【プログラミング不要】OutlookのデータをSalesforceに自動的に連携する方法

■概要

Webサイト経由の問い合わせなど、Outlookに届く大切なメールへの対応は迅速さが求められますが、Salesforceへの手入力は手間がかかり、対応漏れや入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが内容を読み取り、自動でSalesforceにリードとして登録するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookに届く問い合わせを、手作業でSalesforceに登録している方
• リード情報の入力ミスや対応漏れを防ぎ、顧客対応の質を向上させたい方
• 定型的なデータ入力業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのメール受信をきっかけにSalesforceへ自動登録されるため、手作業にかかっていたデータ入力の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文から必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを基にリードとして登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローをチェックする間隔や対象となるメールフォルダID、起動のきっかけとなる件名キーワードを任意で設定してください。
• AI機能によるテキスト抽出では、抽出したい項目（会社名、氏名、連絡先など）や変換タイプを自由に設定でき、トリガーで取得したメール本文を変数として利用できます。
• Salesforceへのレコード追加では、連携先のオブジェクトを指定し、どの項目にどのデータ（AIが抽出した情報）を登録するかを任意で設定可能です。

■注意事項

• Outlook、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• SalesforceおよびAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Webサイト経由の問い合わせなど、Outlookに届く大切なメールへの対応は迅速さが求められますが、Salesforceへの手入力は手間がかかり、対応漏れや入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが内容を読み取り、自動でSalesforceにリードとして登録するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookに届く問い合わせを、手作業でSalesforceに登録している方
• リード情報の入力ミスや対応漏れを防ぎ、顧客対応の質を向上させたい方
• 定型的なデータ入力業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのメール受信をきっかけにSalesforceへ自動登録されるため、手作業にかかっていたデータ入力の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文から必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを基にリードとして登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローをチェックする間隔や対象となるメールフォルダID、起動のきっかけとなる件名キーワードを任意で設定してください。
• AI機能によるテキスト抽出では、抽出したい項目（会社名、氏名、連絡先など）や変換タイプを自由に設定でき、トリガーで取得したメール本文を変数として利用できます。
• Salesforceへのレコード追加では、連携先のオブジェクトを指定し、どの項目にどのデータ（AIが抽出した情報）を登録するかを任意で設定可能です。

■注意事項

• Outlook、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• SalesforceおよびAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Webサイト経由の問い合わせなど、Outlookに届く大切なメールへの対応は迅速さが求められますが、Salesforceへの手入力は手間がかかり、対応漏れや入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが内容を読み取り、自動でSalesforceにリードとして登録するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookに届く問い合わせを、手作業でSalesforceに登録している方
• リード情報の入力ミスや対応漏れを防ぎ、顧客対応の質を向上させたい方
• 定型的なデータ入力業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのメール受信をきっかけにSalesforceへ自動登録されるため、手作業にかかっていたデータ入力の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文から必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを基にリードとして登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローをチェックする間隔や対象となるメールフォルダID、起動のきっかけとなる件名キーワードを任意で設定してください。
• AI機能によるテキスト抽出では、抽出したい項目（会社名、氏名、連絡先など）や変換タイプを自由に設定でき、トリガーで取得したメール本文を変数として利用できます。
• Salesforceへのレコード追加では、連携先のオブジェクトを指定し、どの項目にどのデータ（AIが抽出した情報）を登録するかを任意で設定可能です。

■注意事項

• Outlook、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• SalesforceおよびAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Salesforceで商談が受注フェーズに進んだ後、Outlookカレンダーにフォローアップの予定を手入力する作業は、手間がかかる上に、入力漏れや日程間違いといったミスを引き起こす可能性があります。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談ステータスが「受注」に更新されたタイミングを検知し、自動でOutlookにフォローアップの予定を作成するため、迅速かつ正確な顧客対応を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとOutlook間での情報連携を手作業で行っている営業担当者の方
• 顧客へのフォローアップ漏れをなくし、対応の質を高めたいと考えているマネージャーの方
• 営業プロセスの定型業務を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceのステータス更新を起点にOutlookへの予定作成が自動化されるため、手作業の時間を削減し、コア業務に集中できます。
• 手動での情報入力に伴う、予定の日時や顧客情報の入力ミス、転記漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、確実なフォローアップに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションの分岐機能で、トリガーで取得した商談のフェーズが「受注」である場合に、後続のアクションを実行するよう条件を設定します。
4. 条件に合致した場合のみ、Outlookの「予定表を作成する」アクションが実行されるよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、Salesforceから取得した情報を用いて、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズすることが可能です。
• 例えば、商談フェーズが「受注」であるという条件に加えて、特定の商談金額以上である場合や、特定の商品が紐づく商談である場合など、より詳細な条件を設定できます。

■注意事項

• Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要

Salesforceで管理している商談のステータスが更新された際、都度内容を確認して関係者にメールで連絡する作業は、手間がかかるだけでなく対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Salesforceの商談ステータスの更新をきっかけに、Outlookから自動でメールを送信する業務フローです。手作業による連絡業務をなくし、迅速かつ正確な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceの商談ステータス更新に伴う連絡業務に、手間や時間を取られている営業担当者の方
• 手作業でのメール連絡による送信漏れや遅延を防ぎ、情報共有を円滑にしたい営業マネージャーの方
• SalesforceとOutlookを連携させ、営業部門の定型業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの商談ステータスが更新されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 連絡の自動化によって、メールの送信漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、更新された商談のステータスが特定の条件と一致するかを判定します。
4. 最後に、条件に一致した場合のオペレーションとしてOutlookの「メールを送信する」アクションを設定し、任意の宛先や内容のメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、トリガーで取得したSalesforceの商談情報をもとに、後続の処理を分岐させるための条件を自由にカスタマイズできます。例えば、商談のフェーズが「受注」になった場合にのみメールを送信するといった設定が可能です。

■注意事項

• Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。