CalendlyとOutlookを連携して、Calendlyで予定が登録されたら、プログラミング不要でOutlookからメールを自動送信する方法

ステップ1：CalendlyとOutlookをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリをマイアプリ登録します。
事前にマイアプリ登録を行うことで、その後の自動化フローの設定がスムーズに進められます。

マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、画面右側にある「+新規接続」をクリックします。

【Calendlyのマイアプリ登録】

検索窓にCalendlyと入力し、表示された候補からCalendlyを選択します。
下記の画面に遷移したら、連携したいアカウントのメールアドレスを入力してください。

【Outlookのマイアプリ登録】

検索窓にOutlookと入力し、表示された候補からOutlookを選択します。
連携したいMicrosoftアカウント情報を入力すると、自動的にYoomと連携されます。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

マイアプリにCalendlyとOutlookが表示されていたら登録完了です！

下記のバナーからテンプレートをコピーして、自動化フローの設定を進めましょう。
「試してみる」をクリックすると、コピーすることができます。

ステップ2：Calendlyのトリガーを設定

それでは早速、自動化フローの設定を進めていきましょう！

まずはCalendlyのトリガー設定を行います。
下記の「予定が登録されたら（webhook起動）」をクリックします。

下記の画面に遷移したら、以下の設定を行い「次へ」をクリックしてください。
・タイトル：必要に応じて変更が可能です
・アプリ：Calendlyを選択します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・トリガーアクション：「予定が登録されたら（webhook起動）」を選択します

次に、API接続の設定を行います。

下記の画面に遷移したら、組織URLを選択します。
連携したアカウントから候補が表示されますので、その中から選択しましょう。

設定が完了したら「テスト」を実行し、「次へ」をクリックします。

連携したCalendlyのアカウントから、アウトプットが取得されます。
取得したアウトプットの内容を確認して、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3：Outlookのアクションを設定

続いて、Outlookのアクション設定を行います。
下記の「メールを送る」をクリックします。

下記の画面に遷移したら、以下の設定をします。
・タイトル：必要に応じて変更が可能です
・アプリ：Outlookを選択します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します

次に、自動送信するメールの内容の設定を行います。
以下の内容がテンプレートで設定されています。

定型文とアウトプットを引用することで、登録された予定に合わせた内容を作成できますので、必要に応じて変更してください。

資料を添付する場合は、本文中にURLを貼付するか、下記の「ファイルをアップロード」から資料を添付することができます。

設定が完了したら「次へ」をクリックします。

設定したメールの送信内容が表示されるので、内容を確認して「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ4：トリガーをONにして動作確認

これで全ての設定が完了しました。トリガーを「ON」にして、動作確認をしましょう！

今回使用したテンプレートはこちら！
ぜひ自動化フローを導入して、業務効率化を体感してみてくださいね。

Calendly・Outlookを活用したその他の自動化例

他にも、CalendlyやOutlookを活用した自動化例がYoomにはたくさんあるので、いくつかご紹介します。

1.Calendlyで予定が登録されたらChatworkに通知する

Calendlyで予定が登録されたら、自動でChatworkに通知するフローです。
Calendlyで新たな予定が登録されるたびに、情報共有のためにChatworkに手動で通知をすることは、コア業務への集中を阻害する可能性があり、非効率的です。
手動での通知の手間を省くことで、コア業務に集中でき、伝達ミスや連絡漏れの防止にもつながります。

2.Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して資料を送付する

Calendlyに予定が登録されたら、予定に参加する人にGmailで資料を自動送付するフローです。
参加人数が多ければ多いほど、一人一人に資料を送付するには時間と労力がかかります。
一連のプロセスを自動化することで、ヒューマンエラーが減り、手動での資料送付の手間も省け、他の業務に時間を費やすことができます。

3.Outlookで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加する

Outlookで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加するフローです。
特に名刺交換が多いビジネスパーソンの方々は、名刺情報を手入力するだけでも膨大な時間がかかります。
その手入力の時間を、他の業務に使いませんか？名刺情報を手入力でシステムに入力している方は必見です。

CalendlyとOutlookを連携するメリット

メリット1: 時間の節約とミスの削減

手動でスケジュールを管理する場合、予定の確認や変更、参加者へのメール送信などに多くの時間と労力がかかります。
特に複数の会議や商談などを設定している忙しいビジネスパーソンにとっては煩雑な作業ですよね。
カレンダーへのスケジュール登録と、メール送信までの一連のプロセスを自動化することで、他の重要な業務に集中することができ、業務の生産性向上が期待できます。
また、自動化することで連絡漏れや誤った情報を共有してしまうなどのミスコミュニケーションのリスクが減り、正確な情報共有が可能になります。
情報の正確性により、日時の誤解を防ぐこともできるため、特に異なるタイムゾーンでスケジュールが設定されている場合、この連携は有効です。

メリット2: 一貫性の向上

手動でのメール送信だと、状況や担当者によってメールのトーンや内容にばらつきがあり、顧客に不安を与える可能性がありますが、メール送信を自動化することにより、すべての顧客に同じフォーマット、内容でメールが送信されます。
例えば「予定の確認メール」や「リマインダーメール」が毎回一定の形式で送られるため、統一感があり、顧客に安心感を与え、プロフェッショナルな印象を与えることができそうです。さらに、一貫した正確な情報提供により、誤報や伝達漏れなどのミスを防ぐことができ、信頼性の向上に期待ができます。
特に、クライアントや重要な取引先とのやり取りでは、これらの正確な情報共有の仕方や統一感のある一貫したメールの内容が、スムーズで効率的な対応として好印象を与えるポイントにもなりそうです。

メリット3: 参加者管理の効率化

複数の参加者がいる会議やイベントでは、スケジュール調整や確認メールの送信が複雑になりがちです。
しかし、Yoomを活用してCalendlyとOutlookを連携することにより、参加者全員に自動的に確認メールやリマインダーが送信されるため、参加者の管理を簡略化することができそうです。
個別に確認のメールを送る必要がなく、全員に一貫した情報をスムーズに提供することができるので、特に大規模なミーティングやイベント運営の際には、この連携による業務効率の改善が実感できそうですね。
また、会議やイベントの前日などに、Calendlyで設定した通りにリマインダーメールがOutlookを通じて参加者全員に自動送信されます。
これにより、参加者が予定を忘れることを防ぎ、出席率を高めることに期待ができます。

まとめ

CalendlyとOutlookの連携により、Calendlyに予定が登録されると、Outlookからメールが自動送信されるため、スケジュール管理の効率化と一貫性のある顧客対応が実現できそうですね。特にメールの送信作業は、メールの内容を手入力するのに時間がかかりますが、自動化することで、特にタイピングが苦手な方は、大幅に作業時間が削減されます。
手動での作業が削減されることでリソースが確保され、担当者は他の重要な業務に集中でき、社内全体の業務効率の改善にも期待ができます。
また、「うっかり予定を忘れていた！」というのは、誰しもが経験あると思いますが、リマインダー機能の向上により、そんなうっかりミスも削減できそうです。
この記事を参考に、Yoomを活用した自動化による業務効率化をぜひ体感してみてください。