ステップ2: フォームトリガーの設定
まずは、入社申請がされたらフローボットが起動するようにするため、フォームトリガーの設定を行います。
コピーしたテンプレートから、「入社申請」をクリックします。
入社申請フォームの作成画面が表示されるので、申請に必要な項目を設定してください。
ここで設定した項目でアウトプットが取得できるため、マネーフォワード クラウド債務支払にユーザー登録する際に、自動で情報を反映できるようになります。
今回は、下図のようなフォームを作成してみました!
※【アクセス制限】設定について
フォームへのアクセス権限を許可されているIPアドレスのみ閲覧可能にしたい方は、「ON」にしてください。
※【共有フォーム利用時のフローボットの起動者】について
・フローボットを作成したメンバー:フローボット作成者(自分)としたい方はこちらを選択してください
・フォームを送信したメンバー:フォーム送信者としたい方はこちらを選択してください
このように設定すると、下図のようなフォームが作成されます。
▼ 入社申請フォーム画面 ▼
▼ フォーム送信完了画面 ▼
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
作成した入社申請フォームからアウトプットが取得されるので、内容を確認して「保存」しましょう。
ステップ3:承認依頼とマネーフォワード クラウド債務支払のアクション設定
続いて、入社申請の承認依頼について設定を行います。
「承認を依頼する」をクリックします。
承認依頼の詳細設定画面が表示されるので、以下のように設定を行います。
【タイトル】
必要に応じて変更してください。
【承認者】
以下の4つの選択肢から選択してください。
《フローボットを起動したメンバー》
先ほどのフォーム設定時にフローボットの起動者を「フローボット作成者(自分)」としていて、フローボット作成者(自分)が承認を行う場合はこちらを選択します
《特定の承認者を指定》
Yoomにユーザー登録しているチームメンバーで、承認者を指定したい場合は、こちらを選択します。候補が表示されるので、候補から選択しましょう。
※複数人指定することも可能です
《メールアドレスで担当者を指定(メンバーのみ)》
Yoomにユーザー登録しているチームメンバーで、メールアドレスで承認者を指定したい場合は、こちらを選択します。
《メールアドレスで担当者を指定(外部ユーザー指定可)》
Yoomに登録していない外部ユーザーに、メールアドレスで承認者を指定したい場合は、こちらを選択します。この場合、承認依頼から30日後の12:00までに承認が行われないと、自動的にフローボットが停止される有効期限が設定されているので、注意してください。
【承認内容の詳細】
ここでは、定型文と、先ほど作成した入社申請フォームから取得したアウトプットを引用することで、入社申請ごとの内容に合わせた承認依頼を自動送信できるようになります。
【承認完了条件】
《誰かが承認したら》
承認者を複数人に設定していて、そのうちの誰かが承認すれば承認完了とする場合は、こちらを選択します。
《全員が承認したら》
承認者を複数人に設定していて、その全員が承認すれば承認完了とする場合は、こちらを選択します。
※承認者を一人に設定している場合は、どちらを選択しても問題ありません。
【差し戻し先のオペレーション】
デフォルトで「直前の対応・承認依頼または担当者が事前確認を行うオペレーション」が選択されており、このままで問題ありません。
設定が完了したら「保存」しましょう。
続いて、自動でマネーフォワード クラウド債務支払にユーザー登録する設定を行います。
「従業員を追加」をクリックします。
連携アカウントの設定画面が表示されるので、以下のように設定を行い、「次へ」をクリックします。
・タイトル:必要に応じて変更してください
・アプリ:マネーフォワード クラウド債務支払が選択されていることを確認します
・連携するアカウント情報:連携したいアカウントを選択します
・アクション:「従業員を追加」が選択されていることを確認します
次に、自動的に従業員を追加する際の詳細設定を行います。
「事業者ID」欄をクリックすると、連携したアカウントから候補が表示されるので、候補から選択しましょう。
「メールアドレス」「従業員名」「従業員番号」を、入社申請フォームから取得したアウトプットを引用して設定します。
こうすることで、従業員ごとの情報に合わせた内容で、ユーザー追加を自動的に行えるようになります。
その他の項目についても、適宜必要に応じて設定してください。
「所属部門」など、従業員ごとに異なる情報については、入社申請フォームから取得したアウトプットを引用しましょう。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存」します。
ステップ4:トリガーをONにして動作確認
これで全ての設定が完了しました!トリガーを「ON」にして、動作確認をしましょう。
設定お疲れ様でした!
今回ご紹介したテンプレートは、下記のバナーの右側にある「試してみる」をクリックすると、コピーして活用いただけます。
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