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営業やマーケティング担当者にとって、商談相手の企業情報を効率的に収集し整理することは、日常の業務において非常に重要です。
しかし、新たに登録された企業に関する情報を毎回手動で検索し、データを整理して記録する作業は、時間と労力を要するものです。
「もっと自動で情報を集めて整理できたら業務が楽になるのに…」と感じたことはありませんか？
こうした問題を解消できる一つの手段が、Salesforceに登録された企業情報でGoogle検索し、取得したスニペットなどをAI要約してレコードを更新するフローです。
この記事では、企業情報の収集を自動化する方法を紹介します。
はじめに、このフローを取り入れることで得られる具体的なメリットについて詳しく見ていきましょう。
企業情報を調べるたびに手作業で一つひとつ検索し、必要なデータを整理するのは意外と大変ですよね。
Salesforceに新しく登録された企業情報をもとにGoogle検索を自動実行し、AIがその結果を要約してレコードを更新するフローを使えば、企業の概要やニュースなどの情報が自動で集まるので、担当者が手動で調べて整理する負担を減らせるでしょう。
AIが検索結果から重要な情報を要約してくれるため、「企業情報整理に個人差が出てしまう」なんてことも回避できます。
企業データがSalesforceにまとめられているので、一元管理が可能です。特に、たくさんの企業を扱う場合、このフローが役に立つでしょう。
一社一社に対して手動でリサーチし、情報を整理するって、意外と時間がかかるでしょう。
特に、リサーチに多くの時間を費やすと、他の業務に支障をきたすことも考えられますよね。
このフローを導入することで、手動での検索やデータ整理に費やす時間が減少し、その分他の業務に集中できる時間を増やすことができるでしょう。
忙しい毎日の中で少しでも作業が軽くなると、気持ちにも余裕ができるのではないでしょうか。
[Yoomとは]
ここからは「Salesforceに登録された企業情報でGoogle検索し、取得したスニペットなどをAI要約してレコードを更新する」フローの設定についてご紹介します。
Yoomにログインが完了したら、下記のバナーの「詳細を見る」から、「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください。
コピーしたテンプレートはプロジェクト一覧のマイプロジェクトに格納されていますので、そちらをご確認ください。
(1)Yoomの画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、画面右側に表示される「+新規接続」をクリックしてください。
(2)アプリの一覧からSalesforceを選び、Salesforceのマイアプリ登録方法を参考にしてマイアプリ連携してください。
(3)アプリの一覧からGoogle検索を選び、Sign in with Googleをクリック
(4)新規登録画面の指示に従い、アカウント名とアクセストークンを設定し、「登録する」をクリックすればマイアプリ連携が完了です。
(5)プロジェクト一覧から「マイプロジェクト」をクリックし、コピーしたテンプレートの…から「編集する」を選択してください。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリックします。
(2)タイトルを設定し、トリガーアクションに「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
(3)アプリトリガーのAPI接続設定画面で、トリガーの起動間隔、マイドメインURLを設定します。
(4)設定が完了したら「テスト」をクリックし、エラーが出なければ「次へ」をクリックしてください。
(1)フローの一覧画面から「アプリと連携する」をクリックします。
(2)タイトルを設定し、アクションに「検索結果を取得」が選択されていることを確認したら「次へ」をクリックします。
(3)API接続設定画面で、検索エンジンID、検索クエリを設定します。検索クエリは、アウトプットとテキストを利用し構成が可能です。
(4)設定が完了したら「テスト」をクリックし、エラーが出なければ「保存する」をクリックしてください。
(1)フローの一覧画面から「要約する」をクリックします。
(2)タイトルを設定し、アクションに「GPT4o-mini｜3,500文字以内の文章の要約(3タスク)」が選択されていることを確認したら「次へ」をクリックします。
(3)詳細を設定する画面で、要約対象のテキストを「検索結果を取得」のアウトプットから指定します。
(4)次に、文字数と要約の条件を任意で指定します。
(5)設定が完了したら「テスト」をクリックし、エラーが出なければ「保存する」をクリックしてください。
(1)フローの一覧画面から「データベースを操作する」をクリックします。
(2)タイトルを設定し、実行アクションに「レコードを更新する」が選択されていることを確認してください。
(3)データベースの連携の項目を設定していきます。
マイドメインURLを設定し、オブジェクトのAPI参照名で候補の中から該当するものを選択したら「次へ」をクリックします。
(3)データベース操作の詳細設定画面で、更新したいレコードの条件プルダウンメニューの中から該当するものを選択、更新後のレコードの値にはアウトプットから該当するものを設定をしてください。
(4)設定が完了したら「テスト」をクリックし、エラーが出なければ「保存する」をクリックしてください。
(5)最後に「トリガーをON」にして完了です。
お疲れ様でした！今回紹介したフローは、Yoomに登録することで利用可能です。
ここでは上記で紹介したフローに加えて、便利な自動化フローを3つご紹介します。
Yoomを使えばこれらのフローも利用でき、業務の効率化をサポートします。以下のフローも、ぜひ参考にしてみてください！
1. Salesforceに商談が登録されたら、商談担当者のGoogleカレンダーに自動的に予定を登録するフローです。
このフローにより、手動でスケジュールを入力する必要が減り、営業チームがスケジュールを効率的に管理できるようになります。商談の予定を一目で確認できるので、チーム内の連携もスムーズに行えるでしょう。予定の漏れを防ぎ、スケジュール管理に役立ちそうですね。
2. Salesforceの商談情報が登録されたら、Google スプレッドシートに商談情報を追加するフローです。
Salesforceに商談情報が登録されるたびに自動的にGoogle スプレッドシートにそのデータが反映されるこのフローを使えば、手動のデータ転記の手間が軽減され、スムーズな情報管理が求められる場合に便利です。Google スプレッドシートは誰もが使いやすいツールなので、分析や報告書作成にも役立ちそうですね。
3. Google スプレッドシートで追加されたキーワードをGoogle検索し、結果をGoogle スプレッドシートに更新するフローです。
マーケティングやリサーチ業務において、定期的に行う情報収集を効率的に進めたい方におすすめです。また、検索結果をGoogle スプレッドシートで一括管理できるため、情報の整理や分析がしやすくなり、チームでの共有も簡単になるでしょう。競合調査や市場動向の把握にも役立ちそうですね。
今回ご紹介したフローは、SalesforceとGoogle検索を連携することで手作業による負担を軽減し、情報管理や作業の効率化を図る効果的な手段です。
特に、企業情報をもとに自動でGoogle検索し、AIがその結果を要約してレコードを更新することで、時間を有効に使いながら、必要なデータを正確に管理できるようになります。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくてもSalesforceとGoogleツールの連携を設定でき、複雑な作業を自動化することが可能です。
スケジュール管理や情報の整理がスムーズに進み、チーム全体での業務効率向上も期待できますね。
業務効率を向上させ、より戦略的なタスクに集中したい方は、ぜひYoomを使ってこれらの自動化フローを取り入れてみてください。
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