Trelloとメールを連携！タスク作成時に即座に通知を送る設定手順

今回ご紹介するフローは、Trelloにカードを作成したら、Yoomの提供するAPIを用いて、メールを送ることで実現できます。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現可能です！

[Yoomとは]

今回は大きく分けて以下のプロセスでフローを作成していきます。

• Trelloをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Trelloでトリガー設定後、Yoomでアクションを設定
• トリガーをON

すでにYoomを利用している方はログインし、まだYoomを利用していない方は、こちらから無料登録を行ってください。

ステップ1:Trelloのマイアプリ連携

上記画面の通り、「新規接続」をクリックしたら、Trelloを検索しましょう。

上記画面が表示されたら、必須項目を入力し「追加」をクリックします。
※Trelloのマイアプリ連携の詳細はこちらをご確認ください。
尚、フロー設定時にもトークンとAPIキーを使用しますので、値をどこかに貼り付けておくと便利です！

以上で、マイアプリ連携完了です！

‍ステップ2:テンプレートのコピー

それでは自動化の設定を行っていきましょう！
以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

自動的にテンプレートがコピーされ、上記画面が表示されるので「OK」をクリックしましょう。
因みに、テンプレートはマイプロジェクト（画面左部分）に自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認できます。

ステップ3:カードが新たに作成されたら起動するトリガーの設定

Trelloアイコンの「カードが新たに作成されたら」をクリックし設定していきます。

上記画面は設定済みです。
トリガーアクションは「カードが新たに作成されたら」を選択して、次のページに進みましょう。

必須項目を枠外の注釈を参考に設定したら、テストを行い「次へ」をクリックします。

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Trelloにテスト用のタスクを登録したら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、アウトプットが取得されるため、確認できたら「保存」をクリックしましょう。

これで、アプリトリガーの設定が完了しました！

ステップ4:Yoomでメールを送る

続いて、「メールを送る」をクリックし設定します。

宛先、件名、本文は自由に設定できます。
本文は、デフォルトで上記画面のように設定されています。
このように設定することで、Trelloでカードが作成されたら自動で「カードが追加されたボード名」と「カードが追加されたリスト名」を取得し、メールの本文に引用することができます。

設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。

メール送信のテスト画面が表示されるので、問題が無いか確認できたらテストを実行してください。
テストが成功したら「保存する」をクリックし、設定完了です！

ステップ5:トリガーをONにする

ここまでの全ての設定が完了すると、上記画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしましょう。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
これで「Trelloでカードを作成後、メールを通知する」フローの完成です！

さらに自動化するには

先ほど作成したフローをさらに自動化し、データベースにタスク情報を登録する方法を設定してみましょう！

〈設定方法〉

「カードが新たに作成されたら（Webhook）」項目の下にある「+」マークをクリックしてください。
Microsoft Excelを検索し「レコードを追加する」というアクションを設定しましょう。
このアクションを追加で設定することで、Trelloでカードが新たに作成されたら「カード名」や「カードID」等といったTrelloのカード情報をMicrosoft Excelに自動で引用し情報を蓄積できるため、情報の整理を効率よく行え、進捗状況の確認などに役立てますよ！

Trelloでカードが新たに作成されたら、Gmailに通知する方法

ここからは、先ほど作成したフローと類似の自動化フローをご紹介します！
まずは、Trelloでカードが新たに作成されたら、Gmailに通知する自動化フローをご紹介します。

まずは、下記テンプレートをクリックしてコピーしましょう。

「カードが新たに作成されたら」という項目は、先ほどのフローで説明済みのため、Gmailアイコンの「メールを送る」という項目から設定方法を説明いたします！

Gmailと連携するアカウント情報に誤りが無いか確認してください。

メールの本文は自由に設定できます。
上記画面のように設定すると、Trelloのカード情報をGmailの本文に自動で引用できます。

設定が完了したら、次のページに進み、テスト後「保存する」をクリックしてください。

Outlookの受信内容からTrelloにカードを作成する方法

今度は、Outlookの受信内容からTrelloにカードを作成する方法についてご紹介します！

下記テンプレートをコピーしてください。

アプリトリガーの「メールを受信したら」をクリックしましょう。

設定を確認し問題なければ、そのまま次のページに進みます。

トリガーの起動間隔を5分/10分/15分/30分/60分から選択してください。
※使用するプランによって起動間隔は異なるのでご注意ください。

メールフォルダIDは、候補から選択しましょう。

設定後、テストが成功したら保存します。

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次に、Trelloアイコンの「新しいカードを作成」を設定します。

設定を確認し問題なければ、そのまま次のページに進みます。

上記画像の必須項目を、枠外の注釈を参考に入力してください。

タイトルと説明は上記画像のように設定されています。
このように設定することで、Outlookの受信内容を自動でTrelloに引用できます。

設定が完了したらテストを実行し、保存できたら完成です！

Trelloを使ったその他の自動化例

その他の便利な連携フローを3つご紹介します！

1. フォームの回答内容をTrelloに自動で登録できるフローです。
このフローを活用すると、フォームの回答を自動でTrelloに登録できるため、手動での入力作業が不要になり、データ入力の手間を削減できます。
また、自動連携によりヒューマンエラーを防ぎ、正確なデータ管理が実現します。

2.指定のスケジュールになったら、Trelloで課題を取得しGoogle スプレッドシートに自動で追加できるフローです。
このフローを活用すると、Google スプレッドシートにTrelloの課題を自動で集約できるため、一覧で確認できるようになり、業務効率の向上が期待できます。

3. Trelloでカードが登録されたらNotionに自動で追加できるフローです。
このフローを活用することでTrelloの情報を、自動でNotionに追加できるため、手入力の手間を省き、他の業務に時間を充てる事が期待できます。
また手入力によるミスを削減できるため、情報の正確性を高く保てる可能性があります。

まとめ

本ブログでは、Trelloでカードを作成したら、メールを自動送信する方法をご紹介しました！
この仕組みを導入することで、タスク追加のたびにメンバーへ通知を送る手間を省くことができ、伝達漏れのリスクも軽減できますよ。
さらにフローを応用することで、Trelloのカード情報の詳細を、メール本文に引用し、情報共有の質をより高められるのもポイントです。

また、Gmailへの通知やOutlookの受信メールをTrelloに登録するフローなど、Trelloの活用方法は多岐にわたります。
日々の業務をより効率化するために、ぜひこれらの自動化フローを活用してみてくださいね！