【簡単設定】SalesforceのデータをGoogleフォームに自動的に連携する方法

SalesforceとGoogleフォームの連携フローを作ってみよう 

それでは、さっそく実際にSalesforceとGoogleフォームを連携したフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードでSalesforceとGoogleフォームの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。

[Yoomとは]

今回はSalesforce上の顧客情報を取得して、RPAを使ってGoogleフォームに自動送信するフローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• SalesforceとGoogleフォームをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Salesforceのトリガー設定およびGoogleフォームのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

‍ステップ1：SalesforceとGoogleフォームをマイアプリ連携

【事前準備 Salesforce】
SalesforceをYoomと連携するにあたっては、Salesforce側でも一部設定が必要となります。
ログイン後、右上の設定ボタンをクリックし、設定を進めてください。
詳しい内容はこちらを参考にしてください。
Salesforceのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。

【Salesforceの場合】
Salesforceを選択できたら、使用するアカウント名でログインします。
※他のサービスとすでに連携している場合、YoomとのAPI連携が正常に動作しない可能性があります。ご注意ください。

 アクセス確認画面で「許可」をクリックしてください。

【Googleフォームの場合】
Googleフォームを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

なお、この段階でSalesforceのデータを送信するGoogleフォームを作成しておくことをおすすめします。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

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1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：Salesforceでファイルがアップロードされたら起動するトリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「Chrome拡張トリガー　取引先オブジェクトのレコードから起動」をクリックしてみましょう！
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。
フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。
設定手順に困ったときは、以下もチェックしてみてくださいね。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691

2) まず、設定方法を確認し、Chrome拡張機能をこちらからインストールし、設定してください。

「取引先オブジェクトのレコードから起動」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。

3)ボックス下部の補足を確認して必須項目を入力し、テストをクリックします。

テストが成功したら以下のようなアウトプットが取得できます。
確認出来たら「保存」しましょう。

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ステップ4：ブラウザを操作するするアクションを設定

1) フローに戻り、「ブラウザを操作する」のアイコンをクリックします。
今回はブラウザ操作を自動で行うRPAを活用してGoogleフォームへアクセスし、データを自動入力して送信します。

ブラウザ操作について詳しくはこちらを参考にしてください。‍

「ブラウザを操作する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター

2) GoogleChromeの拡張機能が正しく設定されていればシークレットウィンドウが開くので、そこから1つずつアクションを設定していきましょう。
詳しくは、先ほどのヘルプページを参照してください。

3)1つずつアクション内容を確認し、問題なければ「保存」をクリックします。
アクションがすべて保存できたら、テストをクリックします。

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テストが成功すると、一番最後の項目がアウトプットとして反映されます。
問題点がなければ、「保存」します。

これで【Salesforce上の顧客情報を取得して、RPAを使ってGoogleフォームに自動送信する】というフローが完成です。

ステップ5：テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

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SalesforceとGoogleフォームのAPIを使ったその他の自動化例

SalesforceやGoogleフォームのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

Salesforceを使った自動化例

リードや商談のデータを自動登録・更新したり、特定の条件でフォローアップ通知を送信できます。
他のマーケティングツールやカスタマーサポートシステムとの連携も可能です。

Googleフォームを使った自動化例

ユーザーがフォームに回答したら、自動でGoogle スプレッドシートにデータを保存したり、メールやSlackで通知を送信できます。

終わりに

SalesforceとGoogleフォームの連携をすることで、Salesforceに登録されたデータをGoogleフォームから自動送信できるようになるため、Salesforceにアクセス権が無いメンバーとのデータ共有や、Googleフォームを介して他データベースへ情報を格納したりといったアクションがスムーズになるかもしれません。

これにより、手動で行っていた送信作業の時間が短縮できる可能性も高まりますよね！
なお、今回の連携のポイントは<span class="mark-yellow">プログラミングの知識がなくても実現可能という点です！</span>Yoomなら簡単にこのようなアプリ連携が可能になります。

アプリ連携初心者の方でも導入しやすいため、今すぐYoomに登録して自動化を導入しましょう！