Salesforceでステータスが変更されたらファイルをBoxに保存する
Salesforceでステータスが変更されたらファイルをBoxに保存する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Salesforce
と
Box
を自動連携できます。
■概要
Salesforceで管理している案件や顧客情報に紐づくファイルを、手作業でBoxに保存していませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや保存先の指定ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Salesforceのステータス変更をトリガーとして、関連ファイルを自動でBoxに保存する仕組みを構築でき、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとBoxを併用し、手作業でのファイル管理に課題を感じている営業担当者の方
- ファイルの保存漏れや格納ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方
- SalesforceとBox間の連携を自動化し、データ管理を効率化したい情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceのステータスが更新されると、関連ファイルが自動でBoxに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル移動が不要になることで、保存先の指定ミスやアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでSalesforceの「レコードに紐づくファイルのコンテンツIDを取得」アクションを設定します。
- さらに、オペレーションでSalesforceの「最新のコンテンツバージョンIDを取得」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得したIDを元にファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceの設定では、トリガーの対象としたいカスタムオブジェクトのAPI参照名、取得するフィールド項目名、ご自身の環境のマイドメインURLなどを任意で設定してください。
- Boxの設定では、ファイルをアップロードする際の保存先フォルダや、ファイル名などを任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Salesforce、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforce、Boxはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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フローボットトリガー
フォルダにファイルがアップロードされたらコメントが投稿されたらファイル名が変更されたらコメントが編集されたら任意のイベントが発生したらフォルダ内のファイルが削除されたら
フローボットオペレーション
ファイルをダウンロードフォルダ内の項目のリストを取得フォルダを作成特定フォルダ内のコンテンツを検索ファイルをコピーファイルをアップロードファイル情報の取得ファイルバージョンをアップロード新規ユーザーを作成ユーザーをグループに追加登録済みのWebhookを削除するフォルダ名を変更フォルダを移動フォルダ情報の取得特定フォルダのコラボレーション情報のリストを取得コラボレーション情報を更新コラボレーション情報を取得ファイル名を変更ファイルを移動フォルダをコピーコラボレーション情報を作成コンテンツを検索フォルダに共有リンクを追加ファイルのタグを追加、更新するファイルのタグ情報を取得ファイルの共有リンクを作成ファイルにメタデータインスタンスを作成ファイルのメタデータインスタンスを更新ファイルのメタデータインスタンスを取得ファイルのメタデータインスタンスを削除
