【ラクラク設定】Microsoft Teamsのタスク管理をGoogleドキュメントに自動連携する方法

特定条件のMicrosoft Teamsタスク情報をGoogleドキュメントに自動で追加する

<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsに投稿されたメッセージの中から、特定のキーワード（例：「#タスク」）を含むものだけを抽出し、該当するタスク情報のみをGoogleドキュメントに自動で追加する</span>フローです。

必要な情報だけを効率的に集約し、タスクリストの精度を高めるのに役立ちます！

Microsoft Teamsのタスク情報をGoogleドキュメントに追加し、メールで通知する

<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsのタスク情報をGoogleドキュメントに追加した後、その旨を担当者や関係者にメールで自動通知する</span>フローです。

タスクの割り当てや情報共有のプロセスをさらにスムーズにし、対応漏れを防ぎます！

Microsoft Teamsのタスク情報をGoogleドキュメントに自動連携するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsに投稿されたタスク情報を抽出し、Googleドキュメントに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Microsoft TeamsとGoogleドキュメントのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Microsoft Teamsのトリガー設定とGoogleドキュメントのアクション設定
• トリガーをONにし、Microsoft Teamsにテスト投稿してフローが起動するかを確認

ステップ1：Microsoft TeamsとGoogleドキュメントをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
既に各アプリのマイアプリ連携が済んでいる方は、次のステップに進んでください！

【Microsoft Teamsのマイアプリ連携】

YoomにログインしたあとYoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、右の新規接続を選択します。

右上の検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、検索結果からMicrosoft Teamsを選択します。

以下の画面が表示されたら、使用するアカウントでログインします。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター

【Googleスプレッドシートのマイアプリ連携】
先ほどと同じ手順で、Yoomのマイページの「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓にGoodleドキュメントと入力し、Googleドキュメントを選択します。

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Googleドキュメントを選択すると、以下のような画面が表示されます。赤枠部分の「Sign with Google」を押下してください。

以下のような画面が表示されたら、今回連携したいアカウントを選択します。

画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、「続行」を選択します。

これで、Googleドキュメントのマイアプリ登録が完了です。
マイアプリにMicrosoft TeamsとGoogleドキュメントが表示されていれば、登録完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

これからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Microsoft Teamsのトリガー設定

最初の設定です！まずは以下の赤枠をクリックしてください。

以下の画面が表示されたら、タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報が間違っていないかを確認します。
アクションは「チャンネルにメッセージが送信されたら」を選択し、次に進みましょう！

次に、アプリトリガーのAPI接続設定画面が表示されます。

まず「トリガーの起動間隔」を選択します。
トリガーの起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。

「チームID」と「チャンネルID」は、以下の画像のように入力バーをクリックすると候補が出てくるので該当するものをクリックしましょう。

入力が完了したら、Microsoft Teamsの画面に移り、指定したチャンネルに投稿しましょう。
今回は以下のように投稿してみました。

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投稿が完了したら、Yoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット（取得した値）が表示されます。このアウトプットは、このあとの設定で活用します。

問題がなければ、「保存」をクリックします。これで、Microsoft Teamsのトリガー設定は完了です！

ステップ4：AIを活用したテキスト抽出する設定

ここでは、Microsoft Teamsに投稿した文章からテキストを抽出する設定をします。

次に進む前に、以下をご確認ください。

まずは、以下の赤枠をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、タイトルを任意で修正します。
次に、変換タイプを選択し、「次へ」をクリックしてください。

続いて、詳細設定の画面に移ったら、「対象のテキスト」を入力します。
「対象のテキスト」には、トリガー設定で取得した「メッセージ内容」をアウトプットから選択します。

「抽出したい項目」には、Microsoft Teamsのメッセージ内容から抽出したい項目を入力してください。入力バー下の注釈を参照して、入力しましょう。
ここで抽出した項目は、Googleドキュメントに追加する内容になります。

下部にある「指示内容」の項目は、任意で設定しましょう。
「箇条書きで抽出してください」など自由に指示を入力できます。
入力したら、テストをクリックします。テストに成功したら、取得した値が正しく表示されているか確認をしましょう。

問題がなければ、「保存する」をクリックします。これでテキスト抽出の設定が完了です！

ステップ5：Googleドキュメントのアクション設定

以下の赤枠をクリックしましょう。
ここでは、先ほど抽出した内容をGoogleドキュメントに追加する設定をします。

以下の画面が表示されたら、連携するアカウントを確認しましょう。
タイトルを任意で修正し、アクションはそのままで、「次へ」をクリックしましょう！

次に、API接続設定の画面で、「ドキュメントID」を入力しましょう。
以下の画像のように欄をクリックして表示される候補から該当するものをクリックしましょう。

続いて、Googleドキュメントに追加するテキスト内容を設定します。
以下の画像のように入力欄をクリックして表示される「取得した値」と「任意の文章」を組み合わせて入力しましょう。自由にカスタマイズしてくださいね。

入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テスト成功と表示されたら、Googleドキュメントの画面に移り、実際に追加されているか確認をしましょう。

無事に追加されましたね。Yoomの画面に戻り、「保存」をクリックしましょう！
以上がMicrosoft Teamsに投稿されたタスク情報をGoogleドキュメントに追加する方法でした！

ステップ6:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

設定が完了すると、以下のようなメニューが表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

Microsoft TeamsやGoogleドキュメントを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にも、Microsoft TeamsやGoogleドキュメントを活用した業務自動化テンプレートを用意しています！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

Microsoft Teamsを活用したその他の自動化例

Googleドキュメントを活用したその他の自動化例

まとめ

Microsoft TeamsとGoogleドキュメントの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスク情報の転記作業から解放され、転記ミスや漏れといったヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>
これにより、担当者は煩雑な繰り返し作業に時間を奪われることなく、より創造的で付加価値の高い業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの専門知識がない方でも簡単に実現可能です。まるでブロックを組み合わせるかのように直感的な操作で業務フローを構築できるため、試してみる価値アリです！

もしMicrosoft TeamsやGoogleドキュメントを使った業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！