熊谷_第一次入稿完了_Gmailで送信された法務文書をOCRで読み取りAIで要約した後、Microsoft Teamsに通知する

フォームで送信された法務文書を自動要約する

GoogleフォームやYoomのオリジナルフォームなど、フォーム経由で送信された法務文書ファイルをトリガーとして、OCRとAI要約を自動で実行できるので、<span class="mark-yellow">各種申請や依頼プロセスに付随する文書の確認作業を効率化し、後続の対応へのスムーズな連携を実現します！</span>

ストレージサービス上の法務文書を自動要約する

<span class="mark-yellow">DropboxやBoxなどの特定のストレージサービスに法務文書ファイルがアップロードされたことを検知し、自動でOCR処理とAI要約を実行できる</span>ので、社内の文書管理フローの中に要約プロセスをシームレスに組み込み、チーム全体での情報共有や内容理解を促進します！

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ステップ1：GmailとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携

今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。

1．Gmailのマイアプリ登録

画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。

検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。

YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。

今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。

マイアプリにGmailが表示されます。

2．Microsoft Teamsのマイアプリ連携

次はMicrosoft Teamsのマイアプリ登録を進めましょう。

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
先ほど同様、画面右側の「新規接続」をクリックします。

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検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、表示された候補をクリックしましょう。

Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。

サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft Teamsが表示されます。

これで必要アプリのマイアプリ連携が完了しました。

次のステップへ進みましょう！

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。

以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

Gmailで特定のラベルを受信したことを、この自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックします。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントか確認し「次へ」をクリックしましょう。

アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう！
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。

※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。

※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

次に「ラベル」を設定します。
以下の画像の様に、入力欄をクリックし下に表示される「候補」から、メールの受信を検知したいラベルを選択しましょう。

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入力後、対象のGmail宛に実際にメールを送信し「テスト」をクリックしましょう！
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、このアウトプットの内容を入力に使用することができます。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。

テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：添付ファイルから文字を読み取る

メールに添付されているファイルから文字を読み取るための設定を行います。

アクションを選択する画面が表示されますが、すでに設定されているので「次へ」をクリックしましょう。

詳細を設定の画面が表示されるので、設定を進めていきましょう。
以下の画面では、メールの添付ファイルから抽出したい項目（契約番号, 当事者名, 契約日, 契約締結場所, 契約内容, 有効期限, 解除条項, 署名者, 付帯条件, 契約金額）を抽出するよう設定されています。

使用するAIの設定ができます。デフォルトではClaudeが使用されますが指定したい場合は以下の画面から選択しましょう。

言語では、以下の画面のように言語の指定が可能です。
今回は日本語の提案書を日本語で要約するため、日本語を設定しました。

「テスト」をクリックし、実際に添付ファイルから抽出したい項目が抽出できているか確認しましょう。
今回は架空の企業の法務文書をPDFにしてメールに添付しています。

テストが成功すると以下の画面に様に「取得した値」が表示されます。
これらの値も今後入力に使用することができます。
「保存する」をクリックし次の設定に進みましょう。

ステップ5：要約する

抽出した文章を要約するための設定を行います。
以下赤枠をクリックしましょう。

アクションを選択する画面は、変更の必要はないため「次へ」をクリックしましょう。

詳細の設定画面が表示されるので、設定を進めましょう。
要約対象のテキストには以下のように、取得した値を使用し入力しましょう。

文字数は1500と入力されていますが、任意の数字に変更することが可能です。

要約の条件には、要約する際のAIへの指示を出すことができます。
「箇条書きで生成する」「端的にまとめて」など任意で入力しましょう。

言語の箇所では、未入力の場合、入力された文章の言語で出力するとあるため、今回は入力せず進めます。

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入力後「テスト」を実施しましょう。
テスト成功し、要約結果が表示されたら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6：Microsoft Teamsへ通知する

最後にMicrosoft Teamsへ要約結果を送信するための設定を行います。

以下の赤枠の箇所をクリックし、「次へ」をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されます。
連携するMicrosoft Teamsのアカウントを確認し「次へ」をクリックしましょう。

API接続設定が表示されるので、設定を進めましょう。
チームIDとチャネルIDは以下の画面のように表示される候補から選択しましょう。

メッセージは、Microsoft Teamsに送信するメッセージの内容を入力します。
以下のように要約結果を取得した値から選択しましょう。

入力後「テスト」をクリックし、実際にMicrosoft Teamsへメッセージが送信されているか確認しましょう。
以下Microsoft Teamsへ送信されたメッセージです。
確認ができたら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

設定お疲れ様でした！

文章の要約機能とMicrosoft Teamsを活用したその他の自動化テンプレート事例

文章の要約機能とMicrosoft Teamsを使った自動化は、今回ご紹介したテキストの抽出やレポートの作成以外にも様々な業務に応用できます。ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。

まとめ

法務文書のAIによる自動要約を導入することで、<span class="mark-yellow">これまで文書の内容把握やレビュー準備にかかっていた膨大な時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクを低減させることができます。</span>これにより、法務担当者はより迅速かつ正確に文書の要点を掴み、契約交渉やリスク判断といった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的なインターフェースを通じて簡単に業務フローを構築できます。

もし法務業務の効率化やAI活用に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。