Salesforceの商談ステータスが受注になったら、Outlookの予定表にフォローアップを自動作成する

■概要

Salesforceで商談が受注フェーズに進んだ後、Outlookカレンダーにフォローアップの予定を手入力する作業は、手間がかかる上に、入力漏れや日程間違いといったミスを引き起こす可能性があります。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談ステータスが「受注」に更新されたタイミングを検知し、自動でOutlookにフォローアップの予定を作成するため、迅速かつ正確な顧客対応を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとOutlook間での情報連携を手作業で行っている営業担当者の方
• 顧客へのフォローアップ漏れをなくし、対応の質を高めたいと考えているマネージャーの方
• 営業プロセスの定型業務を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceのステータス更新を起点にOutlookへの予定作成が自動化されるため、手作業の時間を削減し、コア業務に集中できます。
• 手動での情報入力に伴う、予定の日時や顧客情報の入力ミス、転記漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、確実なフォローアップに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションの分岐機能で、トリガーで取得した商談のフェーズが「受注」である場合に、後続のアクションを実行するよう条件を設定します。
4. 条件に合致した場合のみ、Outlookの「予定表を作成する」アクションが実行されるよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、Salesforceから取得した情報を用いて、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズすることが可能です。
• 例えば、商談フェーズが「受注」であるという条件に加えて、特定の商談金額以上である場合や、特定の商品が紐づく商談である場合など、より詳細な条件を設定できます。

■注意事項

• Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。