2024/09/27
アプリ同士の連携方法

SalesforceとGoogle スプレッドシートをノーコード連携して、タスク情報を自動追加しよう!

k.ohshiro

目次

管理職やマネージャー経験のある方は、タスクの管理方法で悩んだことがあると思います。
特に、複数のアプリでタスク管理している場合、情報の不整合や同じ情報を2回入力する手間など、改善したい課題はいくつもあると思います。
そんな悩みを解決するために、SalesforceにToDoオブジェクトが登録されたら、Google スプレッドシートにも同じタスク情報が自動的に追加されるフローを作成してみました。
「Salesforceでタスク管理をしているが、Google スプレッドシートで進捗状況をグラフ化したい」「タスク管理の手間を削減したい」といった方におすすめです。
本記事を参考にして、タスク管理を自動化してみてください!

SalesforceとGoogle スプレッドシートを連携するメリット

メリット1.ヒューマンエラーの防止

タスク情報を入力する際、SalesforceとGoogle スプレッドシートの両方に手入力していると、情報の不整合や更新し忘れのリスクが高くなってしまいます。
例えば、「Salesforceでは9月1日が納期になっていたが、Google スプレッドシートでは10月1日になっていた」「Google スプレッドシートの情報が古いままになっていた」など。
データに不整合があると、修正作業や正しい情報の確認など、余計な手間が発生してしまいます。
本記事の連携を使えば、手作業の工数が削減され、ヒューマンエラーの防止につながるため、情報の一貫性を保つことにつながります。

メリット2.コミュニケーションの円滑化

本記事の自動連携を活用すると、SalesforceのToDoオブジェクトがGoogle スプレッドシートに自動反映されるため、ほしい情報にアクセスしやすくなり、データの透明性を確保することにつながります。
また、正確な情報をもとにGoogle スプレッドシートで進捗状況をグラフ化できるため、進捗管理の正確性向上が期待できます。
これにより、複数のチームが最新のタスク状況を正確に把握できるため、チーム間のコミュニケーションが円滑になり、情報の不透明から生じる認識の齟齬を避けることが期待できます。

[Yoomとは]

SalesforceとGoogle スプレッドシートの連携フロー

※注意事項※
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

では、実際にSalesforceとGoogle スプレッドシートを連携するための手順をご紹介します。
具体的な設定の手順は以下の通りです。

  1. アプリトリガーの設定
  2. レコードを追加する

Yoomでは、上記2ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう!

事前準備

テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備としてYoomの「マイアプリ」からSalesforceとGoogle スプレッドシートを登録します。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。

<手順>

1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「+新規接続」をクリック

2.アプリ名を検索して必要な情報を入力し、アプリを登録

SalesforceとGoogle スプレッドシートがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です!

早速、詳細設定に進みましょう!

ステップ1.アプリトリガーの設定

まずは、アプリトリガー「ToDoオブジェクトにレコードが登録されたら」をクリックしましょう。

最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。

続いてのページでは、SalesforceとAPI接続するための設定をします。
トリガーの起動間隔とマイドメインURLを指定しましょう。
※トリガーの起動間隔については、ご契約のプランごとに指定できる時間が異なります。詳細は
こちらをご覧ください。

テストが成功すると、Salesforceのオブジェクトの項目がアウトプットに反映されます。

ここまで問題がなければ、「保存する」でトリガーの設定は終了です。

ステップ2.レコードを追加する

次に、「レコードを追加する」をクリックしてください。

1ページ目の冒頭には、ステップ1と同様にアカウント情報が載っているので確認しましょう。

その下には、Google スプレッドシートと連携するために必要な入力項目があります。
スプレッドシートIDとタブ名を指定してください。

次のページでは、追加するレコードの値を設定します。
Salesforceからアウトプットされた情報を活用しましょう。

「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。

下記画像のようなポップアップが表示されたら全ての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。

その他SalesforceとGoogle スプレッドシートを使った自動化の例

Yoomには、SalesforceとGoogle スプレッドシートを使った多くの自動化事例があります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。

1.SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらNotionに追加する

Notionでタスク管理やプロジェクト管理を行っている方は、以下のテンプレートがおすすめです。

2.Salesforceの取引先責任者情報をもとにGmailで定型メールを送信する

Gmailとの連携でメールの自動送付をすることも可能です。毎回手動でメールを送付している方におすすめです。

3.Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

Google Driveを活用してファイル管理をしている方は、Salesforceとの連携でフォルダの作成を自動化することができます。

4.Google スプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でSlackに通知する

主要なコミュニケーションツールとしてSlackを利用している方は、以下のテンプレートがおすすめです。タスクのリマインド通知を受け取りたい場合などに利用できます。

5.Google スプレッドシートで行が追加されたらSansanで名刺データを登録する

名刺管理としてSansanを利用している方は、Google スプレッドシートとの連携で名刺の情報管理を効率化できるかもしれません。

まとめ

以上、SalesforceとGoogle スプレッドシートを連携する手順でした!
このようにYoomは、プログラミングの知識がなくても使えるため、簡単に連携設定ができます。

SalesforceにToDoオブジェクトが登録されたら、Google スプレッドシートにも同じタスク情報が自動的に追加されるため、作業工数が削減され、ヒューマンエラーの防止が期待できます。
また、データの透明性が向上することで、円滑なコミュニケーションと認識の齟齬を防ぐことにもつながりそうです。
興味を持っていただけたら、まずはこちらから無料登録をお願いします!

この記事を書いた人
k.ohshiro
学生時代からSaaS企業でカスタマーサクセスとして働いてきました。 複数のクラウドサービスを使って業務をしていたのですが、もっと簡単にサービス同士を連携できたら便利だなと思うことがありました。 Yoomではノーコードでアプリの連携ができるので、誰でも簡単に設定することができます。 少しでもわかりやすくYoomの魅力を伝え、みなさんの業務効率化に貢献出来たらなと思います!
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Salesforce
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