メールでBoxのファイル更新とバージョン情報を自動で通知する
Box内のファイルが更新されると、自動でバージョンをアップロードし、GmailやOutlookなどのメールで関係者に通知します。
社内外の関係者へ確実に更新情報を伝えたい場合に便利で、手動でのメール作成や送信の手間をなくし、連絡漏れのリスクを低減！
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Boxは多くの企業で利用されている便利なクラウドストレージサービスですが、複数人でファイルを共同編集する際、バージョン管理が煩雑になりがちですよね…
「最新版はどれ？」「誰がいつ更新した？」といった確認作業や、更新時の関係者への連絡に手間がかかっていませんか？
ファイルのバージョンが適切に管理されていないと、誤った情報に基づいて作業を進めてしまうリスクも考えられます。
この記事では、Boxでのファイル更新をトリガーとして、自動で新しいバージョンをアップロードし、さらにSlackやメール、Google スプレッドシートなど指定したツールへ更新情報を通知・記録する具体的な方法について解説します。
<span class="mark-yellow">手作業によるバージョン管理の手間や、更新連絡の漏れを防ぎ、チーム全体の業務効率を向上させるヒントが見つかるはずです！</span>
Yoomには「Boxのファイル更新をトリガーに、自動でバージョンを管理し、チャットやメール、スプレッドシートに通知・記録する」業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Boxにファイルが更新されるたびに、自動でバージョン管理を行い、関係者への通知や記録を行うことで、手作業の手間を省き、情報の共有漏れを防げます。
ここでは、業務を効率化するための実践的なテンプレート事例をいくつか紹介していきます。
気になる自動化例をクリックして、すぐに体験開始できます！
Boxでファイルが更新された際に、自動でバージョンをアップロードし、SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールに通知するフローです。
チームメンバーは素早く最新情報を把握できるため、確認の手間が省け、スピーディーな情報共有と共同作業の円滑化が見込めます！
Box内のファイルが更新されると、自動でバージョンをアップロードし、GmailやOutlookなどのメールで関係者に通知します。
社内外の関係者へ確実に更新情報を伝えたい場合に便利で、手動でのメール作成や送信の手間をなくし、連絡漏れのリスクを低減！
Boxでのファイル更新時に、自動でバージョンをアップロードし、その情報をGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelなどのツールに記録するフローです。
ファイル更新の履歴を正確に残したい場合や、変更記録を管理・分析したい場合に役立ち、手作業での記録ミスを防いで管理業務の負担を軽減が見込めます！
ここでは、Boxにファイルがアップロード（更新）された際に、自動で新しいバージョンとしてアップロードし直し、その旨をSlackに通知するフローの作成手順を解説します。
このフローにより、手動でのバージョン管理や更新連絡の手間が不要になります！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
大まかな流れは以下の通りです。
Yoomのマイアプリページから、BoxとSlackを連携します。
一度連携すれば、他のフローでも利用できますよ。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Boxの場合】
Boxを選択できたら、対象のアカウントでログインし、「Grant access to Box」をクリックしてください。
【Slackの場合】
Slackを選択できたら、アクセス権限のリクエスト画面に遷移するので、投稿先を選択して、「許可する」をクリックします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「フォルダにファイルがアップロードされたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)使用したいフォルダのコンテンツIDを入力します。
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「次へ」をクリックします。
4)Webhoookが実行するか確認します。
Boxでファイルをアップロード後に「テスト」をクリックしてください。
テストが完了したら、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロード」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)コンテンツIDはBoxのアウトプットから選択してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルバージョンをアップロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルバージョンをアップロード」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
先ほどと同様にコンテンツIDやファイル名にはアウトプットの情報を使用して入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用する」ファイルは「ダウンロードしたファイル」となっていることを確認して、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」してください。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイル情報の取得」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイル情報の取得」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)コンテンツIDは先ほど同様にアウトプットから挿入します。
「テスト」をクリックし、成功したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する チャンネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
投稿先のチャンネルIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、通知したいチャンネルを候補から選択してください。ちなみに事前に該当のチャンネルの「インテグレーション」部分でYoomを追加しておいてくださいね！
メッセージはアウトプットの情報を使用して入力できます。
ぜひ活用してください！
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
これで【Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルバージョンをアップロードしSlackに通知する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Boxを活用した業務効率化は、バージョン管理だけではありません。YoomにはBoxを使った様々な自動化テンプレートが用意されています。
今回は、Boxのファイルバージョン管理を自動化し、更新情報を関係者にスムーズに共有する方法について解説しました。
<span class="mark-yellow">Boxにファイルが更新された際に、自動でバージョンをアップロードし、Slackやメール、スプレッドシートなどに通知・記録するフローを活用することで、データの共有漏れ防止やヒューマンエラー防止といったメリットが見込めますよ！</span>
Yoomのようなツールを活用すれば、このようなBoxを中心とした業務フローの自動化を、プログラミングの知識不要で簡単に実現できます。
今回ご紹介したテンプレートを使えば、すぐに自動化を試すことが可能です。
Boxのバージョン管理にお悩みの方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、業務効率化の一歩を踏み出してみませんか？
無料プランも用意されているので、まずは気軽に試してみることをおすすめします！
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