Zoho CRMとMicrosoft SharePointを連携して、Zoho CRMで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに取引先ごとのフォルダを作成する方法

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• Zoho CRMとMicrosoft SharePointをマイアプリ登録
• Zoho CRMで取引先が登録されたら起動するトリガーの設定
• Microsoft SharePointにフォルダを作成する設定
• テストと確認

ステップ1:Zoho CRMとMicrosoft SharePointとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はZoho CRMとMicrosoft SharePointをそれぞれ検索して、登録していきます。

Zoho CRMのマイアプリ登録

まず、Zoho CRMから登録していきましょう。入力欄にZoho CRMと入力するとZoho CRMのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

1.ドメインURLを入力してください。
ご利用のデータセンターに応じて設定してください。

Microsoft SharePointのマイアプリ登録

Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。ご注意ください。

Microsoft SharePointも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.Microsoftのログイン画面が表示されます。
連携したいアカウントでサインインしてください。
なお、詳しいマイアプリ登録の方法については、以下のリンク先を参照してください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項

以上で、Zoho CRMとMicrosoft SharePointのマイアプリ登録は終了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にZoho CRMとMicrosoft SharePointのアイコンが表示されているか確認してください。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます

ステップ2:Zoho CRMで取引先が登録されたら起動するトリガーの設定

1.まず、一番上の「取引先が作成されたら（Webhook）」をクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
Zoho CRMと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「取引先が作成されたら（Webhook）」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.ZohoドメインとチャネルIDを入力してください。設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「次へ」をクリックしてください。

なお、チャネルIDは以下の画面の赤枠から確認できます。

4.以下の画面が表示されます。「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

5.フローに戻ります。
「取引先情報を取得」のアイコンをクリックします。

6.Zoho CRMと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは「取引先情報を取得」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

7.取引先IDとZohoドメインを入力します。
取引先IDは以下の画像のように、入力欄をクリックすると先ほど取得した情報が表示されるので、活用してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「次へ」をクリックしてください。

ステップ3:Microsoft SharePointにフォルダを作成する設定

1.最後に、「フォルダを作成」のアイコンをクリックしてください。

2.Microsoft SharePointと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「フォルダを作成」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.各項目を設定してください。
各項目をクリックすると、候補やアウトプットが表示されます。
サイトID、ドライブID、親フォルダのアイテムIDは入力欄をクリックすると表示される候補の中から選択してください。
親フォルダ名、フォルダ名は入力欄をクリックするとZoho CRMで取得した情報が表示されます。例えば、以下の画面だとZoho CRMの情報を引用してMicrosoft SharePointのフォルダ名に取引先名と取引先IDを挿入しています。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

9.これで、【Zoho CRMで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに取引先ごとのフォルダを作成する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomならプログラミング不要ですぐに使い始められます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

Zoho CRMを使ったその他の自動化例

他にもZoho CRMを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Outlookで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録するフローです。
このテンプレートを活用することで、Outlookのメール署名情報を基に、Zoho CRMへのリード登録作業を自動化できます。
これにより、登録作業がスピーディーに進み、迅速なフォローアップが可能になります。

2.Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
‍Zoho CRMのタスクをGoogle スプレッドシートへ手作業で入力している場合、些細なミスや登録忘れが発生する恐れがあります。
このテンプレートを利用することで、Zoho CRMでタスクが登録されるとGoogle スプレッドシートにもタスクを自動で追加されるため、ヒューマンエラーを削減できるでしょう。

3.Zoho CRMでリードが登録されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
このテンプレートを活用することで、Zoho CRMに新しいリードが登録された際に、その情報がMicrosoft Excelに自動的に追加されます。
これにより、リード情報を手作業でMicrosoft Excelに入力する手間が省け、Microsoft Excelを使ったデータ分析やレポート作成もスムーズに行えるようになるでしょう。

Zoho CRMとMicrosoft SharePointの連携のメリットと具体例

メリット1:情報整理の効率化

Zoho CRMに取引先が登録されると、Microsoft SharePointにフォルダが自動作成されることで、情報整理が効率化されます。
手作業でフォルダを作成する場合、担当者はZoho CRMとSharePointを何度も行き来する必要があります。この手間は取引先の増加に伴って大きくなり、情報整理の遅れが業務全体に影響を与える可能性があります。
例えば、営業事務担当者が新規取引先の情報をZoho CRMに登録後、その情報を基に経理担当者が請求書発行の準備を行う場合、フォルダ作成が遅れると経理担当者の作業開始も遅れてしまいます。
自動化により、取引先情報がZoho CRMに登録された時点でSharePointにフォルダが自動作成されるため、情報整理が迅速化され、後続の業務もスムーズに進行するでしょう。
これにより、各部署の担当者は必要な情報にすぐにアクセスできるようになり、業務効率の向上が期待できます。
情報整理が効率化されることで、組織全体の生産性向上に繋がるでしょう。

メリット2:人的ミスの削減

Microsoft SharePointでのフォルダ作成を手作業で行う場合、入力ミスやフォルダ名の誤りが発生するリスクがあります。
例えば、営業担当者が取引先名を入力する際、名前を間違えたり、余分な記号を入れてしまうと、他の社員がそのフォルダを見つけられなくなることがあります。
また、入力漏れが原因でフォルダが作成されなかった場合、大切な資料が適切に保管されず、後でトラブルになる可能性があります。
自動化により、取引先がZoho CRMに登録されると、その情報をもとに正確なフォルダが作成されます。
これにより、フォルダ名のスペルミスや入力漏れといった人的ミスが防止されるだけでなく、保存場所も正確に設定されるため、フォルダの配置ミスも回避できます。
また、フォルダ名が統一されることで、Microsoft SharePoint内での検索性が向上し、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。
これにより、情報検索にかかる時間を削減し、付加価値の高い業務に集中できるようになるでしょう。

メリット3:担当者の作業負担を軽減

手作業によるフォルダ作成は、本来注力すべき業務時間を圧迫する要因となり得ます。
特に、新規取引先の登録が多い時期や、担当者が他の業務で多忙な時期には、この作業負担はさらに大きくなります。
例えば、マーケティング部門が大規模なキャンペーンを実施し、多くの新規リードを獲得した場合、営業担当者はその対応に追われ、フォルダ作成に時間を割くことが難しくなるかもしれません。
アプリ連携により、担当者はフォルダ作成の負担から解放されます。その結果、営業やカスタマーサポートといった業務により多くの時間を割くことが可能になります。
例えば、顧客とのコミュニケーションに注力することで、信頼関係を構築し、より良い顧客体験を提供することにつながるでしょう。
担当者が重要業務に専念できるようにすることで、組織がより良い結果を目指す基盤を整えられるようになるでしょう。

まとめ

Zoho CRMとMicrosoft SharePointを連携することで、Zoho CRMで取引先が登録された際に、Microsoft SharePointに取引先ごとのフォルダを自動的に作成することが可能になりました。
これにより、手動でのフォルダ作成が不要になり、プロジェクトや契約書などの重要な資料を簡単に整理・保管できるようになるでしょう。
日々の業務で新しいフォルダを作成し、整理する作業に多くの時間を費やしていませんか。
Yoomなら、ノーコードで利用できるため、初心者でも簡単にフォルダの作成を自動化できます。
さらに、毎日繰り返し行うようなデータ入力やタスクの進捗管理などの作業も、あらかじめ用意されたテンプレートを選ぶだけで自動化できます。
Yoomを活用して、業務の生産性を高める働き方を目指してみませんか？