OutlookとZoho CRMを連携して、Outlookで受信したメールの署名情報をZoho CRMにリードを追加する方法

ステップ1：OutlookとZoho CRMをマイアプリ連携

まずはじめにOutlookのマイアプリ登録を行います。

「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。

以下の画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。

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パスワードを入力する画面でアカウントのパスワードを入力しサインインをクリックします。

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続いてZoho CRMのマイアプリ登録を行います。

Outlook同様、「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。

検索窓にZoho CRMを入力し、表示された候補をクリックしましょう。

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以下の画像のような画面が表示されます。
日本国内で使用する場合は「JP」の箇所をクリックしましょう。

Zoho CRMのサインイン画面が表示されます。
今回連携するアカウントで入力しましょう。

マイアプリにZoho CRMが表示されたらマイアプリ登録が完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3：フローの起点となるOutlookのトリガー設定と、その後に続くZoho CRMのオペレーション設定

フローボットの操作を進めましょう。

以下の赤枠の箇所をクリックします。

アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので入力を進めましょう。

・トリガーの起動間隔：5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
・メールフォルダID：任意のフォルダIDを入力します。
入力ができたら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。

続いて「見込み客を作成」をクリックしましょう。

※このテンプレートではAIを使用し、メールの署名欄からテキストを抽出するよう設定されています。

API接続設定が表示されます。
メールから取得した書名のテキストデータを元にZoho CRMにリードを登録するよう内容が入力されています。

いかのZohoドメインの箇所を入力し「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。

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ステップ4：トリガーボタンをONにして、OutlookとZoho CRMの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。

OutlookやZoho CRMを使ったその他の自動化例

①Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする

このフローにより、Outlookで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードすることができます。請求書や発注書などの特定の件名ごとに起動してファイルの自動保存ができるので、ダウンロード・アップロードの手間が削減できます。

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②フォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信する

このフローにより、フォームで送信された名刺画像のOCR読み取り、kintoneへのデータ追加、名刺に記載されたメールアドレスへのお礼メール送信が自動化されます。画像を撮影またはスキャンしてフォーム送信するだけで名刺情報がデジタル化されるため、担当者の作業負担が軽減され、リードへのアプローチやマーケティング分析、顧客へのフォローアップをスムーズに進められます。

③Googleスプレッドシートで行が更新されたらZoho CRMの取引先情報も更新する

このフローにより、Googleスプレッドシートの情報が更新されたら、Zoho CRMの登録情報も自動で編集するため、手作業による時間を省くことができます。するため、手作業による時間を省くことができます。

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OutlookとZoho CRMの連携メリットと具体例

メリット1：手動作業の削減による業務効率の向上

メール署名情報を自動的にZoho CRMに取り込むことで、営業チームや事務スタッフの手作業を大幅に削減できます。従来、受信したメールから顧客情報を手入力していた場合、時間やリソースが無駄になり、入力ミスも頻発していました。しかし、自動化により、名前、役職、会社名、連絡先などが瞬時にCRMに登録され、データ入力にかかる手間がほぼゼロになります。その結果、スタッフは顧客対応や商談といったコア業務に時間を集中でき、組織全体の生産性向上が期待できます。

メリット2：リード情報の正確性と一貫性の向上

手動入力では、誤字脱字や情報の抜け漏れが発生しやすく、これが後続の営業活動に支障をきたす原因となることがあります。一方、Outlookの署名からリード情報を自動登録するプロセスでは、メール内の署名から正確に情報を取得し、必要項目を一貫した形式でZoho CRMに保存するため、データの品質が大幅に向上します。また、企業や担当者の役職が自動で正確に反映されるため、営業担当者は情報の確認に余計な時間を取られることなく、次のアクションをスムーズに進めることに繋がります。

メリット3：顧客データの一元化による部門間の連携強化

Outlookから取り込まれた顧客情報がZoho CRMに登録されると、営業部門だけでなくマーケティングやカスタマーサポート部門もそのデータを共有できるようになります。この一元化された情報により、顧客に対する全社的なアプローチが可能となり、部門間での連携が円滑になります。例えば、営業が登録したリード情報をマーケティング部門がリアルタイムで把握し、最適なキャンペーンを迅速に展開することが期待できます。

まとめ

OutlookとZoho CRMを連携することで、受信メールの署名情報を自動的にリードとして追加できるようになります。この自動化により、手作業の時間を削減し、データの正確性と一貫性を向上させることができます。さらに、顧客情報の一元化により、部門間の連携が強化され、ビジネス全体の効率化が期待できます。
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