Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しMicrosoft Teamsに通知する

■概要

従業員が新しく入社するたびに、各種システムへ情報を手入力し、関係各所に連絡する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりがちです。

特にGoogleフォームで受け付けた情報を、勤怠管理システムに転記する作業は、単純ながらも重要な業務ではないでしょうか。

このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーに、RPAがジョブカン勤怠へ従業員情報を自動で登録し、Microsoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームとジョブカン勤怠を用いて従業員情報を管理している人事労務担当の方
• 従業員の入社手続きにおける手作業でのデータ入力や連絡に、手間や時間を要している方
• 入社手続きの業務を自動化し、ヒューマンエラーの削減や業務標準化を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの情報登録後、RPAが自動でジョブカン勤怠へ情報を登録するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いやMicrosoft Teamsへの通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとMicrosoft Teams、ブラウザ操作用アカウントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、従業員登録用のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ジョブカン勤怠にログイン後、フォームの回答内容を従業員情報として登録する操作を設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、従業員が登録された旨を関係者へ通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、実際に使用している従業員登録用のフォームを任意で指定してください。
• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、ジョブカン勤怠のログイン情報や、登録する項目の内容を実際の運用に合わせて設定してください。
• Microsoft Teamsへの通知アクションでは、通知先のチャネルやメッセージ本文を、実際の運用に合わせて自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• Yoomのブラウザ操作用アカウントにジョブカン勤怠のグループ管理者ログインIDとパスワードを登録してください。