Salesforceの商談ステータスが受注になったら、Outlookの予定表にフォローアップを自動作成する
Salesforceの商談ステータスが受注になると、自動的にOutlookの予定表にフォローアップを追加するフローです。
自動でスケジューリングされるため、フォローアップの機会を逃すことなく効率的にこなせるかもしれません。
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Salesforceに登録した予定をさらにOutlookに登録して、そのあとに顧客へメールを送信して…といった経験はありませんか？他にも、Outlookで受信したメールをリードとして登録したり、その後は企業へウェルカムメールを送信したりなど…。取りこぼしがあってはならないため大量のメールを1つずつ確認していく必要があり、意外と手間がかかりますよね。
このような時、SalesforceとOutlookを連携してデータを同期したり返信を自動化できたら便利だなと感じませんか？
実は、<span class="mark-yellow">本来であればアプリ同士の連携はプログラミングによるカスタム開発が必要ですが、Yoomを活用することで専門知識がなくても簡単に実現可能です！</span>
そこで今回は、Yoomを活用した連携方法を手順を画像付きで詳しく解説します。日々の業務負担を軽減し、より効率的なワークフローを実現するために、ぜひこの自動化を試してみましょう！
フローボットテンプレートを活用することでOutlookとSalesforceの連携を素早く実現できます。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SalesforceとOutlookのAPIを連携すれば、SalesforceのデータをOutlookに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Salesforceの商談ステージが更新されると、自動的にOutlookの予定表に予定を追加するフローです。
商談の進捗に応じたスケジュール管理を効率化したい場合に便利です。
Salesforceの商談ステータスが受注になると、自動的にOutlookの予定表にフォローアップを追加するフローです。
自動でスケジューリングされるため、フォローアップの機会を逃すことなく効率的にこなせるかもしれません。
Salesforceの商談ステータスが特定のものになると、自動的にOutlookからメールを送信するフローです。
例えば、商談成立であれば契約書送付の案内、受注であれば発注までの期間のご案内などが自動化できるでしょう。
Salesforceの商談ステージが更新されると、自動的にOutlookから担当者へお礼メールを送信するフローです。
商談の進捗に応じたスムーズなフォローアップを行いたい場合に便利です。
それでは、さっそく実際にSalesforceとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSalesforceとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、下記のリンクからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回はSalesforceの商談ステージが更新されたらOutlookの予定表に自動的に予定を追加するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
0)Salesforceのマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
まずはSalesforceにログインし、APIキーを取得する必要があります。
Salesforceのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
※他のサービスとすでに連携している場合、YoomとのAPI連携が正常に動作しない可能性があります。ご注意ください。
ログイン後、右上の設定ボタンをクリックしてください。
左上の検索フォームに「セッションの設定」と入力し、表示されたメニューから「セッションの設定」をクリックしてください。
「セッションの設定」内の「ログイン時のIPアドレスとセッションをロックする」からチェックを外してください。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
Salesforceを選択できたら、使用するアカウント名でログインします。
※他のサービスとすでに連携している場合、YoomとのAPI連携が正常に動作しない可能性があります。ご注意ください。
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アクセス確認画面で「許可」をクリックしてください。
Outlookを選択できたら使用するアカウントでログインしてください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー 商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」をクリックしてみましょう！
1) アクションは「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
3)トリガーの起動間隔を選択し、必須項目を入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
1) フローに戻り、「分岐 コマンドオペレーション」のアイコンをクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
2) 分岐対象のアウトプットのオペレーションは「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」、アウトプットは「最終更新日」を選択し、分岐条件が「最終更新日」「値と等しくない」「{{最終フェーズ更新日}}」になっていることを確認して「保存」をクリックします。
{{最終フェーズ更新日}}はアウトプット情報を活用して入力します。
1) フローに戻り、「テキストからデータを抽出する」のアイコンをクリックします。
2) 変換タイプは「3,500文字以内のデータからテキストを抽出(2タスク)」を選択して、「次へ」をクリックします。
4)必須項目を入力します。
対象のテキストはアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら、「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 自分のカレンダーにイベントを登録する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「自分のカレンダーにイベントを登録する」を選択して、「次へ」をクリックします。
4)必須項目を入力します。
入力にはアウトプット情報を活用して入力できます。
開始日時や終了時刻などはSalesforceの説明から抽出した値を候補から選択し、入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
これで【Salesforceの商談ステージが更新されたらOutlookの予定表に自動的に予定を追加する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
今回はSalesforceの商談ステージが更新された際にOutlookの予定表へ自動的に予定を追加する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookで受信した情報をSalesforceへ連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookに届いた問い合わせメールの内容を、自動的にSalesforceのリードとして登録するフローです。手作業を減らし、スムーズにリード管理を行いたい場合に便利です。
SalesforceやOutlookのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
データベースツールとの連携を行うことで、Salesforceのデータを追加したり、データベースの更新が可能です。
また、メッセージツールとの連携でSalesforceに追加されたデータを素早く把握したり、AIとの組み合わせで作業効率を向上させることも期待できます。
Outlookのスケジュールと連動し、Zoomミーティングを自動作成することでスケジュール作成がスマートに行えます。
また、AIでの重要度の振り分けや翻訳なども自動化できます。それぞれに特化したAIとの連携で、業務の質が向上するかもしれません。
SalesforceとOutlookを連携することで、商談ステージの更新に応じて予定を自動追加できるようになるため、手動でスケジュールを作成する手間が削減できるでしょう！これにより、事務作業の負担軽減にも繋がるはずです。
また、スケジュールを作成するのを忘れてしまう可能性が少なくなり、営業活動をよりスムーズに進められるかもしれません。
今回紹介したようにYoomを活用すれば、従来プログラミングが必要なアプリ連携も簡単に実現可能です。<span class="mark-yellow">アプリ連携初心者の方でも導入しやすいため、気軽にお試しいただけるはずです。</span>
小さな手間を減らすだけで、日々の業務が快適になるかもしれません！今すぐYoomに登録して自動化を導入しましょう！
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