■概要

Slackでの特定の報告をきっかけに、Microsoft SharePointで手動でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則のミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Slackの特定のメッセージ投稿をトリガーに、Microsoft SharePointへ自動でフォルダが作成されるため、ファイル管理の初動を効率化し、手作業によるミスを未然に防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackを起点とした情報共有が多く、手作業でのファイル管理に課題を感じている方
• Microsoft SharePointでプロジェクト毎のフォルダ作成を手動で行っているチームの方
• コミュニケーションとファイル管理の連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへの投稿をトリガーに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手動でのフォルダ作成時に発生しがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、管理体制の標準化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」アクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、投稿されたメッセージに特定のキーワードが含まれている場合のみ、後続のアクションが実行されるように条件を指定します。
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意の場所にフォルダを作成します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「スレッドにメッセージを送る」アクションを設定し、トリガーとなったメッセージにフォルダ作成完了の旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、作成先となるサイトやドキュメントライブラリなどを任意で指定してください。
• 作成するフォルダの名称は、トリガーとなったSlackのメッセージ本文など、前のアクションで取得した情報を変数として活用し、動的に設定することが可能です。

■注意事項

• Slack、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。