Salesforce情報を使ってGmailで定型メールを自動送信する方法

営業活動において効率的な顧客対応は、重要なポイントではないでしょうか？
特に、複数の取引先と迅速にコミュニケーションを取るためには、手間をかけずに正確な情報を伝える仕組みが必要です。
そんな時はSalesforceとGmailを連携することで、Salesforceの取引先責任者情報をもとにGmailで定型メールを送信することが可能です。
この連携は、営業担当者や営業マネージャーなど、取引先に自動で営業案内やフォローメールを送りたい方におすすめです。

それでは、SalesforceとGmailを連携することで得られる具体的なメリットと連携方法を紹介します。
自動化を検討されている方は、ぜひ最後までご覧ください！

SalesforceとGmailを連携するメリット

メリット1:顧客対応のスピード向上

SalesforceとGmailを連携することで、Salesforceに保存された取引先情報を活用し、Gmailで定型メールを自動で送信することができます。例えば、営業担当者の場合、フォローメールや営業案内を効率的に送信することが可能です。特に、キャンペーン案内など、迅速な対応が求められる場面で、この連携により顧客対応のスピードが向上することが期待できるでしょう。

メリット2:手動入力による手間とリスクの削減

SalesforceとGmailの連携により、手作業でのメール作成が不要となり、日々の反復作業が軽減されることが期待できます。これにより、送信ミスや内容の誤りなどのリスクが減少し、送信対象が複数いる場合でも正確なメール配信ができるでしょう。特に、取引先にメールを送る、営業マネージャーの方におすすめです！

[Yoomとは]

SalesforceとGmailの連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して「Salesforceの取引先責任者情報をもとにGmailで定型メールを送信する」フローを一緒に作っていきましょう！

今回はChrome拡張機能を使ったトリガーを使います。Chrome拡張を使えば、Salesforce上からクリック一つで手軽にフローを起動できてとても便利です！
「Chrome拡張ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご確認ください。‍

ご利用のサービス上から1クリックで業務を自動化！Chrome拡張機能

使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

はじめる前に

まずYoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:SalesforceとGmailをマイアプリに登録する！

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Salesforceをクリックします。
(3)Salesforceのログイン画面が出てきます。
「ユーザー名」と「パスワード」を入力しログインをクリックします。

(4)アクセス確認画面より「許可」をクリックします。
Salesforceの詳しいマイアプリ登録は下記のサイトをご参照ください。‍

Salesforceのマイアプリ登録方法‍

(5)次はGmailをマイアプリに登録します。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からGmailをクリックします。
(6)「Sign in with Google」をクリックしてください。
アカウントの選択画面から、お持ちのアカウントでログインを行ってください

これでSalesforceとGmailのマイアプリの連携が完了しました。
次にテンプレートを使用して、トリガー設定を行いましょう！

ステップ2:Chrome拡張機能トリガーの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

Chrome拡張機能トリガーの「取引先責任者オブジェクトのレコードから起動」をクリックします。

(2)拡張機能で起動するアプリの連携アカウントとアクションを選択画面から、Salesforceと連携するアカウント情報を確認し、拡張機能から起動する際のアクションは、「取引先責任者オブジェクトのレコードから起動」のままで、「次へ」をクリックします。

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(3)拡張機能で起動するアプリのAPI接続設定画面から、マイドメインURLを入力します。
テストを実施する場合は、起動ページのURLサンプルにURLを入力してから「テスト」をクリックしましょう。

入力が完了したら、「保存する」をクリックします。

ステップ3:メールを送る

(1)次にGmailと連携をしてメールの設定を行います。
「メールを送る」をクリックします。

(2)メールの設定画面から、Gmailと連携するアカウント情報を確認します。

下に進み、メール内容を入力します。
「＋添付ファイル追加」をクリックすることで、ファイルをアップロードすることができます。

入力が完了したら、下部にある、「次へ」をクリックします。
(3)メール送信テスト画面より、内容を確認し、「テスト」をクリック。
エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

(4)最後にメールトリガーをOFFからONに変更します。

これで「Salesforceの取引先責任者情報をもとにGmailで定型メールを送信する」フローボットが完成です。

Chrome拡張機能を使うと、Salesforce内から簡単にフローを起動できるので、毎回手動で探す手間が省けて作業が捗りそうですね！

その他のSalesforceとGmailを使った自動化例

Yoomでは他にもSalesforceとGmailを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Salesforceのリード情報ページからGmailで定型メールを自動で送信する

先ほど紹介したテンプレートは「Salesforceの取引先責任者情報をもとにGmailで定型メールを送信する」でしたが、このテンプレートはSalesforceのリード情報から、予め設定したメール内容をGmailで自動的に送信することができます。特に営業担当者や営業マネージャーにおすすめです！

2.Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

SalesforceとGoogle Driveを連携することで、Salesforceに取引先の登録を行うと、Google Driveに自動でフォルダが作成される機能を提供するテンプレートです。取引先が複数あり、取引先企業ごとにフォルダを作成している方にはおすすめです！

3. Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する

GmailとGoogleフォームを連携することで、Googleフォームから回答すると、回答者のGmail宛に自動で返信を行うことができます。回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方におすすめです！

他にもSalesforceとGmailのテンプレートを見てみたい方は下のサイトからご確認ください！

Salesforceを使用したフローボットテンプレート一覧 ‍

Gmailを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

自動で定型メールを取引先に送信することで、手作業によるミスを減らし、顧客対応がもっとスムーズになりそうですね。また、結果的に時間を節約することにも期待できそうです！
「限られた業務時間の中で、どのように効率良く業務をこなし、顧客を満足させることができるのか？」これは誰もが考えていることでしょう。
Yoomはプログラミング知識がなくても簡単に連携を設定することができます。業務の効率化を目指すなら、ぜひ、一度試してみてください！