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日々の業務でMicrosoft Teamsのチャット機能を利用しているものの、「重要なやり取りが流れてしまって後から探しにくい…」「会議の議事録代わりに使ったチャットログを、毎回手動でコピーしてGoogle Driveに保存するのが手間…」といったお悩みを抱えていませんか？
Microsoft Teamsのチャットは便利な反面、情報が蓄積されると管理が煩雑になりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsの特定のチャット内容が自動でPDF化され、指定したGoogle Driveのフォルダに保存される仕組み</span>があれば、これらの手間や情報の見逃しといった課題から解放され、より重要な業務に集中できる時間を作り出せるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の業務効率を大きく改善できる可能性を秘めているので、ぜひこの機会に導入して、Microsoft Teamsのチャット情報管理をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft TeamsのチャットをGoogle Driveに自動で保存する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft TeamsとGoogle Drive間で発生するチャット情報の保存や管理を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、重要なコミュニケーション記録の確実な保管や、後からの参照が容易になるなど、業務効率の向上が見込めます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsに投稿されたメッセージをPDF形式に変換してGoogle Driveの指定フォルダに自動で保存し、さらに必要に応じてその旨をメールで通知する</span>フローです。
手作業によるチャットのコピー＆ペーストやファイル変換、そして保存作業の手間をまるごと削減し、重要なコミュニケーションの記録を確実に、そして効率的に管理できるようになります！
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsに投稿されたメッセージの中から、特定のキーワードが含まれるものや特定のチャンネルへの投稿といった、予め設定した条件に合致するチャットのみを選別し、それらをPDF化してGoogle Driveに自動で保存する</span>フローです。
大量のチャットログの中から本当に重要な情報だけを効率的にアーカイブし、後からの情報検索や活用をスムーズにします！
それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsに新しいメッセージが投稿された際に、その内容をPDF化し、Google Driveの指定されたフォルダに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からMicrosoft Teamsを検索してください。
ログインするだけで連携完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
同様にGoogleドキュメントを検索してください。この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogleドキュメントのマイアプリ連携が完了します。
最後にGoogle Driveを検索してください。Googleドキュメントと同じ手順で連携完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「チャネルにメッセージが送信されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にチームIDとチャネルIDを候補から選択してください。
最後にMicrosoft Teamsに移り、選択したチャネルにメッセージを投稿します。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻って「テスト」をクリックしましょう。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
「書類を発行する」をクリック。
書類の連携をします。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次に雛形となるドキュメントのファイルIDを候補から選択しましょう。
最後に、発行する書類の格納先となるGoogle DriveのフォルダIDを選択します。
「出力ファイル名」は予め入力されているのでそのまま「次へ」をクリックしてください。
置換条件の設定に入ります。「置換対象の文字列」が雛形と異なる場合は「↻ 置換条件を再取得」をクリックして更新しましょう。
「置換後の文字列」はステップ3で取得したアウトプットを選択すると簡単に設定できます。
設定が完了したらテストしてください。
成功したら保存しましょう。ダウンロードして書類を確認することもできます。
「ファイルをアップロードする」をクリック。
ステップ3と同様、アクションはテンプレート通りに「ファイルをアップロードする」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定という画面が表示されるので、まず格納先のフォルダIDを入力します。
次にファイル名を設定しましょう。
「書類を発行する」のアウトプットを活用して設定することで、自動的にファイル名が追加されます。
※アウトプットを活用せずに設定すると、次回以降も同じファイル名が追加されるので、注意してください。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りでOKなのでそのままテストしてください。
成功したら保存します。
Google Driveに格納されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Microsoft Teamsに投稿されたメッセージをPDF化し、Google Driveに格納する方法でした！
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft TeamsやGoogle DriveのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
アンケート結果やリード情報をMicrosoft Teamsに通知することができるので、システム間の移動を減らせます。
Microsoft Teamsのメッセージ内容をチャットツールに通知可能です！
請求書やメールに添付されたファイルをGoogle Driveに自動格納可能です！
Google Drive内のファイルをメールで送信できるため、ファイルの確認に便利です。
Microsoft TeamsのチャットとGoogle Driveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたチャット内容の転記やファイルとしての保存、整理といった作業負荷を大幅に削減し、ヒューマンエラーによる情報の欠落リスクも低減できます。</span>
これにより、担当者は煩雑な記録管理業務から解放され、コミュニケーションの内容確認や情報共有といった、より本質的な業務に注力できる時間と環境が生まれます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの専門知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築できます。
もしMicrosoft Teamsのチャット保存をはじめとする日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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