているCRM管理者
- 業務プロセスの自動化やAPI連携を活用して業務効率を向上させたい企業のIT担当者
それではここからノーコードツールYoomを使ってOutlookで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Outlookで受信したメールの署名情報をZoho CRMにリードとして追加する方法
Outlookのデータベースにレコードが登録されたことをOutlookのAPIを利用して受け取り、
Zoho CRMの提供するAPIを用いてZoho CRMにOutlookで登録されたレコードデータを登録することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは大きく分けて4つのプロセスで作成していきます。
- OutlookとZoho CRMをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるOutlookのトリガー設定と、その後に続くZoho CRMのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、OutlookとZoho CRMの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
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Outlookで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録する
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報などを、都度手作業でZoho CRMに入力するのは手間がかかり、他の業務を圧迫することもあるのではないでしょうか。
このワークフローは、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが本文から会社名や担当者名などの情報を自動で抽出し、Zoho CRMに見込み客として登録します。
面倒なコピー＆ペースト作業を自動化し、リード情報を迅速かつ正確に蓄積することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する問い合わせや連絡から、手作業でZoho CRMにリード情報を入力している方
- リード情報の入力漏れや、名前・連絡先などの入力ミスをなくし、データ精度を高めたい方
- 日々の定型的な入力業務から解放され、より戦略的な営業活動に時間を充てたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するとZoho CRMへの登録が自動で完了するため、これまで費やしていた手作業での入力時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストがなくなることで、会社名や担当者名の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から署名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「見込み客を作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を元に見込み客を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダに受信したメールのみを自動化の対象にすることが可能です。
- AI機能によるデータ抽出では、メール本文から会社名、部署名、役職、氏名、電話番号など、抽出したい項目を任意でカスタマイズして設定できます。
- Zoho CRMに見込み客を登録する際、氏名や会社名といった各項目には、AI機能で抽出したそれぞれの値を紐付けるように設定します。
■ 注意事項
- OutlookとZoho CRMをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：OutlookとZoho CRMをマイアプリ連携
まずはじめにOutlookのマイアプリ登録を行います。
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。
パスワードを入力する画面でアカウントのパスワードを入力しサインインをクリックします。
続いてZoho CRMのマイアプリ登録を行います。
Outlook同様、「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にZoho CRMを入力し、表示された候補をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されます。
日本国内で使用する場合は「JP」の箇所をクリックしましょう。
Zoho CRMのサインイン画面が表示されます。
今回連携するアカウントで入力しましょう。
マイアプリにZoho CRMが表示されたらマイアプリ登録が完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
Outlookで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録する
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報などを、都度手作業でZoho CRMに入力するのは手間がかかり、他の業務を圧迫することもあるのではないでしょうか。
このワークフローは、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが本文から会社名や担当者名などの情報を自動で抽出し、Zoho CRMに見込み客として登録します。
面倒なコピー＆ペースト作業を自動化し、リード情報を迅速かつ正確に蓄積することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する問い合わせや連絡から、手作業でZoho CRMにリード情報を入力している方
- リード情報の入力漏れや、名前・連絡先などの入力ミスをなくし、データ精度を高めたい方
- 日々の定型的な入力業務から解放され、より戦略的な営業活動に時間を充てたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するとZoho CRMへの登録が自動で完了するため、これまで費やしていた手作業での入力時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストがなくなることで、会社名や担当者名の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から署名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「見込み客を作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を元に見込み客を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダに受信したメールのみを自動化の対象にすることが可能です。
- AI機能によるデータ抽出では、メール本文から会社名、部署名、役職、氏名、電話番号など、抽出したい項目を任意でカスタマイズして設定できます。
- Zoho CRMに見込み客を登録する際、氏名や会社名といった各項目には、AI機能で抽出したそれぞれの値を紐付けるように設定します。
■ 注意事項
- OutlookとZoho CRMをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3：フローの起点となるOutlookのトリガー設定と、その後に続くZoho CRMのオペレーション設定
フローボットの操作を進めましょう。
以下の赤枠の箇所をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので入力を進めましょう。
・トリガーの起動間隔：5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
・メールフォルダID：任意のフォルダIDを入力します。
入力ができたら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
続いて「見込み客を作成」をクリックしましょう。
※このテンプレートではAIを使用し、メールの署名欄からテキストを抽出するよう設定されています。
API接続設定が表示されます。
メールから取得した書名のテキストデータを元にZoho CRMにリードを登録するよう内容が入力されています。
いかのZohoドメインの箇所を入力し「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：トリガーボタンをONにして、OutlookとZoho CRMの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
Outlookで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録する
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報などを、都度手作業でZoho CRMに入力するのは手間がかかり、他の業務を圧迫することもあるのではないでしょうか。
このワークフローは、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが本文から会社名や担当者名などの情報を自動で抽出し、Zoho CRMに見込み客として登録します。
面倒なコピー＆ペースト作業を自動化し、リード情報を迅速かつ正確に蓄積することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する問い合わせや連絡から、手作業でZoho CRMにリード情報を入力している方
- リード情報の入力漏れや、名前・連絡先などの入力ミスをなくし、データ精度を高めたい方
- 日々の定型的な入力業務から解放され、より戦略的な営業活動に時間を充てたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するとZoho CRMへの登録が自動で完了するため、これまで費やしていた手作業での入力時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストがなくなることで、会社名や担当者名の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から署名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「見込み客を作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を元に見込み客を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダに受信したメールのみを自動化の対象にすることが可能です。
- AI機能によるデータ抽出では、メール本文から会社名、部署名、役職、氏名、電話番号など、抽出したい項目を任意でカスタマイズして設定できます。
- Zoho CRMに見込み客を登録する際、氏名や会社名といった各項目には、AI機能で抽出したそれぞれの値を紐付けるように設定します。
■ 注意事項
- OutlookとZoho CRMをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OutlookやZoho CRMを使ったその他の自動化例
①Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
このフローにより、Outlookで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードすることができます。請求書や発注書などの特定の件名ごとに起動してファイルの自動保存ができるので、ダウンロード・アップロードの手間が削減できます。
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信するメールの添付ファイル管理に手間を感じていませんか？重要なファイルを一つずつ手作業でダウンロードし、OneDriveにアップロードするのは時間がかかり、保存忘れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoftのメールに届いた添付ファイルを自動でOneDriveにアップロードできるため、手作業による手間やミスを減らし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、手動でOneDriveに保存している方
- Microsoft製品を中心に業務を行い、メールの添付ファイルの自動アップロードに関心がある方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業での保存にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、そのフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、受信日時や送信元メールアドレスなどの情報と組み合わせて、任意の名称に設定することが可能です。
■注意事項
- OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
②フォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信する
このフローにより、フォームで送信された名刺画像のOCR読み取り、kintoneへのデータ追加、名刺に記載されたメールアドレスへのお礼メール送信が自動化されます。画像を撮影またはスキャンしてフォーム送信するだけで名刺情報がデジタル化されるため、担当者の作業負担が軽減され、リードへのアプローチやマーケティング分析、顧客へのフォローアップをスムーズに進められます。
フォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信する
試してみる
■概要
イベントや商談で交換した名刺の管理は、重要な業務ですが手間がかかるものです。
手作業でのデータ入力や個別のメール送信は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、フォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCRによるデータ化からkintoneへの登録、Outlookでのお礼メール送信までを自動化します。
一連の作業を効率化でき、作業精度の向上も見込めるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとOutlookを使い、獲得した名刺情報を手作業で管理している方
- 名刺情報のデータ化からお礼メールの送信までを効率化したい方
- 手作業によるデータ入力のミスや対応漏れを防ぎ、顧客対応の質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに名刺画像をアップするだけでデータ化から顧客管理、お礼メール送信までを自動で行うため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記やメール作成時に起こりがちな、入力間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、対応品質を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとOutlookをYoomと連携します。
- フォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでフォームから送信された名刺画像ファイルを指定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を任意のフィールドに追加します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、読み取ったメールアドレス宛にお礼のメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、名刺画像から読み取る項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を、必要に応じて任意で設定することが可能です。
- 「レコードを追加する」では、OCR機能で読み取ったどの情報をkintoneアプリのどのフィールドに登録するかを自由にマッピング設定できます。
- 「メールを送る」では、固定の文章だけでなく、OCRで読み取った会社名や氏名などを変数として差し込むことで、個別にカスタマイズできます。
■注意事項
- kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「画像・PDFから文字を読み取る」はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
③Googleスプレッドシートで行が更新されたらZoho CRMの取引先情報も更新する
このフローにより、Googleスプレッドシートの情報が更新されたら、Zoho CRMの登録情報も自動で編集するため、手作業による時間を省くことができます。するため、手作業による時間を省くことができます。
Google スプレッドシートで行が更新されたらZoho CRMの取引先情報も更新する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらZoho CRMの取引先情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報管理を行う営業アシスタント
・顧客からの情報をいち早く反映させたいフィールドワーカー
2.Zoho CRMを活用した取引管理を行う企業
・顧客管理に使用している総務担当者
・案件の進捗状況を把握するために使用している営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはコメント追加によってコミュニケーションを取りながら作業できるため、チーム内での情報共有を行うために有効的なツールです。
しかし、Google スプレッドシートで更新された情報をZoho CRMに入力しなおす時間は、生産性を阻害する要因となります。
生産性を上げるために手作業をなるべく削減したいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートの情報が更新されたら、Zoho CRMの登録情報も自動で編集するため、手作業による時間を省くことができます。
また内容を引用して登録することができるため、情報の精度を保ちます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
OutlookとZoho CRMの連携メリットと具体例
メリット1：手動作業の削減による業務効率の向上
メール署名情報を自動的にZoho CRMに取り込むことで、営業チームや事務スタッフの手作業を大幅に削減できます。従来、受信したメールから顧客情報を手入力していた場合、時間やリソースが無駄になり、入力ミスも頻発していました。しかし、自動化により、名前、役職、会社名、連絡先などが瞬時にCRMに登録され、データ入力にかかる手間がほぼゼロになります。その結果、スタッフは顧客対応や商談といったコア業務に時間を集中でき、組織全体の生産性向上が期待できます。
メリット2：リード情報の正確性と一貫性の向上
手動入力では、誤字脱字や情報の抜け漏れが発生しやすく、これが後続の営業活動に支障をきたす原因となることがあります。一方、Outlookの署名からリード情報を自動登録するプロセスでは、メール内の署名から正確に情報を取得し、必要項目を一貫した形式でZoho CRMに保存するため、データの品質が大幅に向上します。また、企業や担当者の役職が自動で正確に反映されるため、営業担当者は情報の確認に余計な時間を取られることなく、次のアクションをスムーズに進めることに繋がります。
メリット3：顧客データの一元化による部門間の連携強化
Outlookから取り込まれた顧客情報がZoho CRMに登録されると、営業部門だけでなくマーケティングやカスタマーサポート部門もそのデータを共有できるようになります。この一元化された情報により、顧客に対する全社的なアプローチが可能となり、部門間での連携が円滑になります。例えば、営業が登録したリード情報をマーケティング部門がリアルタイムで把握し、最適なキャンペーンを迅速に展開することが期待できます。
まとめ
OutlookとZoho CRMを連携することで、受信メールの署名情報を自動的にリードとして追加できるようになります。この自動化により、手作業の時間を削減し、データの正確性と一貫性を向上させることができます。さらに、顧客情報の一元化により、部門間の連携が強化され、ビジネス全体の効率化が期待できます。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で手軽に導入できます。 ぜひこの機会に自動化による業務効率化を体験してください。
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