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顧客からの問い合わせ対応や顧客管理を行う上で、ZendeskやSalesforceのようなビジネスツールを併用すると業務が行いやすくなります。しかし一方で、ツールの往来の手間を減らせたらな…と感じている方も少なくないでしょう。
Yoomを活用してZendeskとSalesforceを連携させることで、Zendeskでチケットを作成した後、その情報をSalesforceへ自動的に反映します。
これにより、チケット情報をSalesforceに手動で入力する手間を削減できる可能性があります。
作業の自動化によって、Zendeskの情報がSalesforceにそのまま反映されることで、管理するデータの正確性を維持できるようになるかもしれません。
本記事では、Zendeskでチケットが作成されたらSalesforceに連携する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務に取り入れることで、データ管理の効率化とヒューマンエラーの削減が実現できるのでぜひご覧ください。
では、「Zendeskでチケットが作成されたらSalesforceに連携する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
まず、Zendeskでチケットが作成されたことをZendeskのAPIを利用して受け取ります。
その後、Salesforceの提供するAPIを用いてSalesforceにZendeskで作成されたチケット情報を指定したフォーマットで登録することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)まずはZendeskをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からZendeskを検索してください。
(2)Zendeskのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
(3)「アカウント名」と「メールアドレス」、「APIトークン」を入力し、［追加］をクリックします。
まずは、Zendeskの接続が完了しました。
Zendeskのマイアプリ登録方法は、こちらのページもご確認ください。
(4)次にSalesforceを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でSalesforceのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(5)Salesforceのログイン画面に移行するので、「ユーザー名」、「パスワード」を入力し［ログイン］をクリックしましょう。
※Yoomとの連携には、Salesforce側でも一部設定が必要です。Salesforce側での設定手順はこちら
※Zendesk・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは5つです。
(1)まず、Zendeskのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Zendeskでチケットが作成されたらSalesforceに連携する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のアクション「新しいチケットが作成されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(5)「サブドメイン」にも情報を入力した後［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(6)次に、2つ目のアクション「ユーザー情報を取得」をクリックしてください。
(7)連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(8)次の画面で「サブドメイン」と「ユーザーID」に情報を入力します。
「ユーザーID」で入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
(9)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)続いて、3つ目のアクション「チケット作成日を変換」をクリックします。
Yoomで取得したデータは、データ変換オペレーションにより 「置換」や 「抽出」 を用いてアウトプットとして取得でき、 その際、【 正規表現 】を用いた定義が必要となります。
「データを操作・変換する」について、詳しくはこちらをご確認ください。
(2)このフローでは、Zendeskのチケット情報をSalesforceに反映する際、アプリの仕様に沿ったデータに置き換える必要があります。
今回は、置換対象を『チケットの作成日』に指定することを想定しています。
以下の画面のように、取得したアウトプット【作成日】を引用し設定を行います。
(3)こちらの記事を参照し、「置換箇所を正規表現で指定」と「置換後の文字列」に運用に沿った情報を入力します。
情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)次に、4つ目のアクション「メールアドレスが一致する取引先責任者を検索」をクリックしましょう。
(2)連携するアカウント情報と『データベースの連携』にも注釈に沿って情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面では、Salesforceの指定したテーブルから条件に合うレコードを1行取得する設定を行います。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
（以下は例として、取得したいレコードの条件として『メール (Email)』を指定し、条件を『等しい』、条件と一致する情報を『メールアドレス』(アウトプット活用)と設定したものです。）
運用に合わせて任意に設定を行ってください。
(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(5)最後に、5つ目のステップ「取引先責任者オブジェクトに活動を登録」をクリックしてください。
(6)連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
次の画面で『追加するレコードの値』にSalesforceに反映したい情報を入力しましょう。
入力バーをクリックすると、取得したアウトプットを引用できます。
(7)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもSalesforceを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Salesforceに取引先が登録されると、自動的にOneDriveにフォルダが作成されるため、これまで手動でフォルダを作成していた時間を短縮できるかもしれません。
また、フォルダの作成忘れや重複作成のミスが減る可能性があります。
リード情報を一元管理し、メールを通じたフォローアップを自動化したい方におすすめです。
Salesforceで新しいリードが作成されるたびに、手動でSendGridに追加する手間を省けるため、作業時間の短縮が期待できます。
SalesforceとChatworkを連携させることで、営業活動を効率化でき、チームの連携をより強化できる可能性があります。
締結完了後の必要な手続きや次の商談への準備を促すことにもつながります。
Zendeskのチケット内容をSalesforceに入力する際、確認する情報が多く複雑化していれば誤入力や転記ミスが発生する可能性もあります。
例えば、顧客からのサービスに関する問い合わせがZendeskでチケットとして作成後、Salesforceにその内容が自動反映されます。
Salesforce側で問い合わせ内容を確認した営業チームは、チケットの内容に基づいた詳細情報により、状況を把握しやすくなるでしょう。
手作業による入力ミスや情報の漏れが防止されるので、誤認識のリスクを最小限に抑えることができるようになるかもしれません。
Zendeskで作成されたチケットがSalesforceに連携されることで、異なるチーム間の情報共有や状況確認がスムーズに行える可能性があります。
例えば、サポートチームがZendeskで受けた問い合わせ内容を、営業チームがよく使用しているSalesforce側で確認する、という体制を導入したと仮定します。
営業担当者は、どのような問い合わせがどの顧客から届いたのかをSalesforceのアプリのみで確認できるので、逐一サポートチームへ顧客の問い合わせ状況を確認する頻度を減らせるかもしれません。
確認依頼を受けるスタッフの負担軽減も期待できるでしょう。
異なるアプリ間の横断作業で手間を感じることも多いかと思います。
Zendeskでチケット作成後、その情報がSalesforceに自動的に反映されることになれば、手動プロセスが省略されるので、時間や人材のリソースの最適化が図れます。
例えば、Zendeskのチケット情報をSalesforceへ転記する際に費やしていた時間が減少し、担当スタッフは業務に余裕を持って臨めるようになるかもしれません。
自動化フローを取り入れることで、空いたリソースを顧客対応の質の向上のための活動に充てられる可能性があります。
今回紹介したZendeskとSalesforceのアプリ連携を日常業務に取り入れることで、Zendeskで作成されたチケット情報がSalesforceに自動連携されます。
従来のチケット情報をSalesforceに転記する作業を省略でき、異なるアプリの横断作業の手間が減る可能性があるでしょう。
Zendeskのチケット情報が自動的にSalesforceに反映されるので、情報の転記作業におけるヒューマンエラーの防止が期待できます。
ノーコードで簡単に設定できるため、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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