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Google Workspaceで新しいユーザーが追加されるたびに手動でGoogle Driveに専用フォルダを作成し適切な権限を設定する作業に手間を感じたり、異動やプロジェクト参加のたびにフォルダ作成に追われて本来の業務が滞ってしまったりしていませんか？
あるいは、フォルダの命名規則の統一が難しかったり、共有設定のミスによって、思わぬ情報の扱いミスが発生する可能性も否定できません。
もし、<span class="mark-yellow">Google Workspaceにユーザーが登録されたタイミングで、自動的にGoogle Driveに必要なフォルダが作成され、適切な共有設定まで完了する仕組み</span>を導入することで、こうしたフォルダ管理の手間から自然に解放され、新メンバーのオンボーディング支援や、より戦略的なIT管理業務に注力できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化設定は、ノーコードで簡単に導入でき、時間もかかりません。ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google Workspaceのユーザー登録と連動してGoogle Driveのフォルダを自動作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google Workspaceでのユーザー管理や情報更新をトリガーに、Google Driveでフォルダ作成やファイル操作を自動化する方法は多岐にわたります。
手作業による管理の手間を減らし、情報整理の効率も高まるため、ここでは代表的な自動化例をいくつかご紹介します！気になる内容があれば、ぜひチェックしてみてください。
<span class="mark-yellow">Google Workspaceに新しいユーザーが追加された際にそのユーザー専用のGoogle Driveフォルダを自動的に作成する</span>と、手作業によるフォルダ作成の手間や設定ミスがなくなり、新メンバーがすぐに業務を開始できる環境が整います。
<span class="mark-yellow">Google Workspaceのユーザー登録に応じてGoogle Driveにフォルダが作成されたことをGmailなどのメールツールを通じて関係者に自動で通知する</span>ことで、フォルダ作成の完了を確実に伝え情報共有の遅延を防ぎます。
<span class="mark-yellow">Google Workspaceのユーザー登録に応じてGoogle Driveにフォルダが作成されたことをSlackなどのチャットツールに自動で通知する</span>ことで、チーム内での情報共有を迅速化しコラボレーションを促進します。
それではここから、代表的な例として「Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、そのユーザー専用のGoogle Driveフォルダを自動作成するフロー」について解説していきます。
この自動化により、手作業でのフォルダ作成や権限設定の手間を大幅に削減でき、ヒューマンエラーの防止にもつながります。
なお、この設定はYoomを使ってノーコードで進めていきます！まだYoomのアカウントをお持ちでない方は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。
次の画面から、連携するメールアドレスとパスワードを入力します。
ログイン後は、そのまま権限の付与に進んでください。
権限の付与を行うとマイアプリ登録完了です。
こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。
「Sign in with Google」をクリックすると、次の画面から、連携するメールアドレスとパスワードを入力する画面が表示されます。Googleサービスの連携ステップは基本的に同じ流れのため解説を割愛します。
同様にアクセス権限の付与まで進めるとマイアプリ連携の完了です。
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。
この工程では、Webhookを使ってGoogle Workspaceに新しく追加されたユーザーを検知する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
いきなりテストボタンが表示されていますが、このテストは、Google WorkspaceのDirectory APIを使って「ユーザー情報の変更や追加などのイベントをリアルタイムに検知するWebhook通知の設定」が正しく行われるかどうかを確認するものです。
テストボタンをクリックします。テストに成功すると、以下のように表示されます。
この結果は、「Google Workspaceでユーザーが追加されたときに通知を受け取る設定（Webhook）」が正常に登録・接続されていることを示しています。
つまり、今後「ユーザーが追加されたとき」に、このWebhook設定に基づいて外部のアプリやフローに通知が飛ぶ準備ができた、ということになります。
次へをクリックします。
Webhookのテストが成功したら、Google Workspaceに新規ユーザー（テスト用でOKです）を追加してください。
追加したら、正しく検知できるかテストします。
テストボタンをクリックします。成功すると、新規ユーザーの情報が取得できます。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
この値は、後の工程で引用します。
保存をクリックして次の工程に進みましょう。
テンプレートの3つ目をクリックします。この操作では、Google Driveの指定フォルダ内に、任意の名称の新規フォルダを作成する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へ ボタンをクリックします。
編集欄をクリックすると、プルダウンメニューが表示されます。その中に、前の工程で取得した値の引用コードが格納されています。選択すると、編集欄に埋め込まれる仕組みです。
今回は、フォルダ名を{{作成日}}_{{ユーザーID}}というルールで設定してみました。
Yoomでは、編集欄をクリックし、プルダウンメニューから該当の項目を選択する操作がよく発生します。
設定ができたらテストボタンをクリックします。成功すると、指定した親フォルダ内に新規フォルダが作成されます。
Google Drive内でフォルダの作成が確認できました。
保存するボタンをクリックしてください。
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。</span>
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
今回ご紹介したGoogle WorkspaceやGoogle Driveとの連携以外にも、たとえばチャットツールへ通知を送ったり、フォームの回答をもとにデータを整理したりすることも可能です。
このように、Google関連のAPIを活用することで、さまざまな業務をノーコードで自動化できます。気になる連携があれば、ぜひ一度試してみてください！
Google Workspaceを起点とした業務自動化は、ユーザー登録や従業員管理の負担を大幅に軽減します。
たとえば、フォームの回答に応じたユーザー追加や、登録と同時に他ツールへの通知を行うテンプレートを使えば、オンボーディングやチーム間の情報共有がスムーズに。 手動対応の手間を省き、作業ミスも防げます。管理業務を効率化したい方にぴったりです。
Google Driveと他のサービスを連携させることで、ファイルの保存や通知業務を自動化できます。
たとえば、SalesforceやZoomなどで発生するファイルの管理をDriveに任せたり、SlackやNotionに自動通知・記録することが可能です。業務のスピードアップと共有ミスの防止に貢献し、チーム全体の連携もより円滑になります。
Google Workspaceのユーザー登録とGoogle Driveのフォルダ作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた煩雑なフォルダ管理業務から解放され、設定ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>
これにより情報システム担当者や各部門の管理者は、新メンバーの受け入れ準備を迅速かつ正確に行えるようになり、より戦略的な業務や本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしGoogle WorkspaceやGoogle Driveを活用した業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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