Slackで特定条件のメッセージが投稿されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
Slackに特定の条件を満たすメッセージが投稿されると、自動的にMicrosoft SharePointに対応するフォルダを作成するフローです。
プロジェクトや案件ごとのファイル管理を効率化し、チーム内のスムーズな情報共有が期待できます。
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「あれ、あの資料ってどこに保存したっけ…？」
Slackで共有されたファイルを探すのに時間がかかり、気づけば会議の開始時間ギリギリ。こんな経験、ありませんか？ファイルがSlackに投稿されたタイミングで、自動的にMicrosoft SharePointにアップロードされていたら…。SlackとMicrosoft SharePointを連携すれば、チャンネルに投稿されたファイルを自動でアップロードしたり、特定のメッセージをきっかけにSharePointにフォルダを作成したりと、情報整理もチーム共有も一気に効率化できます！
今回は、実際のアプリ連携の画面を見せながらノーコードで自動化する方法をご紹介します！ファイルを探すのに時間がかかると悩んでいる方は必見です。
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にSlackとMicrosoft SharePointの連携が可能です。
YoomにはあらかじめSlackとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
SlackとMicrosoft SharePointのAPIを連携すれば、SlackのデータをMicrosoft SharePointに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Slackのチャンネルに投稿されたファイルを自動的にMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
チームの共有ファイルを一元管理し、アクセスしやすくなるだけでなく、ドキュメントの整理ができ、業務の効率化が期待できます。
Slackに特定の条件を満たすメッセージが投稿されると、自動的にMicrosoft SharePointに対応するフォルダを作成するフローです。
プロジェクトや案件ごとのファイル管理を効率化し、チーム内のスムーズな情報共有が期待できます。
それでは、さっそく実際にSlackとMicrosoft SharePointを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSlackとMicrosoft SharePointの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回はSlackのチャンネルに投稿されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードするフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Microsoft SharePointの場合】
Microsoft SharePointを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
※なお、Microsoft 365（旧Office 365）には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
【Slackの場合】
Slackが選択できたら、投稿先を選択して、「許可する」をクリックします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「ファイルがチャンネルに投稿されたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「ファイルがチャンネルに投稿されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、マイドメインURLを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
使用しているプランでの最短時間をおすすめします。
なお、各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
チャンネルIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択してください。
テストが成功したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 投稿されたファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「投稿されたファイルをダウンロード」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
ファイルのダウンロードリンクの入力には先ほど取得したSlackのアウトプットを選択できます。
該当する項目をアウトプットから選択してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
入力ができたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロード」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
サイトIDはボックスをクリックすると連携済みのサイトIDが表示されるので、使用したいサイトIDを選択してください。
また、ドライブIDはサイトIDを設定することで選択可能となります。
使用するサイトIDおよびドライブIDを選択してください。
ファイル名の入力には先ほど取得したSlackのアウトプットを選択できます。
該当する項目をアウトプットから選択してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」、アウトプット名は「取得したファイル」になっていることを確認し、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
これで【Slackのチャンネルに投稿されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
今回はSlackからの問い合わせをMicrosoft SharePointに登録する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft SharePointの情報をSlackに連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft SharePointのリストに新しいアイテムが追加されたり、既存のアイテムが更新された際に、自動的にSlackに通知するフローです。
素早い情報共有が見込め、チームの対応スピードの向上が期待できます。
フォームに添付された議事録データを自動的にMicrosoft SharePointに保存し、Slackに通知するフローです。
会議資料の一元管理を効率化し、関係者へのスピーディーな情報共有が期待できます。
SlackやMicrosoft SharePointのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
特定のメッセージやキーワードを検出して自動通知を送ったり、タスク管理ツールと連携してリマインドを設定できます。さらに、ファイルのアップロードやチャンネルのアクティビティをトリガーにして、業務フローを自動化することも可能です！
ドキュメントを自動で整理・共有したり、特定の更新内容をチームに通知できます。他のツールと連携することで、承認ワークフローを自動化したり、特定の条件でファイルを分類・保存することも可能です！
いかがでしたか？SlackとMicrosoft SharePointを連携すれば、「ファイル管理の手間を減らしたい」「情報共有をスムーズにしたい」「チームの作業効率を高めたい」といった課題の解決につながるのではないでしょうか。ファイルのアップロードやフォルダ作成を自動化することで、作業の抜け漏れを防ぎながら、より効率的な業務運用が実現できます。
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