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問い合わせ情報が各ツールに分散していると、対応の抜け漏れや情報共有の遅れが発生しがちです。
そこでおすすめなのが、「Zendeskにチケットが作成されたら、HubSpotにも自動でチケットを作成する」仕組みの導入です。
本記事では、この連携を活用することで得られるメリットと連携方法を具体例や画像とともに解説します。
業務効率化や顧客満足度向上を目指す方は参考にしてください！
それではここからノーコードツールYoomを使って、Zendeskにチケットが作成されたら、HubSpotにもチケットを作成する方法を説明します。
[Yoomとは]
Zendeskにチケットを作成すると、その情報が自動でHubSpotに反映されます。これにより、HubSpotに情報を一元化することができます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
Zendeskにチケットが作成されたら、HubSpotにもチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カスタマーサポートチーム
・Zendeskでのチケット管理と同時にHubSpotでも顧客対応の履歴を一元管理したいチーム
・顧客サポートの効率化と情報の一元化を図りたいチーム
2.営業部門
・Zendeskで発生した顧客の問題や問い合わせをHubSpotで共有し、営業活動に役立てたいチーム
・顧客の問い合わせ履歴を基に、適切なフォローアップや提案を行いたいチーム
3.マーケティングチーム
・Zendeskのチケット情報をHubSpotに連携し、顧客インサイトを得てマーケティング戦略に反映させたいチーム
・顧客の問い合わせ内容からニーズを把握し、マーケティング活動に活かしたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・Zendeskでチケットが作成された際に自動的にHubSpotにもチケットを作成することで、手動でのデータ入力の手間を省くことができます。
・顧客の問い合わせ内容や対応状況をHubSpotで一元管理することで、迅速かつ適切な対応が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、ZendeskのそれぞれとYoomを連携させてください。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Zendeskをクリックします。
※Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
(3)「Zendeskの新規登録」画面から、赤枠を確認の上、アカウント名、メールアドレス、APIトークンを入力し、「追加」をクリックします。
(4)次にHubSpotの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からHubSpotをクリックします。
(5)アカウントを持っている方は「Sign in to your Hubspot account」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにZendeskとHubSpotが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
■概要
Zendeskにチケットが作成されたら、HubSpotにもチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カスタマーサポートチーム
・Zendeskでのチケット管理と同時にHubSpotでも顧客対応の履歴を一元管理したいチーム
・顧客サポートの効率化と情報の一元化を図りたいチーム
2.営業部門
・Zendeskで発生した顧客の問題や問い合わせをHubSpotで共有し、営業活動に役立てたいチーム
・顧客の問い合わせ履歴を基に、適切なフォローアップや提案を行いたいチーム
3.マーケティングチーム
・Zendeskのチケット情報をHubSpotに連携し、顧客インサイトを得てマーケティング戦略に反映させたいチーム
・顧客の問い合わせ内容からニーズを把握し、マーケティング活動に活かしたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・Zendeskでチケットが作成された際に自動的にHubSpotにもチケットを作成することで、手動でのデータ入力の手間を省くことができます。
・顧客の問い合わせ内容や対応状況をHubSpotで一元管理することで、迅速かつ適切な対応が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、ZendeskのそれぞれとYoomを連携させてください。
アプリトリガーの「新しいチケットが作成されたら」をクリックします。
(2)Zendeskの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Zendeskと連携するアカウント情報に、誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「新しいチケットが作成されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
下へ進み、赤線を確認の上、サブドメインを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(1)次に、HubSpotと連携し、チケットを作成します。
「チケットを作成」をクリックします。
(2)HubSpotの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、HubSpotと連携するアカウント情報に、誤りがないかを確認し、アクションは「チケットを作成」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、チケット名をアウトプットから選択します。
下へ進み、赤枠を確認の上、パイプラインステージを入力します。
それ以外の項目は必須項目ではありません。必要な項目に入力を行ってください。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「Zendeskにチケットが作成されたら、HubSpotにもチケットを作成する」フローボットの完成です。
■概要
Zendeskにチケットが作成されたら、HubSpotにもチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カスタマーサポートチーム
・Zendeskでのチケット管理と同時にHubSpotでも顧客対応の履歴を一元管理したいチーム
・顧客サポートの効率化と情報の一元化を図りたいチーム
2.営業部門
・Zendeskで発生した顧客の問題や問い合わせをHubSpotで共有し、営業活動に役立てたいチーム
・顧客の問い合わせ履歴を基に、適切なフォローアップや提案を行いたいチーム
3.マーケティングチーム
・Zendeskのチケット情報をHubSpotに連携し、顧客インサイトを得てマーケティング戦略に反映させたいチーム
・顧客の問い合わせ内容からニーズを把握し、マーケティング活動に活かしたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・Zendeskでチケットが作成された際に自動的にHubSpotにもチケットを作成することで、手動でのデータ入力の手間を省くことができます。
・顧客の問い合わせ内容や対応状況をHubSpotで一元管理することで、迅速かつ適切な対応が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、ZendeskのそれぞれとYoomを連携させてください。
Yoomでは他にもZendeskやHubSpotを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.HubSpotで送信されたフォーム情報をもとにZendeskにチケットを作成する
HubSpotとZendeskを連携させることで、お客様からの問い合わせやフィードバックをすぐにチケット化できます。これにより、問い合わせ対応がスムーズに進むでしょう。また、フォーム情報が自動でZendeskに取り込まれるため、データ入力ミスを防ぎ、業務効率の向上が期待できます。
■概要
HubSpotのフォームからいただいたお問い合わせを、一件ずつZendeskに手入力していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用することで、HubSpotのフォームが送信されると同時に、Zendeskにチケットが自動で作成されるため、対応の迅速化と業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Zendeskにチケットを作成する
このフローを活用すると、Zendeskへ転記する手間を省けます。また、顧客情報が自動で連携されるため、他部署間との情報共有が効率化されるでしょう。
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Zendeskにチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客情報の管理を効率化したい方
・カスタマーサポート担当者
・セールスマネージャー
・CRM管理者
2.手動での顧客情報連携作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・顧客対応の迅速化を図りたいサポートチームリーダー
3.HubSpotとZendeskを日常的に活用している方
・HubSpotを使用して顧客情報を管理しているユーザー
・Zendeskを利用してサポートチケットを管理している担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動作業を減らし、業務プロセスをスムーズに進めることができます。
・顧客情報が自動的に連携されるため、サポートチーム内での情報共有が効率的に行えます。
■注意事項
・HubSpot、ZendeskのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
3.指定のスケジュールになったら、Googleカレンダーに予定を作成しHubSpotと連携してメモを作成する
スケジュールを指定することで、一連の流れが自動で作成されるため、手作業で行う手間を減らすことが期待できます。また、予めスケジュールを指定しておくことで、業務の漏れを防ぐことができるでしょう。
■概要
指定のスケジュールになったら担当者に依頼後、Googleカレンダーに予定を作成しHubSpotと連携してメモを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内の予定をGoogleカレンダーで管理している企業の方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
2.HubSpotを利用して企業の管理を行なっている会社の担当者
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・マーケティングなどの業務を請け負っている企業の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・登録内容をもとに自動でフローボットが起動する為、業務の漏れの改善に繋がります。
・定例ミーティング作成を自動化するのでスケジュール管理がスムーズに行えます。
■注意事項
・HubSpot、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
さらに、ZendeskやHubSpotを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
ZendeskのチケットをHubSpotにも自動で作成することで、対応の抜け漏れを防ぐことができるでしょう。
問い合わせ対応が分散していると、特定のチームや担当者が情報を把握しておらず、顧客対応が遅れる可能性があります。
しかし、HubSpotにチケットが自動作成されれば、営業やマーケティング担当者もタイムリーに状況を把握でき、必要に応じてフォローアップがしやすくなります。
例えば、ある企業で営業担当が商談を進めている顧客が「導入前に機能について詳しく知りたい」とZendesk経由で問い合わせた場合、HubSpotにチケットが作成されることで、営業担当者はその問い合わせをすぐに認識できるでしょう。
ZendeskのチケットがHubSpotに反映されることで、カスタマーサポート、営業、マーケティングなど、異なる部門間での情報共有がスムーズになるでしょう。
情報がサイロ化されると、各部門が顧客の状況を十分に把握できず、対応がちぐはぐになりがちですが、連携を行うことでこの問題の解消が期待できます。
例えば、サポートチームがZendeskで対応した顧客の問い合わせ内容がHubSpotにも記録されていれば、営業担当者は「この顧客は最近サポートに問い合わせをしていたが、問題は解決しただろうか？」と状況を把握し、適切なフォローを行うことができるでしょう。
ZendeskとHubSpotを連携させることで、手作業のデータ入力を削減し、業務の効率化が期待できます。
通常、サポートチームがZendeskで受けた問い合わせ内容を営業担当がHubSpotに手動で入力する場合、時間がかかるだけでなく、入力ミスや情報の抜け漏れが発生する可能性があります。しかし、チケットが自動でHubSpotに作成されることで、これらのリスクを防ぐことができるでしょう。
例えば、サポート担当者がZendesk上で顧客対応をした際、HubSpotにも自動でその内容が記録されるため、営業担当者は別途データを転記する手間を減らすことができます。その結果、作業が削減され、より本質的な業務に集中できるでしょう。
ZendeskとHubSpotを連携させることで、対応の抜け漏れを防ぎ、チーム間の情報共有をスムーズに進められそうですね！
さらに、業務の自動化による効率化や、データ活用による分析・改善も可能になるでしょう。
この連携を活用すれば、サポート・営業・マーケティングがシームレスにつながり、よりスピーディーかつ適切な顧客対応の実現が期待できます。
顧客対応の質を高め、業務を効率化したいと考えている方は、ぜひZendeskとHubSpotの連携を試してみてください！
