「新しいスタッフの登録作業に時間がかかる…」「入力ミスが発生し、修正対応に手間がかかる…」そんな悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？
スタッフの増加に伴い、登録作業の重要性も増していきます。正確な情報を反映させることは、スムーズな勤怠管理や働きやすい環境づくりにつながる重要な業務のひとつ。しかし、登録件数が増えれば増えるほど、確認作業の負担も大きくなります。細心の注意を払っていても、修正対応が必要になることもあるでしょう。
そこで導入したいのが、RPAを活用した自動登録システム。
「確認作業の負担が減ると、新しいスタッフの受け入れ準備にも余裕が生まれる！」
本記事では、プログラミング不要で導入できるフローボットテンプレートの設定方法と活用メリットを詳しくご紹介します。ぜひ最後までチェックしてください。
こんな方におすすめ
このフローボットは、こんな要望を持つ方にぴったりです。
スタッフの登録作業に時間がかかりすぎていると感じている方
RPAを活用して、ジョブカン勤怠への登録を自動化したい方
登録完了の状況を確認するために、人事担当者と何度もやりとりしている方
Microsoft Teamsの通知機能を活用し、関係者へスムーズに情報を共有したい方
過去の登録履歴をMicrosoft Teamsの検索機能で簡単に振り返りたい方
ここからは、「フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録し、Microsoft Teamsに通知する」の設定方法を、Yoomのフローボットテンプレート を使って解説します。
[Yoomとは]
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しMicrosoft Teamsに通知する設定手順
この自動化はフォームをトリガーとして動作します。フォームに回答が送信されると、Yoomがデータを取得し、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用してブラウザ上でジョブカン勤怠の従業員情報登録を自動的に行います。人が通常行うデータ入力や画面遷移を、RPAが代わりに操作する仕組みです。さらに、登録作業が完了すると、Microsoft Teams APIを通じて指定されたチャンネルに通知が送られ、関係者全員が登録状況を把握できます。一般的に、こうした仕組みを実現するにはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを使えば、知識がなくても直感的な操作で簡単に設定できます。直感的な操作で、誰でも簡単に設定できます。
連携プロセス
Yoomへマイアプリ登録（Microsoft Teams・ブラウザ操作用アカウント）
テンプレートをコピー
フォームトリガー・ブラウザ操作・アプリ連携
トリガーボタンをオンにし、連携スタート
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しMicrosoft Teamsに通知する
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事前に準備するもの
Chromeの拡張機能
Chrome を使用するためアカウントを準備してください。
Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
Chrome の拡張機能を追加後、管理画面でシークレットモードの実行を許可してください。
ジョブカン勤怠
勤怠会社ID ジョブカン勤怠管理画面右上にあるユーザー名をクリックしてメニューを開き、アカウント情報の変更をクリックします。勤怠会社IDが表示されるので、メモしておきましょう。
グループ管理者ログインIDとパスワード ジョブカン勤怠の管理画面の【スタッフ管理】＞各種設定＞グループ管理者設定…からログイン ID を取得できます。パスワードは表示されていないので、わからない場合は再設定で取得してください。
Microsoft Teams
Microsoft365のログイン情報（メール・電話番号・SkypeID、パスワード）
チャットID 通知を送るチャット上で右クリックし、表示されたメニューの「リンクをコピー」を選択します。コピーしたURLから取得できます。
リンク内に「19: ～ .space」の形式で記載された部分がチャットIDです。 ステップ1 マイアプリ連携の設定
連携するブラウザやアプリの情報をYoomに登録するために、まずYoomのワークスペースにログインしてください。
ブラウザ操作用アカウント
マイアプリ画面の【ブラウザ操作用アカウント】タブを選択し、+新規接続をクリック します。
下の画面が表示されます。
上記を入力し、追加ボタンをクリックするとアカウントの追加が完了です。
※RPAオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプラン・チームプランでは、設定したフローボットのオペレーションやデータコネクトに制限がかかることがあります。トライアル期間中は無料でRPAの機能もお試しいただけます。
アプリの新規接続
マイアプリ画面内の「アプリ」のタブを選択し、＋新規接続をクリック します。
Yoomに接続可能なアプリ一覧が表示されるので、検索窓に連携するアプリ名を入力し、マイアプリ登録を進めてください。
Microsoft Teams
検索結果からMicrosoft Teamsを選択します。下の画面が表示されたら、Microsoft365のログイン情報を入力します。
以上でMicrosoft Teamsのマイアプリ登録は完了です。※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合、認証ができない可能性があります。
ステップ2 Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする 下のバナーをクリックします。
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。
ステップ3 アプリトリガー「従業員情報の登録」 テンプレートの1つ目の工程をクリックします。設定完了の証（水色のランプの点灯）がありますが、サンプル値の設定が必要なため、設定を進めます。
(1/2)フォームを作成 新規登録する従業員情報を取得するフォームを作成します。取得した値をそのままジョブカン勤怠に登録するため、ジョブカン勤怠の形式に合わせて作成するとスムーズです。
事前設定では、下記の質問項目が設定済みです。
右上のプレビューボタンを押すと、フォーム画面の表示を確認できます。
フォームの編集画面に戻り下へスクロールします。
完了ページの設定 フォーム送信完了ページのメッセージ編集ブロックが表示されます。ここは任意の設定ですが、メッセージを設定することで、より丁寧な印象を与えることができます。
アクセス権限
フォームへのアクセス権限はトグルの切り替えで設定できます。
ヘルプ；IP制限に関して
フローボットの起動権限 デフォルトでこのフローボットを作成した人に設定されています。 →次へをクリックします。
※ 取得する項目を増やす場合
フォーム編集画面で、質問項目の一番下にある「＋質問を追加」ボタンをクリックします。
以下の内容を編集できるブロックが追加されます。
追加したい項目名
補足内容
形式（プルダウンメニューを開いて選択します）
例えば、電話番号を追加したい場合、ジョブカン勤怠の形式に合わせて、ハイフンなしの半角数字と補足を入れておくと、エラー防止に役立ちます。
項目の表示順は、項目の左にある6点アイコンを選択しながらドラッグ＆ドロップで入れ替えられます。追加編集が完了したらプレビューで表示確認を行い、次に進みましょう。
(2/2)フォームの表示確認と詳細設定
次の操作で使用するため、編集欄にテスト用の値を入れます。
※ジョブカン勤怠は同じ値を登録できない仕様のため、スタッフコードなどは重複しない値を入力してください。
→保存するをクリックします。
ステップ4 ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」
テンプレートの2つ目の工程をクリックします。ジョブカン勤怠への登録フローをこの工程で設定します。
(1/1)ブラウザ操作の詳細設定
事前設定でジョブカンの管理画面にアクセスから、フォームで取得した従業員情報の入力・登録まで雛形が設定されています。この工程は、Webサイト上でスタッフ登録をする工程を辿っています。
2つ目以降のアクションは、下へスクロールすると確認できます。まずはジョブカン勤怠にログインします。
「2.勤怠会社IDを入力」をクリック すると下の入力画面が表示されます。値の欄に、事前に取得しておいた値を入力して保存するをクリックしましょう。
「3.IDを入力：グループ管理者ログインIDを入力」をクリック して入力画面を開きます。
グループ管理者IDとパスワードを入力するので、アカウントのプルダウンメニューを開き、「＋アカウントを追加」をクリック します。
サービス名は任意の値になります。何のサービスの値かわかるように、【ジョブカン勤怠】と入力します。
IDとパスワードには事前取得した値を入力します。
右下にある保存するをクリック します。
「4.パスワードを入力」を開きます。
3.で入力した情報が引用できます。アカウントのプルダウンメニューを開くと、先ほどIDとパスワードを入力したジョブカン勤怠（サービス名）が表示されますので、選択しましょう。
これ以降は、 フォームから取得した値をジョブカン勤怠に入力する工程になります。
事前設定では、「姓名」「メールアドレス」「スタッフコード」の入力手順とそれぞれに フォームから取得した引用コードが入力されています。姓の場合はこういった画面です。
事前設定では、姓名とメールアドレスとスタッフコードのみが設定されています。電話番号の入力は追加の設定が必要です。
ブラウザ操作の説明に戻ります。アクション一覧を見ると、各アクションとの間にプラスボタンがあります。アクションの途中に新たにアクションを挿入したい場合に使います。
今回はスタッフIDを入力した後、確認画面に遷移するまでに、電話番号の入力を差し込んでみます。プラスボタンをクリックすると、操作メニューが開きます。
メニューの中から、「ブラウザ操作を指定」を選択 します。遷移するURLを入力する画面が表示されます。
ジョブカン勤怠のスタッフ登録画面のURL「https://ssl.jobcan.jp/client/new-employee」を入力します。
「操作を開始する」をクリック すると、別ウィンドウで画面が立ち上がります。
ジョブカンのログイン画面が表示されます。左下に「要素にアクションを設定」と表示されたバナーが表示されていると、Yoomのブラウザ操作中の証です。
勤怠会社IDをクリック すると、操作メニューが表示されます。
フォームに情報を入力を選びます。値を入力する画面が表示されるので、勤怠会社IDを入力して保存するをクリックします。
ブラウザ操作の初めに解説した操作と同じ手順です。
同様に、グループ管理者ログインIDの欄をクリックして「IDを入力」を選択 し、表示された画面からジョブカン勤怠（サービス名）を選択します。
その下のパスワード欄をクリックして、「パスワードを入力」を選択 して、表示された画面からジョブカン勤怠（サービス名）を選択します。
パスワードの入力画面の下にログインボタンをクリック します。
アクションメニューが表示され、「クリック」を選択します。（薄い水色にハイライトされて見えにくくなっていますが、ログインボタンです）
アクション名を入力する画面が表示されるので、ログインするを入力して保存をしましょう。
電話番号の欄をクリックして、アクションメニューを開きます。フォームに情報を入力を選びます。
アクションの操作画面が表示されます。値の欄をクリックすると、「従業員情報の登録」タブ内にフォームから取得した値が表示され、選択すると引用コードが埋め込まれます。
任意ですが、アクション名をわかりやすい名称に編集しておくと、アクション一覧でみた時にわかりやすくなります。編集が終わったら保存するボタンをクリックします。
ブラウザ操作画面の「要素にアクションを設定する」バナーのYoomの画面に戻るボタンをクリックします。
アクション一覧を確認して、重複しているアクションを消して全体を整えます。（設定上ブラウザにログインする操作が必要でしたが、途中ログインのアクションは消去しても問題ありません）
ブラウザ操作オペレーション画面右下の、テストボタンをクリックします。
1.URLにアクセスから順にアクションのテストが始まります。
全部成功したことを確認します。
ジョブカン勤怠のスタッフ一覧で、テストの登録が確認できました。
→保存する をクリックします。
※エラーが発生する場合、以下の要因が考えられます。
ジョブカン勤怠の基本設定が終わっていない（10分単位か15分単位の計算にするなど）
メールアドレスやスタッフIDが重複している（ジョブカン勤怠の仕様で、同じ値は登録ができないようになっています）
ステップ5 アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」
テンプレートの3つ目の工程をクリックしてください。Microsoft Teamsへの通知内容を編集します。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択 こちらは初期設定済みです。
アプリトリガーのタイトル
アプリ
Microsoft Teamsと連携するアカウント情報
アクション
→次へをクリックします。
(2/2)API接続設定
スペースのリソース名 編集欄をクリックするとプルダウンが開き、連携済みMicrosoft Teamsのスペース名が表示されます。スペース名を選択すると、IDが引用されます。
メッセージ内容 通知する定型文を作成し、特定のメンバーへのメンションも可能です。
編集欄をクリックするとフォームから取得した項目が、プルダウンメニューに表示されます。
ジョブカン勤怠の登録が終わったら通知する仕組みなので、「登録が完了しました」だけでもよいですが、氏名やスタッフコードの情報を引用コードを用いたら、わかりやすくて便利です。
Microsoft Teamsでは、通知メッセージをより視覚的に整理するために、一部のHTMLタグがサポートされています。そのため、改行はタグ<br/>を挿入する必要があります。
メンションを設定する場合は、メッセージ編集エリアの下の、メンション値を紐付けするボックスに値を入力します。添付ファイル情報も同じく値を挿入します。
入力が終わったら、左下にあるテストボタンをクリックします。
成功！
→保存するをクリックします。 これで、今回の工程は以上です。
ステップ6 アプリトリガーをONにする 全ての工程が設定されると、完了画面が表示されます。
トリガーをONにした後、テンプレートの左上にあるトグルを使用して、フローボットを起動します。
プログラミング不要でフローボットの設定が簡単に完了しました。 トリガーをONにすると、フォームのリンクを取得できるようになります。 右上のボタンからフォームのリンクを取得して、運用を始めてみましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しMicrosoft Teamsに通知する
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もっと活用！RPA×Microsoft Teamsでできる便利な自動化3選 RPAとMicrosoft Teamsを連携させることで、日々の業務がよりスムーズに。ここでは、活用の幅をさらに広げる3つの自動化フローをご紹介します。
1. ECサイトのランキングを自動取得し、Microsoft Teamsで共有
ECサイトの売れ筋ランキングはマーケティング戦略を考える上で欠かせない情報です。しかし、毎日手作業でチェックしデータをまとめるのは、なかなかの手間。このフローを導入すると、RPAが自動で最新のランキングを取得し、Microsoft Teamsへ通知。チーム全員がリアルタイムで状況を把握できるため、売れ行きを見ながら迅速に次の施策を考えることができます。
毎日、自社出品カテゴリの商品ランキングを自動取得しMicrosoft Teamsに通知する
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2. Google フォームからの登録をジョブカン勤怠とMicrosoft Teamsへ自動連携 スタッフの情報をフォームで収集した後、ジョブカン勤怠に手動で入力する作業は、正確さが求められる分、時間がかかるもの。特に、繁忙期は入力作業が重なり、負担が増してしまいます。このフローを活用すれば、Google フォームに入力された情報をRPAが自動でジョブカン勤怠に登録し、完了通知をMicrosoft Teamsで送信。手動でのログインや入力作業を削減し、登録の精度向上と業務効率化を同時に実現できます。
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しMicrosoft Teamsに通知する
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3. Webサイトの最新情報を取得し、Microsoft Teamsへ通知 市場動向や競合情報をタイムリーに把握することは、ビジネスに欠かせません。しかし、毎日複数のサイトをチェックし、必要な情報を抜き出すのは手間がかかる作業です。このフローを導入すると、RPAが指定したWebサイトの最新情報を取得し、Microsoft Teamsに通知します。関係者全員が同じ情報をすばやく共有でき、情報収集にかかる手間を大幅に削減できます。
毎日Webサイトの情報を取得してMicrosoft Teamsに通知する
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フォームで従業員が登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録し、Microsoft Teamsに通知するメリットと具体的な活用シーン3選
ここまで、RPAとMicrosoft Teamsを活用した自動化フローの設定方法や可能性についてご紹介しました。では、実際にどのような場面で役立つのか、3つの活用シーンを見ていきましょう。
1. 登録作業の負担を軽減
新規スタッフの登録作業は、ミスのないよう慎重に行う必要があります。しかし、手作業が多いと、どうしても入力ミスや登録漏れが発生することも。この自動化フローを導入すれば、RPAがフォームの新規スタッフ情報を正確に処理し、ジョブカン勤怠へ自動登録。作業時間を短縮し、登録ミスも防げます。さらに、登録完了報告も自動化されるため、人事担当者は、より人力が必要な業務へ取り組む時間を確保できます。
2. Microsoft Teams通知で登録状況をオンタイム共有
「登録完了しているのか？」と確認のやりとりを繰り返していませんか？業務が立て込んでいると、必要な情報をスムーズに共有するのが難しくなることもあります。このフローなら、登録完了と同時にMicrosoft Teamsのチャンネルへ自動通知され、関係者全員がオンタイムで状況を把握できます。これにより、受け入れ準備をスムーズに進められます。さらに、Teamsの検索機能を使えば、過去の登録履歴も簡単に振り返ることが可能です。
3. スタッフのスムーズな受け入れ
新しいスタッフが入社しても、勤怠システムに登録されていなかったせいで「初日に打刻ができない」「勤務時間が記録されていない」といったトラブルが発生することもあります。このフローを導入すると、ジョブカン勤怠への登録が自動化され、初出勤前に情報が確実に反映されます。さらに、登録完了の通知がMicrosoft Teamsで共有されるため、確認作業の負担を減らし、スタッフの受け入れをスムーズに進めることができます。
まとめ 「新しいスタッフの登録作業に時間がかかる…」「入力ミスが発生し、修正対応に手間がかかる…」そんな悩みを解決するのが、RPA×Microsoft Teamsの自動化フローです。このフローなら、急な担当者不在時でも、新規スタッフの登録作業がストップする心配もありません。
Yoomのフローボットテンプレートなら、プログラミング不要で簡単に導入可能！アカウントを用意すれば、すぐに試せます。 ぜひ、無料トライアルをお試しください！
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しMicrosoft Teamsに通知する
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では、またお会いしましょう！
