クラウドサインで書類の締結が完了したら、合意締結証明書をMicrosoft SharePointにアップロードする方法

ステップ1:クラウドサインとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携

まず、クラウドサインとMicrosoft SharePointをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、クラウドサインとMicrosoft SharePointを検索して選択し、次の画面に進みます。

＜クラウドサインの場合＞

・アカウント名とクライアントIDを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※アカウント名とクライアントIDの取得方法は、こちらを確認してください。

＜Microsoft SharePointの場合＞

・アカウントを選択し、続く画面でサインインすると、マイアプリに登録が完了します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

ステップ2:テンプレートのコピー

クラウドサインとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレートをコピーします。

1.下記のリンクを開きます。

2.「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ3:トリガーとなるクラウドサインの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではクラウドサインで書類の締結が完了するとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】クラウドサインで書類の締結が完了したら、合意締結証明書をMicrosoft SharePointにアップロードする」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー クラウドサインで書類の締結が完了したら」をクリックします。

3.クラウドサインと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔を設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。ファイルをすぐ保存したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。

5.テストが成功したら保存します。

6.「アプリと連携する 合意締結証明書の取得」をクリックします。

7.クラウドサインと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

8.書類IDを設定してテストを行います。
※書類IDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「書類の締結が完了したら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

9.テストが成功したら保存します。

ステップ4:Microsoft SharePointの設定

最後に、Microsoft SharePointに書類を保存する設定を行います。

1.「アプリと連携する ファイルをアップロード」をクリックします。

2.Microsoft SharePointと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.書類を保存するための設定をしてテストを行います。
※サイトID、ドライブID、格納先フォルダのアイテムIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※フォルダ名にクラウドサインから取得したアウトプットを利用する場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「書類の締結が完了したら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）拡張子は、直接入力します。
※ファイルの添付方法とファイルは、下記画像のように設定します。

4.テストが成功すると、指定のフォルダに書類が保存されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、クラウドサインで書類の締結が完了するたび、合意締結証明書がMicrosoft SharePointに自動でアップロードされます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

クラウドサインを使ったその他の自動化例

他にもクラウドサインを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.クラウドサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知する

クラウドサインで契約が完了したら、Microsoft Teamsに自動通知するテンプレートです。
この連携により、締結の完了がスムーズに通知されるため、次の業務に素早く着手できるでしょう。

2.クラウドサインが締結されたらMicrosoft Excelに情報を追加する

クラウドサインが締結されたら、Microsoft Excelに締結に関する情報を自動追加するテンプレートです。
この連携により、手動による登録時のミスを防止でき、データ管理の精度向上が期待できます。

3.クラウドサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する

クラウドサインで契約が完了したら、Microsoft Excelの情報を自動更新するテンプレートです。
この連携により、Microsoft Excelの情報を確実に更新でき、データ管理の負担を軽減できるでしょう。

クラウドサインとMicrosoft SharePointを連携するメリットと具体例

メリット1:手動作業を削減し、業務効率を向上

クラウドサインで締結した書類をMicrosoft SharePointに手動で保存する作業は、定型業務になりがちです。
手動だと時間がかかり、業務の効率化を難しくします。
クラウドサインとMicrosoft SharePointを連携すれば、手動による書類保存が削減され、業務効率が向上するでしょう。
例えば、毎日いくつもの書類の締結を行う場合、手動でファイルを保存する作業だけでも、月間で大きな工数になります。
この連携を利用すれば、自動化により空いた時間で他の作業を進めることができ、業務が効率化するでしょう。

メリット2:契約書の保管ミスや紛失リスクを削減

クラウドサインで締結した書類を手動でMicrosoft SharePointに保存する場合、ミスが発生するリスクがあります。
保存漏れや保存先を間違えることがあれば、書類を探すときに余計な時間がかかってしまいます。
クラウドサインとMicrosoft SharePointの連携により、書類の保存が自動化されれば人的ミスを防止でき、正確な業務プロセスが実現するでしょう。
例えば、繁忙期のように全員が業務に追われている状況では、焦りからミスが生じやすくなります。
この連携を利用すれば、忙しさに関係なく、書類が自動的に保存されるため、書類探しで時間をロスすることがなくなるでしょう。

メリット3:書類管理の標準化による検索性向上

手動での作業には個人差が出ることがあります。
表記ゆれや記号の使い方に違いがあれば、検索時に対象の書類を見つけられなくなってしまいます。
クラウドサインとMicrosoft SharePointの連携により自動化を導入すれば、書類保存プロセスが標準化され、検索性が向上するでしょう。
例えば、書類の保存作業を複数のメンバーで行う場合、担当者ごとにファイル名が統一されていないことがあります。
こうした個人差は、ツールを連携して業務を標準化することで解決でき、書類を検索しやすくなるでしょう。

まとめ

クラウドサインで締結が完了した書類をMicrosoft SharePointに手動で保存する作業は、時間がかかることや人為的ミスが発生することが課題になります。
さらに、ファイル名に個人差が出て検索性が低下してしまうこともあります。
これらの課題は、クラウドサインとMicrosoft SharePointを連携することで解決できるでしょう。
これにより、業務の効率化や人為的ミスの削減、検索性の向上が期待できます。
クラウドサインとMicrosoft SharePointの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現可能です。
設定方法が簡単で、すぐに利用できるため、この機会に書類保存プロセスの自動化を試してみてください。