Zoho CRMで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに取引先ごとのフォルダを作成する

■概要

Zoho CRMに新しい取引先を登録した後、手作業でMicrosoft SharePointに該当の取引先フォルダを作成する業務は、手間がかかる上に作成漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに取引先が登録されると、自動でMicrosoft SharePointに取引先名のフォルダが作成されるため、手作業による情報連携の課題を解消し、スムーズな顧客管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho CRMとMicrosoft SharePointを併用し、顧客情報を管理している営業担当者の方
• 手作業によるフォルダ作成の手間や、入力ミス・作成漏れなどの課題を解消したいと考えている方
• 属人化しがちな顧客ごとのファイル管理プロセスを標準化し、効率化したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho CRMへの取引先登録をトリガーにフォルダ作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理体制を強化します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho CRMとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「取引先が作成されたら（Webhook）」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでZoho CRMの「取引先情報を取得」アクションを設定し、トリガーで作成された取引先の詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した情報をもとにフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho CRMの「取引先情報を取得」アクションでは、トリガーで取得した取引先IDなどを使用して、特定の取引先情報を取得するように設定してください。
• Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のディレクトリパスは任意で指定し、フォルダ名はZoho CRMから取得した取引先名などの変数と固定値を組み合わせて自由に設定できます。

■注意事項

• Zoho CRM、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。