Google Workspaceのデータをメールに自動で送信・転送する
新しく従業員が登録されると、入社案内が自動でGmailに届き、ユーザー情報の更新もOutlookへスムーズに通知されます。
人事やIT部門が担っていた確認や送信の作業が自動化されることで、業務はよりシンプルに進行します。
誰かが動いたときに、必要な情報が正しく届く。そのあたりまえを自動で支えてくれるワークフローです！
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「あれ？また共有ミス？ユーザー情報の共有ってついつい忘れちゃうんだよな…」
こんな小さなミスがいつの間にか大きなロスにつながってしまうことってありますよね…
Google Workspaceのユーザー情報は常に更新され、ユーザーの追加や更新の共有漏れが発生することも少なくないでしょう。
そこで、ユーザーが追加されたタイミングでGoogle ChatやMicrosoft Teamsに自動的に通知されると便利ですよね？
本記事では、Google Workspaceのユーザー情報の追加や更新をトリガーにチャットツールやメールに自動通知する方法を解説します。
これにより、<span class="mark-yellow">共有漏れや確認ミスを防ぎ、正確にデータを共有できるはずです！</span>
人事・IT担当者はもちろんのこと、チームの連携をスムーズに行いたい方におすすめの自動化です！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGoogle Workspaceとの連携が可能です。
YoomにはあらかじめGoogle Workspaceを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
いろいろな方法で、Google Workspaceの更新通知をすることができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogle Workspaceの更新通知を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Google Workspaceでユーザーが追加・更新されるたびに、Google ChatやMicrosoft Teamsへ通知が届くフローです。
これまで手作業で行っていた情報共有が一気に自動化され、登録や変更がリアルタイムにチームに伝わるようになります。
通知の手間がなくなることで、作業の流れが止まらず、情報のズレも起きにくくなりますよ！
チームの連携に、ほどよいスピード感と正確さが加わります。
新しく従業員が登録されると、入社案内が自動でGmailに届き、ユーザー情報の更新もOutlookへスムーズに通知されます。
人事やIT部門が担っていた確認や送信の作業が自動化されることで、業務はよりシンプルに進行します。
誰かが動いたときに、必要な情報が正しく届く。そのあたりまえを自動で支えてくれるワークフローです！
それでは、さっそくGoogle Workspaceの更新通知をするフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
本記事では、
「Google Workspaceでユーザーが登録されたらGoogle Chatに通知する」フローボットの設定を解説します。
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。
次の画面から、連携するメールアドレスとパスワードを入力します。
ログインができたら、権限の付与を進めてください。
権限の付与を行うとマイアプリ登録完了です。
検索結果からGoogle Chat（OAuth）を選択します。
Sign in with Google をクリックし、連携する Google アカウントを選択します。
必要項目にGoogle Cloud Platformで取得した情報を入力し、『追加』をクリックします。
ヘルプ：Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法
これで、Google Chatのマイアプリ登録が完了します。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程では、Webhookを使ってGoogle Workspaceに新しく追加されたユーザーを検知する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
いきなりテストボタンが表示されていますが、このテストは、Google WorkspaceのDirectory APIを使って「ユーザー情報の変更や追加などのイベントをリアルタイムに検知するWebhook通知の設定」が正しく行われるかどうかを確認するものです。
テストボタンをクリックします。
この結果は、「Google Workspaceでユーザーが追加されたときに通知を受け取る設定（Webhook）」が正常に登録・接続されていることを示しています。
つまり、今後「ユーザーが追加されたとき」に、このWebhook設定に基づいて外部のアプリやフローに通知が飛ぶ準備ができた、ということになります。
次へをクリックします。
Webhookのテストが成功したら、Google Workspaceに新規ユーザー（テスト用でOKです）を追加してください。
追加したら、正しく検知できるかテストします。
テストボタンをクリックします。成功すると、新規ユーザーの情報が取得できます。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
この値は、後の工程で引用します。
保存をクリックして次の工程に進みましょう。
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、Google Workspaceの情報を引用してGoogle Chatから任意の相手にメールを送る設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
事前設定があるため、追加の操作は不要です。設定内容を確認したらテストボタンをクリックしましょう。
メールアドレスで検知したユーザーの詳細情報が取得できます。
保存するをクリックします。
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、前の操作で取得した情報を引用してGoogle Chatへ通知する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
定型文が編集できたら、テストボタンをクリックします。成功するとGoogle Chatのスペースに通知されます。
保存をクリックします。
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。</span>
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトではメールですが、アプリでも通知を受け取れて便利です。
Google スプレッドシートに追加されたユーザー情報を基に、Google Workspaceにユーザーを自動追加可能です。
Google Workspaceにユーザーが追加されると、Notionに自動追加したり、ファイル権限を付与したりできます。
Google Workspaceのユーザー情報の更新を正確に共有するためには、今回ご紹介した自動化がおすすめです。
Google Chatだけでなく、Microsoft TeamsやGmail、Outlookなど使い慣れたツールに通知できるため、簡単に使い分けることもできますよ！
今回ご紹介したテンプレートを活用すれば、ノーコードで簡単に設定できます。
「導入を検討したい！」「実際に操作してみたい！」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録できます！
<span class="mark-yellow">今まで煩雑だった情報共有が自動化により、スムーズかつスピーディーになります。</span>
通知を行うためだけの作業から解放され、優先度の高い業務に専念してくださいね！
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