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Zoho CRMとMicrosoft Excelを利用すると、顧客情報の管理やデータ分析が効率化するかもしれません。
しかし、Zoho CRMに登録したリード情報をMicrosoft Excelに手動で転記する作業が発生し、転記ミスや情報反映のタイムラグも課題になります。
2つのツールを連携すれば、リード情報の転記を自動化できるため、手動登録で発生する課題を解決できるでしょう。
本記事では、Zoho CRMとMicrosoft Excelをノーコードで連携する方法を紹介します。
プログラミング知識がなくても簡単に設定できるので、自動化を導入する際は参考にしてみてください。
Zoho CRMに登録したリード情報をMicrosoft Excelに手動で転記する作業は、時間がかかります。
転記作業に時間がかかると、顧客対応などの重要な業務に割ける時間が減少します。
2つのツールを連携すれば、Zoho CRMに登録したリード情報をMicrosoft Excelに自動で追加できるため、担当者の業務効率が向上するでしょう。
例えば、リード情報の登録後、顧客へ素早くアプローチしたい場合、手動での登録作業がアプローチを遅延させます。
自動化によりリード情報の登録作業を削減できれば、リード顧客へのアプローチが迅速化するでしょう。
手動でデータを転記する際は、入力ミスや記入漏れが発生してしまいます。
ミスが起きれば確認作業が発生することで業務が遅延することや、間違った情報を基に業務を進めてしまう可能性があります。
Zoho CRMとMicrosoft Excelの連携によりリード情報が自動で反映されれば、Microsoft Excelへ転記する際の入力ミスを防止でき、整合性が取れたデータ管理が可能になるでしょう。
例えば、広告を利用してリード獲得数が増加した場合は、担当者は登録作業に追われてミスが発生しやすくなります。
自動化を導入すれば、Zoho CRMへの登録に集中できるため、入力ミスが減少するでしょう。
手動でリード情報を転記する際は、タイムラグが発生することがあります。
タイムラグが生じると関係部署が業務を進められなくなってしまうことがあります。
Zoho CRMとMicrosoft Excelを連携することで、自動でリード情報が反映されれば、情報共有が円滑化し、チーム間の連携が強化されるでしょう。
例えば、営業チームがMicrosoft Excelに登録したリード情報を基にマーケティングチームが分析を行う場合、転記にタイムラグが生じるとチーム間で確認作業が必要となり、新しいデータによる分析に時間がかかってしまいます。
今回紹介する連携により、営業チームが登録したリード情報がスムーズに反映されれば、マーケティングチームが円滑に業務を進められるでしょう。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Zoho CRMでリードが登録されたらMicrosoft Excelに追加する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、Zoho CRMにリードが登録されたことをZoho CRMのAPIを利用して受け取り、Microsoft Excelが提供するAPIを用いてMicrosoft Excelに追加することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
まず、Zoho CRMとMicrosoft ExcelをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、Zoho CRMとMicrosoft Excelを検索して選択すると、次の画面に進みます。
＜Zoho CRMの場合＞
・ドメインURLを入力して「追加」をクリックすると、Zoho CRMのサインインページへ進みます。
・アカウントへサインインし、Yoomによるアクセスを承認すれば、マイアプリに登録が完了します。
＜Microsoft Excelの場合＞
・サインインをして、「同意」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zoho CRMとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレートをコピーします。
1.下記のリンクを開きます。
2.「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではZoho CRMにリードが登録されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Zoho CRMでリードが登録されたらMicrosoft Excelに追加する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 新しく見込み客が作成されたら」をクリックします。
3.Zoho CRMと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔とZohoドメインを設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。リード情報をすぐ反映させたいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
5.テストが成功すると、アウトプットにZoho CRMから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
最後に、Zoho CRMから取得したリード情報をMicrosoft Excelに追加する設定を行います。
1.「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。
2.Microsoft Excelと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.データを登録するMicrosoft Excelの設定を行い、「次へ」をクリックします。
※ドライブID、アイテムID、シート名は、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※各項目の詳細は、こちらのヘルプページでも解説しています。
※今回は、下記のシートにデータを追加するため、テーブル範囲は上記の設定になっています。
4.指定したMicrosoft Excelのシート情報が表示されます。
リード情報を登録したい項目を設定し、テストを行います。
※各項目には、枠をクリックして表示されるアウトプットの「新しく見込み客が作成されたら」から対応する内容を設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより顧客ごとに変わる内容を動的に反映できます。
※情報を追加しない項目は空欄にします。
5.テストが成功すると、Microsoft Excelにリード情報が追加されます。
問題がなければ保存します。
6.トリガーをONにすると、Zoho CRMでリードが登録されるたび、Microsoft Excelにも自動で追加されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
他にもZoho CRMやMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Zoho CRMでタスクが登録されたらMicrosoft Excelに追加する
Zoho CRMに登録されたタスクをMicrosoft Excelに自動で追加できます。
この連携により、タスク登録時の漏れや重複を防止でき、正確なタスク管理が可能になるでしょう。
2.Zoho CRMに見込み客が登録されたらMicrosoft Teamsにメッセージを通知する
Zoho CRMに見込み客が登録されたたら、Microsoft Teamsに自動で通知できます。
この連携により、担当者の通知作業を削減し、通知漏れを防止できるため、効率的で正確な業務進行が可能になるでしょう。
3.Zoho CRMで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する
Zoho CRMで取引先が登録されるたびに、OneDriveに専用フォルダを自動で作成できます。
この連携により、フォルダの作成漏れや名前の入力ミスを防止できるため、フォルダ管理の負担軽減が期待できます。
Zoho CRMに登録したリード情報をMicrosoft Excelに転記する際の手動作業や入力ミス、タイムラグに課題を感じる場合、本記事で紹介した連携が有効な解決策になるでしょう。
この連携を利用することで、Microsoft Excelへ手動転記する作業を削減でき、転記時の入力ミスや設定時間を超えるタイムラグの発生を防止できます。
これにより、業務を効率化できるでしょう。
Zoho CRMとMicrosoft Excelの連携は、Yoomを利用すればノーコードで簡単に導入可能です。
本記事を参考に、自社の業務プロセスを自動化してみてください。
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