特定条件のOutlook出欠メールを基にZoomウェビナーへ参加者を自動で登録する
<span class="mark-yellow">Outlookで受信したメールの件名や本文に特定のキーワードが含まれる場合など、条件に合致する出欠連絡のみを抽出し、Zoomウェビナーへ参加者を自動登録する</span>フローです。
関連性の高い参加者だけを効率的に管理し、不要な登録作業を削減できます！
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「Zoomウェビナーの開催が決まったけど、Outlookに届く参加申し込みメールを一件ずつ確認して、Zoomに手動で登録するのが面倒…」
「Outlookで管理している出欠情報をZoomに転記する際に、入力ミスや登録漏れがないかいつも不安…」
このように、ZoomとOutlook間での出欠情報の管理や連携作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで受信した出欠連絡メールの内容を基に、自動でZoomウェビナーへ参加者を登録できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できるYoomを活用します。ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Outlookで受信した出欠メールに基づきZoomウェビナーへ参加者を自動登録する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ZoomとOutlook間での出欠情報のやり取りは、手作業では時間もかかり、ミスも起こりがちです。
そこでZoomとOutlook連携し、自動化することで、<span class="mark-yellow">ウェビナー運営の効率を大幅に向上させ、参加者管理の手間を削減</span>できます。
具体的な自動化の例をテンプレートを使って紹介していきますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Outlookで受信した出欠連絡メールをトリガーとして、Zoomウェビナーへ自動的に参加者を登録したり、登録後に確認メールを送信したりする</span>基本的な連携フローです。
手作業による登録漏れや遅延を防ぎ、スムーズなウェビナー準備を実現できます！
<span class="mark-yellow">Outlookで受信したメールの件名や本文に特定のキーワードが含まれる場合など、条件に合致する出欠連絡のみを抽出し、Zoomウェビナーへ参加者を自動登録する</span>フローです。
関連性の高い参加者だけを効率的に管理し、不要な登録作業を削減できます！
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Outlookで出欠メールを受信したら、Zoomのウェビナーに登録者を追加するフロー</span>を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
フローボットを設定する前に、各アプリをYoomと連携する作業を行います。
Outlookの注意事項
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomにログイン後、マイアプリをクリックし、新規接続を選択します。
アプリ一覧は検索窓を使い、Outlookを選択します。
連携するアカウントを選択してください。
パスワードを入力し、サインインをクリックしましょう。
これでOutlookのマイアプリ登録ができました！
先ほどの手順と同様に、マイアプリ→新規接続の順でクリックしましょう。
アプリ一覧は検索窓を活用し、Zoom（OAuth）を選択します。
Client ID、Client secret、Secret TokenをZoomの管理画面から取得し、入力しましょう。
Zoom（OAuth）のマイアプリ登録方法はこちらを確認しながら設定するとスムーズです！
これでZoomのマイアプリ登録ができました。
Yoomでは、テンプレートを使わずに自由に設定することもできますが、今回はより簡単に設定ができるテンプレートを使った設定手順をご紹介します。
下記バナーの「詳細を見る」をクリックしてください。
テンプレートの詳細が開きます。
「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートをコピーできました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。
タイトルはコピーした時に入力されていますが、変更できます。
Outlookと連携するアカウント情報を確認して、トリガーアクションは変更せずに次に進みましょう。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できまが、ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違います。
メールフォルダIDは候補から選択します。
キーワードを設定しましょう。
設定後、<span class="mark-yellow">添付画像のように設定したキーワードを件名に入力し、本文はZoomのウェビナー登録に必要な「姓」「名」「メールアドレス」を記載したメールをOutlookのアドレスに送信しましょう。</span>
送信したら、テストをクリックしてください。
テストが成功し、Outlookのメール情報が取得できたら保存しましょう。
次に「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
タイトルは変更可能です。
アクションは「3500文字以内のデータからテキストを抽出」が選択されていまが、文字数に応じて変更してください。
設定確認後、次へをクリックしましょう。
詳細を設定
対象のテキストはOutlookの取得した値から「本文」を選択してください。
取得した値を使用せずに入力してしまうと、同じ内容をからデータを抽出し続けることになりますので注意してください。
詳細はこちらを確認しましょう。
抽出したい項目を設定しましょう。
ここでは、Zoomのウェビナーを登録するアクションで必要な「姓」「名」「メールアドレス」を設定しました。
ここまで設定したら、テストをクリックします。
テストが成功し、抽出したい項目が取得できたら保存しましょう。
次に「ウェビナーに登録者を追加」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択
これまで同様に、タイトルやアクションの確認をして次に進んでください。
API接続設定
Zoomアカウントのメールアドレスを入力してください。
ウェビナーIDは候補から選択しましょう。
「名」「姓」「メールアドレス」は「テキストからデータを抽出」の取得した値から選択してください。
設定後、テストを実行し、ウェビナー登録ができたら保存しましょう。
最後にトリガーをONをクリックして動作をチェックしてください。
これでフローボットの設定ができました。
ZoomとOutlookを用いた出欠管理を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール確認からZoomへの登録といった一連の作業負荷を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>
これにより、ウェビナー担当者は煩雑な事務作業から解放され、コンテンツの準備や参加者とのコミュニケーションといった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、簡単操作で業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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