【プログラミング不要】OutlookのデータをSalesforceに自動的に連携する方法

Outlookに届いたサポート依頼メールをSalesforceのケースとして自動作成する

Outlookでメールを受信するたびに手作業で入力するのは大変ですが、このフローを使えば自動でケース化されます！

OutlookとSalesforceの連携フローを作ってみよう！

それでは、さっそく実際にOutlookとSalesforceを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとSalesforceの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• OutlookとSalesforceをマイアプリ連携
• Outlookで特定の件名のメールを受信したら起動するトリガーの設定
• Salesforceでレコードを追加する設定
• テストと確認

ステップ1:OutlookとSalesforceのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。‍
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。

Outlookのマイアプリ登録

では、Outlookをマイアプリ登録していきましょう！入力欄にOutlookと入力するとOutlookのアイコンが表示されるので、Outlook APIというアイコンをクリックします。
なお、Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。ご注意ください。

1.事前にMicrosoft 365にログインしておくと、入力を行わなくても瞬時にマイアプリ登録が完了します。
ログインしていない場合は、以下の画面が出てきます。
連携するアカウントでログインしてください。

Salesforceのマイアプリ登録

Salesforceも同じように検索して、アイコンをクリックします。
なお、Salesforceは、チームプラン・サクセスプランでのみ利用できるアプリです。
フリープランやミニプランをご利用の場合、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーとなるため、ご注意ください。
なお、有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には、2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中は、通常制限されているアプリも使えるので、まずはトライアルで機能を試してみるのもおすすめです！

1.Salesforceのログイン画面が表示されます。連携したいアカウントでログインしてください。
Salesforceの詳しいマイアプリ登録の方法については、以下のリンク先を参照してください。
Salesforceのマイアプリ登録方法
また、マイアプリ連携時にエラーが表示された場合は、以下のリンク先を確認してみてください。
Salesforceで"Session expired or invalid"というエラーが表示された場合
「追加」をクリックすると、Salesforceのマイアプリ登録は完了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にOutlookとSalesforceのアイコンが表示されているか確認してください。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。 

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます

ステップ2:Outlookで特定の件名のメールを受信したら起動するトリガーの設定

1.まず、一番上の「特定の件名のメールを受信したら」のアイコンをクリックします。

2.Outlookと連携するアカウント情報を設定します。
トリガーは「特定の件名のメールを受信したら」を選択します。設定が終わったら「次へ」をクリックします。

3.トリガーの起動間隔、メールフォルダID、キーワードを設定します。
トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、事前に確認してくださいね！
チャンネルIDは入力欄をクリックすると以下の画像のように候補が表示されるので、その中から選択してください。
キーワードは、任意のものを入力してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

キーワードは、任意のものを入力してください。
例えば、問い合わせなどをキーワードに設定しておけば、問い合わせメールを自動転送しやすくなるかもしれませんね。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

4.次に「テキストからデータを抽出する」のアイコンをクリックします。

5.タイトルと変換タイプは元から設定されています。
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
「データの抽出（2タスク）」の設定方法

6.対象のテキスト、抽出したい項目を設定しましょう。
対象のテキストはメールの本文に元から設定されています。
抽出したい項目については、以下の画像のように会社名やメールアドレスなど、Salesforceに追加したいデータを設定しましょう。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Salesforceでレコードを追加する設定

1.最後に「レコードを追加する」のアイコンをクリックします。

2.Salesforceと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「レコードを追加する」を選択してください。

データベースの連携を設定してください。
オブジェクトのAPI参照名は入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

3.追加するレコードの値を設定していきます。
各項目は入力欄→テキストからデータを抽出するの順番でクリックすると、以下の画像のように先ほどOutlookで抽出した情報が表示されるので、活用してください。
内容を確認した後「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」を選択してください。

※アウトプットとは？

これで、【Outlookに届いた問い合わせメールをSalesforceのリードとして自動登録する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

以上が、Outlookで特定の件名のメールを受信したらSalesforceに自動転送する方法でした！

SalesforceのデータをOutlookに連携したい場合

今回はOutlookからSalesforceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSalesforceからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Salesforceの商談ステータスが受注になったら、Outlookの予定表にフォローアップを自動作成する

Salesforceのステータス変更を自動的に検知し、Outlookの予定表にフォローアップを自動作成します。
これにより、営業チームは重要な顧客対応を漏らすことなく、スムーズに業務を進めることができます。

Salesforceの商談が特定のステータスに更新されたらOutlookで自動的にメールを送信する

Salesforceで商談のステータスが変更されるたびに自動的にOutlookでメールを送信することができるようになります。

OutlookやSalesforceのAPIを使ったその他の自動化例

OutlookやSalesforceのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Outlookを使った自動化例

別アプリのカレンダー情報をOutlookのカレンダーに自動追加したり、OutlookのメールをAIで要約してデータベースに内容を自動追加したりできます。

Salesforceを使った自動化例

Salesforceの新規リード情報をGoogleスプレッドシートに自動反映することや、Salesforce上で取引先を新規作成したタイミングでBoxにフォルダを自動作成することも可能です。

終わりに

いかがでしたか？OutlookとSalesforceを連携すれば、「手作業でのデータ入力を減らしたい」「入力ミスや対応漏れをなくしたい」「業務をもっと効率化したい」といった課題をスムーズに解決できます。

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