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Salesforceに取引先を登録した後、手動でBoxにフォルダを作成する場合、業務進行に課題が発生することがあります。
手作業によるフォルダ作成の負担や、フォルダ作成時の人為的ミスは、多くの企業が抱える悩みではないでしょうか。
SalesforceとBoxを連携すれば、取引先を登録するたびに自動でBoxにフォルダを作成できます。
この自動化により、担当者の作業負担軽減やエラー削減、そしてチーム間の連携強化が期待でき、業務効率を向上できるでしょう。
本記事では、SalesforceとBoxをノーコードで連携する方法を紹介するので、参考にしてみてください。
Salesforceに取引先を登録するたび、手動でBoxにフォルダを作成する作業は時間と労力がかかります。
特に取引先が日々増加する業界では、フォルダ作成の手間が業務の進行を遅延することがあります。
SalesforceとBoxを連携すれば、取引先を登録すると自動でBoxにフォルダが作成され、手動作業が削減されます。
例えば、広告代理店の場合、多種多様な顧客との取引が日々増加するため、担当者は手動でフォルダを作成する作業に負担を感じることがあるでしょう。
この連携を利用すれば、事務作業が削減され、担当者は重要な業務に集中でき、業務効率の向上が期待できます。
手動でBoxにフォルダを作成する場合、人為的なミスが発生するリスクがあります。
フォルダ作成の抜け漏れや、フォルダ名の誤入力が発生します。
こうしたフォルダ作成時のヒューマンエラーは、SalesforceとBoxを連携することで防止できます。
例えば、Salesforceに取引先を登録後、契約書の作成など、他の業務を優先することでフォルダ作成を後回しにし、そのまま忘れてしまうことがあります。
自動でBoxにフォルダが作成されれば、こうした抜け漏れを防止でき、正確な業務進行が可能になるでしょう。
Boxに取引先毎のフォルダが円滑に作成されない場合、他のチームがフォルダに資料を保存する工程に支障をきたします。
これにより、無駄な確認作業が生じ、業務進行が遅延します。
SalesforceとBoxの連携により、取引先の登録に合わせて自動でフォルダが作成されれば、他のチームがスムーズに資料を保存できるでしょう。
例えば、営業チームが作成したBoxのフォルダをカスタマーサポートチームも利用する場合、フォルダ作成にタイムラグが生じるとカスタマーサポートチームは資料の保存ができません。
この連携は、フォルダ作成のタイムラグ防止につながるため、チーム間の連携強化が期待できます。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Salesforceで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、Salesforceで取引先が登録されたことをSalesforceのAPIを利用して受け取り、Boxが提供するAPIを用いてBoxにフォルダを作成することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
SalesforceとBoxをYoomに連携させるため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、SalesforceとBoxをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。
＜Salesforceの場合＞
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
※他のサービスと連携しているアカウントは使用しないようにご注意ください。
・ログインすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Boxの場合＞
・ログイン後、下記画面で「Grant access to Box」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
SalesforceとBoxを連携するためのテンプレートをコピーします。
1.下記リンクを開きます。
2.「このテンプレートを試す」をクリックするとコピーが完了です。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローは、Salesforceに取引先が登録されたらトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Salesforceで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックします。
3.Salesforceと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔、マイドメインURLを設定し、「テスト」をクリックします。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。Boxにフォルダをすぐ作成したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
5.テストが成功すると、アウトプットにSalesforceから取得した情報が表示されます。
問題がなければ、保存します。
最後に、Salesforceに登録した取引先の専用フォルダをBoxに作成する設定を行います。
1.「アプリと連携する フォルダを作成」をクリックします。
2.Boxと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.フォルダ名、親フォルダのコンテンツIDを設定し、「テスト」をクリックします。
※フォルダ名は、定型文を直接入力できます。また、枠をクリックして表示されるアウトプットの「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」からも選択できます。（値は二重括弧で表示されます）これにより、取引先ごとに変わる内容を動的に反映できます。
4.テストが成功すると、Boxにフォルダが作成されます。
問題がなければ、保存します。
5.トリガーをONにすると、Salesforceに取引先が登録されるたびにBoxにフォルダが自動作成されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
他にもSalesforceとBoxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Salesforceでステータスが変更されたらファイルをBoxに保存する
契約書や見積書など、ステータスの変更に伴って発生するファイルを手動で管理する場合、保存漏れが生じるリスクがあります。
の連携により、ファイルが専用フォルダに自動保存され、保存漏れを防ぎつつ担当者の負担軽減が期待できます。
2.Salesforceに新規リードが登録されたらSlackに通知する
Salesforceにリード情報を登録した後、手動で通知する場合は抜け漏れやタイムラグが生じることがあります。
この連携により、リード情報の登録を自動でメンバーに通知できるため、通知漏れを防ぎ、円滑な情報共有が可能になるでしょう。
3.クラウドサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新する
クラウドサインで契約が完了するたび、Salesforceの情報を手動更新する作業は担当者の負担になり、効率的な業務進行を難しくします。
この連携を利用すれば、Salesforceの情報が自動で更新され、担当者の業務効率化が期待できます。
Salesforceに取引先を登録した後、Boxにフォルダを作成する工程を自動化することで、担当者の手動作業を削減し、フォルダ作成時の人為的エラーを防止でき、チーム間の連携強化が期待できます。
この自動化により、非効率な手動作業やフォルダ作成の確認工数を削減できるため、業務効率が向上するでしょう。
SalesforceとBoxの連携は、Yoomを利用すればプログラミング不要で実現できます。
本記事で紹介した手順に沿って設定するだけで導入できるため、この機会にぜひ業務効率化を図ってみてください。
