フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しMicrosoft Teamsに通知する

■概要

新しい従業員が入社するたびに、勤怠管理システムや社内チャットツールへ同じ情報を繰り返し手入力していませんか？
こうした定型的ながらも重要な作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Yoomフォームへの一度の情報入力で、RPAによるジョブカン勤怠への自動登録とMicrosoft Teamsへの完了通知までを完結させ、入社手続きの効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ジョブカン勤怠への従業員登録を手作業で行い、負担を感じている方
• Microsoft Teamsを活用した入社連絡など、手作業での情報共有を効率化したい方
• RPAの活用により、Webブラウザ上でのシステム入力作業そのものを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの一度の入力でジョブカン勤怠への登録が完了するため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムへの手入力がなくなることで、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な従業員情報管理に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. フォームトリガー機能を選択し、従業員情報を入力するためのフォームを作成します。
3. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、フォームで受け取った情報をもとにジョブカン勤怠へ従業員情報を登録する操作を設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を選択し、関係部署のチャネルに従業員登録が完了した旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「ブラウザを操作する」では、ジョブカン勤怠のログインページや従業員登録ページなど、操作対象としたいWebページを任意で指定し、具体的なクリックや入力といった操作内容を設定できます。
• 「チャネルにメッセージを送る」では、通知先のチャネルを自由に設定できるほか、フォームで受け取った従業員名などの情報を変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Microsoft TeamsをYoomと連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。