【簡単設定】ZoomウェビナーのQ&Aを自動で作成する方法

チャットツールへQ&Aを送信する

<span class="mark-yellow">Zoomウェビナーのチャットから抽出したQ&Aを、SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールに自動で送信する</span>こともできます。
関係者へ素早い情報共有が可能になり、ウェビナー内容の振り返りや次のアクションへの移行をスムーズに行えます！

メールツールへQ&Aを送信する

<span class="mark-yellow">Zoomウェビナーで得られたQ&Aリストを、GmailやOutlookなどのメールツールに自動で送信する</span>ことも可能です。
関係者への情報共有はもちろん、議事録の一部としてメールで保管・管理したい場合に便利であり、後からの検索や確認も容易になります！

ZoomウェビナーのQ&AをGoogle スプレッドシートへ自動記録するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Zoomでウェビナーが終了したらコメントの一覧からQ&Aを作成し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• ZoomとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Zoomのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：ZoomとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録をしよう

まずは各アプリとYoomを連携しましょう！

Zoomのマイアプリ登録手順

Yoomのワークスペースにログインできたら、マイアプリ→新規接続の順でクリックしましょう。

Zoom（OAuth）を選択します。

Client IDとClient secretを入力しましょう。
Zoom（OAuth）のマイアプリ登録方法はこちらを確認しながら設定するとわかりやすいです。

これでZoomのマイアプリ登録ができました。

Google スプレッドシートのマイアプリ登録手順

先ほどと同様に、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしてください。

アプリ一覧は検索窓を使い、Google スプレッドシートを選択しましょう。

「Sign with Google」をクリックします。

連携するアカウントを選択してください。

「次へ」をクリックしましょう。

「続行」を選択します。

これでGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録ができました。

ステップ2：テンプレートをコピーしよう

次にテンプレートをコピーしましょう。
Yoomでは、一からフローボットを設定することも可能です。
ここではより簡単に操作できるテンプレートを使う方法をご紹介していきます。
それでは下のバナーをクリックしてください。

「このテンプレートを試す」をクリックしましょう。

「OK」をクリックしてください。

これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトの中に保存されています。

ステップ3：Zoomのトリガーを設定しよう

次にフローボットの設定に進みましょう！
先ほどコピーしたテンプレートの「ウェビナーが終了したら」をクリックしてください。

連携アカウントとアクションを選択

タイトルは変更できます。
Zoomと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
アクションは「ウェビナーが終了したら」が選択されています。
確認後、次へをクリックしてください。

アプリトリガーのWebhookイベント受信設定

WebhookURLをコピーして、Zoomの管理画面で設定してください。
設定後、トリガーとなるアクション（ウェビナーが終了したら）を実行し、テストをクリックしましょう。
ZoomのWebhook登録方法はこちらを参考にしてください。

テストが成功したら取得した値に情報が追加されます。
ここまでできたら保存しましょう。

ステップ4：Zoomのアクションを設定しよう

次に「ウェビナー登録者の一覧を取得」をクリックしてください。

連携アカウントとアクションを選択

タイトルを変更したい場合は、入力してください.。
Zoomと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「ウェビナー登録者の一覧を取得」が選択されています。
確認後、次へをクリックしましょう。

API接続設定

ユーザーのメールアドレスを設定してください。
ウェビナーIDは候補から選択しましょう。
設定後、テストをクリックします。

テストが成功したら、取得した値にZoomのウェビナー情報が取得できます。
ここまでできたら保存しましょう。

ステップ5：処理繰り返しの設定をしよう

次に「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。

▼注意事項
「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。
フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。
トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。

繰り返し対象を指定

タイトルは変更できます。
Zoomのウェビナー中にチャットを通じてやり取りした内容を取得する想定で設定していきます。
オペレーションは「ウェビナー登録者の一覧を取得」、取得した値は「質問とコメント」を選択してください。
設定できたら保存しましょう。

ステップ6：テキストを生成する

次に「テキストを生成する」をクリックしましょう。

アクションを選択

タイトルは変更できます。
アクションは「テキストを生成　500文字以内」が選択されています。
文字数に応じて変更してください。
設定後、次へをクリックします。

詳細を設定

プロンプトを設定しましょう。
添付画像のように指示文を作成し、コマンドオペレーションの取得した値から「質問とコメントの一覧のループ変数」を選択してください。
設定後、テストをクリックします。

テストが成功したら、生成結果に値が取得できます。
ここまで設定できたら保存しましょう。

ステップ7：Google スプレッドシートのアクション設定

最後のステップとなりました！
「レコードを追加する」をクリックしましょう。

データベースの連携

最後に、データをGoogle スプレッドシートに格納する設定を行います。
タイトルは変更OKです。Google スプレッドシートと連携したいアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「レコードを追加する」が選択されています。

スプレッドシートIDは候補から選択します。
今回のデータを格納したいシートを選択しましょう。

スプレッドシートのタブ名は候補から選択してください。

テーブル範囲を設定し、次へをクリックしましょう。
ここで指定した範囲内にデータが反映されます。

データベース操作の詳細設定

指定した範囲内のGoogle スプレッドシートのレコード情報が表示されていると思います。
Google スプレッドシートのレコードに、「テキストを生成する」の取得した値から、生成結果を選択しましょう。
設定後テストを実行し、Google スプレッドシートに情報が追加できたら保存してください。

最後にトリガーをONにして動作をチェックしましょう。

これでフローボットの設定ができました。

Zoomを活用したその他自動化例

Yoomでは他にも業務自動化テンプレートを用意しています！例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

まとめ

Zoomウェビナー後のQ&A作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたチャットログの確認やQ&Aの転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーによる抜け漏れを防ぐことができます。</span>
これにより、ウェビナー担当者は参加者からの質問内容を素早くかつ正確に把握し、記録や共有を効率化できるでしょう。また、ウェビナー内容の改善や参加者フォローといった本来注力すべき業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、簡単な操作で簡単に業務フローを構築できます！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！